Wywiadownie gospodarcze dostarczają przedsiębiorcom szczegółowe informacje o sytuacji podmiotów gospodarczych: ocenę zdolności kredytowej kontrahenta, informacje o wpisach w rejestrach nierzetelnych dłużników, strukturze własności, kapitale, kierownictwie, reprezentacji firmy i ewentualnych postępowaniach windykacyjnych. Wywiadownie oceniają też sprawdzany podmiot i określają poziom kredytu kupieckiego, jaki można takiej firmie udzielić. Przy ocenie specjaliści biorą pod uwagę wszelkie informacje finansowe zebrane na temat ocenianego podmiotu, a także analizy wskaźników niezbędnych do oceny kondycji przedsiębiorstwa na tle branży.
W ramach monitoringu sytuacji kontrahenta przedsiębiorca otrzymuje informacje o zmianach w analizowanych obszarach (wywiadownie działają na rynkach międzynarodowych, więc przedsiębiorca może uzyskać dostęp do danych trudnych do zdobycia na własną rękę, np. o przedsiębiorstwach zagranicznych).

Rejestry i bazy

Wszelkie informacje prawne o przedsiębiorcach można znaleźć w bazach rejestrowych (KRS i EDG). Informacje o niezapłaconych zobowiązaniach natomiast można pozyskiwać bezpośrednio z biur informacji gospodarczej (BIG), które prowadzą rejestry dłużników (przedsiębiorców i konsumentów nieregulujących swoich zobowiązań).
Reklama
Przypomnijmy, do umieszczenia dłużnika w rejestrze BIG nie jest konieczny wyrok sądu (wystarczy niezapłacony rachunek lub faktura). Trzeba pamiętać także, że muszą być spełnione jeszcze trzy warunki:
● dług musi być wyższy niż 200 zł brutto (konsument) lub 500 zł brutto (przedsiębiorca);
● od dnia, w którym dług powinien być spłacony, minęło co najmniej 60 dni;
● wierzyciel wysłał do dłużnika listem poleconym wezwanie do zapłaty z ostrzeżeniem, że jeśli w ciągu 30 dni nie ureguluje zaległości, jego dane zostaną przekazane do wskazanego w wezwaniu biura informacji gospodarczej.

Skuteczny monitoring w BIG

– Gwarancją uzyskania oczekiwanego efektu polityki kredytowej wobec odbiorców jest właściwa ocena ich wiarygodności i zdolności do spłaty zaciągniętych zobowiązań w momencie ustalania warunków kredytu kupieckiego i systematyczne śledzenie (monitoring) sytuacji kontrahenta – zaznacza Ewa Gawrońska-Micuń, dyrektor ds. rozwoju produktów w Bibby Financial Services.
– Najwygodniejszym i najmniej kłopotliwym sposobem jest monitorowanie kondycji finansowej klienta w biurze informacji gospodarczej – przekonuje Andrzej Kulik z Krajowego Rejestru Długów.
Firma, która zleca monitoring innej firmy, otrzymuje automatycznie na wskazany adres e-mail informację, jeśli w bazie danych BIG pojawi się jakakolwiek nowa informacja o tej firmie (np. ktoś ją dopisał jako dłużnika). Takie usługi świadczą biura informacji gospodarczej działające w Polsce.
– Kompleksowym rozwiązaniem dla firm, które nie chcą tworzyć rozbudowanego systemu oceny i monitoringu kontrahenta wewnątrz przedsiębiorstwa, może być skorzystanie z usług firmy faktoringowej – mówi Ewa Gawrońska-Micuń.
OBSZARY SKUTECZNEJ OCENY I MONITORINGU KONTRAHENTÓW
● Bieżąca sytuacja finansowa kontrahenta: udzielając odroczonych terminów płatności, przedsiębiorca faktycznie udziela kredytu kontrahentowi. Podobnie jak każdy kredytodawca powinien przeanalizować więc zdolność kontrahenta do spłaty kredytu. Opierając się na danych finansowych, należy dokonać analizy struktury finansowania przedsiębiorstwa, wskaźników płynności, rentowności, zadłużenia, rotacji zobowiązań oraz należności i na tej podstawie ocenić ryzyko niewypłacalności podmiotu i wyznaczyć maksymalny dopuszczalny poziom kredytu kupieckiego.
● Zachowania płatnicze kontrahenta wobec innych podmiotów: dotychczasowe doświadczenia płatnicze potwierdzają rzetelność kontrahenta. Dobrze jest poznać opinie innych podmiotów współpracujących z naszym kontrahentem – uwierzytelni to w naszych oczach nowego kontrahenta i wskaże na możliwe ryzyko braku zapłaty przez przedsiębiorcę, z którym współpracujemy. Zdarzają się sytuacje, w których kontrahent celowo buduje pozytywne doświadczenie płatnicze z przedsiębiorcą w celu uzyskania jak największego kredytu, zaś kiedy saldo należności osiąga wysoki poziom, nie dokonuje zapłaty (pozyskanie informacji o takich zachowaniach wobec innych podmiotów może uchronić przedsiębiorcę przed takim postępowaniem).
● Zagrożenia dalszego funkcjonowania kontrahenta: brak uregulowania zobowiązań wobec kluczowych dostawców może prowadzić do postępowania windykacyjnego, które poważnie nadszarpnie zdolność firmy do regulowania innych zobowiązań i zagrozi jej dalszemu funkcjonowaniu. Dlatego dobrze pozyskiwać jest informacje o przeterminowanych zobowiązaniach wobec innych podmiotów, prowadzonych procesach windykacyjnych oraz negatywnych zdarzeniach sądowych dotyczących wypłacalności kontrahenta (np. otwarcie postępowania upadłościowego).
● Własne doświadczenia płatnicze: bieżąca analiza opóźnień w regulowaniu zobowiązań oraz rosnących sald wynikających z niezapłaconych faktur pozwala we właściwym momencie podjąć działania mające na celu albo zmniejszenie sprzedaży do kontrahenta o zmniejszającej się skłonności do regulowania zobowiązań, albo pozyskanie dodatkowych zabezpieczeń transakcji.
● Struktura własności, kierownictwo firmy i prawo do reprezentacji: w przypadku zaciągania zobowiązań przez kontrahenta wobec naszej firmy dla ich późniejszego egzekwowania istotne jest, czy zobowiązania są dokonywane przez osoby do tego upoważnione. Zmiany w strukturze własności lub zarządzie firmy mogą mieć wpływ na dalszą współpracę i regulowanie zobowiązań przez kontrahenta.
Źródło: Bibby Financial Services

