Największe oszczędności w wielu firmach znaleźć można w takich obszarach jak zakupy i niepotrzebne inwestycje, a nie wśród pracowników - mówi Wojciech Bogdan, partner firmy doradczej McKinsey&Company.

- Niestety, w wielu firmach ruchy sprowadzają się do prostych cięć w zatrudnieniu. A to nie jest modelowe podejście - dodaje Anna Stępień z firmy doradczej Optima Partners, która wśród klientów ma takie firmy jak m.in. PKN Orlen czy PKO BP.

Firmy doradcze, które przeżywają oblężenie klientów proszących o pomoc przy oszczędnościach, skuteczne zmiany w firmie w czasach kryzysu nie nazywają cięciem kosztów, tylko optymalizacją. Klientów na te usługi będzie coraz więcej, bo nastroje wśród polskich firm są fatalne. Jak pokazuje badanie firmy doradczej McKinsey&Company wśród prezesów i członków zarządów ds. finansowych 50 największych polskich spółek, aż 96 proc. powiedziało, że spodziewa się spowolnienia gospodarczego. Wśród nich 32 proc. uznało, że stan polskiej gospodarki znacznie się pogorszy. Ponad połowa - 53 proc. - uważa też, że negatywne skutki światowego kryzysu odcisną piętno na polskiej gospodarce dłużej niż rok, a oznak poprawy sytuacji spodziewać się można najwcześniej pod koniec 2010 roku.

Skutki spowolnienia widać już w niektórych polskich lub działających w Polsce spółkach - nie tylko po złych wynikach finansowych, ale także po przestojach w produkcji i zwolnieniach. Według specjalistów, branżami, które pierwsze odczuwają efekty spowolnienia, są finanse, budowlanka, motoryzacja, a wkrótce dołączą do nich firmy z branży sprzedażowej. Cięcia zapowiadane są też w branży telekomunikacyjnej.

- Głębsze redukcje kosztów o więcej niż 10 proc. planują firmy z branży samochodowej (60 proc.), dóbr konsumpcyjnych (44 proc.) i finansowej (43 proc.). Natomiast przedstawiciele branży energetycznej planują redukcje o najwyżej 10 proc. - podkreśla Wojciech Bogdan.

To spośród firm z tych branż rekrutują się klienci firm doradczych, które oferują usługi zwane optymalizacją. To słowo klucz, które zawiera nie tylko cięcia, ale także - jak podkreślają - sposoby na zwiększenie przychodów.

Optymalizuj, a nie tnij

Jak firmy powinny więc oszczędzać, żeby przetrwać kryzys, ale nie stracić tego, co stanowi o ich sile i pozwala zwiększać przychody.

- Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przez firmy jest rozumienie optymalizacji jako czystej redukcji kosztów. To złe podejście, bo koszty optymalne to niekoniecznie koszty minimalne. Tnąc na szybko, można wylać dziecko z kąpielą i spowodować spadek przychodów lub ograniczyć sobie możliwości rozwoju w przyszłości - dodaje Anna Stępień z Optima Partners.

Ścięcie kosztów operacyjnych, czyli kosztów bieżącej działalności, to priorytet dla 85 proc. badanych przez McKinsey. To o 10 proc. większy wynik niż w przypadku takiego samego badania wykonanego w światowych firmach. Więcej polskich menedżerów wskazuje też konieczności redukcji inwestycji, a także restrukturyzację.

Zdaniem Anny Stępień, zanim poślemy na bruk określoną liczbę pracowników, trzeba określić, gdzie firma generuje największe koszty.

- Często zamiast skoncentrować się na kluczowych obszarach, firmy oszczędzają na spinaczach. A prawidłowe podejście do optymalizacji to skoncentrowanie się na kluczowych obszarach działalności, w których oszczędności przyniosą długookresowo najlepsze efekty - podkreśla Anna Stępień.

- W jednym z naszych projektów zajmujemy się optymalizacją całego procesu dostaw. Tu można zaoszczędzić naprawdę ogromne pieniądze. Dużo większe niż w prostych optymalizacjach kosztowych - podkreśla Ireneusz Biliński, partner firmy doradczej 4 Results, z oferty której korzystają m.in. takie firmy jak Commercial Union, Gillette czy PZU.

Kluczowe obszary, w których firmy powinny szukać oszczędności, w każdej branży są nieco inne, ale powody wzrostu zbędnych kosztów są prawie zawsze takie same. W czasach dobrej koniunktury firmy rozwijają się szybko i zapominają o dyscyplinie kosztów, tworząc dodatkowe struktury, działy, komórki w firmach.

- Przy szybkim wzroście często zbędnych kosztów nie widać, a szybki rozwój sprawia, że firmy nie dbają o dyscyplinę kosztów i przymykają oko na spadek efektywności - dodaje Anna Stępień.

Firmy doradcze, aby pomóc klientowi znaleźć oszczędności, analizują konkretne obszary, np. zakupu materiałów czy produkcji.

- Robimy opis procesu od początku do końca, pokazując zaangażowanie na poszczególnych etapach, poszczególnych działów czy pracowników. To pomaga wskazać miejsca, które są zbędne i gdzie można wprowadzić optymalne zmiany - dodaje Anna Stepień.

Ireneusz Biliński z 4 Results, podkreśla, że wiele firm ma poważne problemy z efektywnością, bo w okresie najlepszej koniunktury - zamiast wydać pieniądze na jej poprawę - decydowało się na nietrafione inwestycje.

- Z naszych badań wynika, że w wielu firmach, niezależnie od branż, efektywność obecnego systemu produkcji waha się między 50 a 60 proc. Tymczasem w czasach koniunktury, kiedy mogły to zmienić, niepotrzebnie rozbudowywały parki maszynowe, które teraz będą stały - podkreśla Ireneusz Biliński.

Dodaje, że firmy powinny postawić na mierzenie efektywności w najważniejszych obszarach działalności.

- Bardzo często bywa tak, że nawet jeśli pewne mierniki istnieją, są de facto martwe. Nawet jeśli zarząd je analizuje i wyciąga wnioski, nie wprowadza potrzebnych zmian w życie i co ważne, nie angażuje w to ludzi - dodaje Ireneusz Biliński.

Prezes nie może się chować

Prezesi największych spółek, jak pokazują wyniki badania McKinsey, za największą trudność w obecnym kryzysie uważają nie przygotowanie, ale samo wprowadzanie zmian w swoich firmach. W języku menedżerów nazywa się to zarządzaniem zmianą. 47 proc. respondentów, którzy wzięli udział w badaniu McKinsey, uważa, że to prezes i najwyższa kadra menedżerska powinni zaangażować się w, często bolesne dla pracowników, zmiany w firmie, a kolejne 37 proc. - że włączona powinna zostać w ten proces znaczna część firmy. Specjaliści uważają, że to dobre podejście.

- Programy, w które silnie zaangażowani są liderzy firmy, ponaddwukrotnie częściej odnoszą sukces niż programy restrukturyzacji, gdzie zaangażowanie kierownictwa jest słabe - podkreśla Wojciech Bogdan.

- Skuteczna optymalizacja nie może obejść się z jednej strony bez bezpośredniego zaangażowania prezesa, ale z drugiej - włączenia w to całej organizacji. Inaczej, optymalizacja traktowana jest przez pracowników jako wróg, a nie szansa dla firmy i także dla tych, którzy ją rozumieją i się w nią angażują - dodaje Ireneusz Biliński.

Będą nas przejmować

Firmy doradcze przyznają, że niektórzy klienci oprócz planów optymalizacji kosztów w kryzysie widzą też szanse na przejęcia. To, że do nich dojdzie, jest pewne. Według badania McKinsey 45 proc. zapytanych wskazało, że drugim w kolejności skutkiem kryzysu będzie konsolidacja rynku.

- Oceniam, że w II połowie roku zacznie się na poważnie ruch w tym zakresie. Firmy muszą się jeszcze po prostu mocniej wykrwawić - mówi jeden z doradców.

- Kryzys może być dobrym momentem na poprawę pozycji firm przez przejmowanie innych podmiotów, ale także zatrudnianie najlepszych pracowników i wprowadzanie nowych produktów - podkreśla Wojciech Bogdan.

Zaskakujące jest jednak, jaką rolę w tej konsolidacji widzą dla swoich firm badani prezesi. Badanie McKinsey pokazuje pasywną postawę większości dużych firm, a agresywne podejście - małych i średnich. Prezesi przewidują więc, że nastąpią przejęcia, ale dla swoich firm, zamiast agresora, rezerwują rolę ofiary.