Usługi faktora

Ocena i monitoring kontrahenta to – obok finansowania i zarządzania należnościami – jeden z podstawowych elementów usługi oferowanej przez firmy faktoringowe. Najczęściej faktor współpracuje z różnymi instytucjami: wywiadowniami gospodarczymi, biurami informacji gospodarczej, zagranicznymi partnerami działającymi na rynku odbiorców, bazami gromadzącymi informacje o statusie prawnym przedsiębiorstw.
– Podpisane kontrakty umożliwiają stały dostęp do informacji, zaś wdrożone systemy pozwalają na monitorowanie zmian. Dodatkowo przez bazy faktorów przewijają się tysiące odbiorców, zaś wykorzystywane rozwiązania informatyczne pozwalają na automatyczny monitoring ich zachowań płatniczych – przypomina Ewa Gawrońska-Micuń.
Wiele z pozyskiwanych informacji firma faktoringowa udostępnia swoim klientom –podpisując umowę faktoringu, przedsiębiorca może również uzyskać dostęp do informacji o swoich kontrahentach i wykorzystać je przy tworzeniu swojej polityki kredytowej.

Usługi hybrydowe

Rozwiązaniem, któremu również warto dokładnie się przyjrzeć, są usługi hybrydowe – połączenie działań prewencyjnych z windykacyjnymi (przedsiębiorca może jednocześnie korzystać z bazy BIG i działań windykacyjnych profesjonalnej firmy).
– Decydując się na taki model zarządzania wierzytelnościami, przedsiębiorca może spodziewać się, że wzrośnie skuteczność procesu odzyskiwania należności – twierdzi Piotr Krupa, prezes firmy Kruk, zajmującej się windykacją, ściąganiem i odzyskiwaniem należności.
– Rozwiązania hybrydowe będą jednym z kluczowych kierunków rozwoju branży zarządzania wierzytelnościami w najbliższych latach. Są bowiem rozwiązaniem uniwersalnym, z którego mogą korzystać zarówno banki, pośrednicy kredytowi czy leasingodawcy, jak również małe i średnie przedsiębiorstwa. Sprawdzają się i w sektorze consumer finanse, i w B2B – dodaje prezes Krupa.
Co jest zaletą usług hybrydowych? Spełniają najważniejsze warunki stawiane przez wierzycieli: redukują ryzyko zawarcia umowy z nierzetelnym partnerem oraz podnoszą skuteczność procesu odzyskiwania należności.
JAK SPRAWDZIĆ I MONITOROWAĆ SYTUACJĘ KONTRAHENTA
Jest kilka sposobów i miejsc, w których można sprawdzić i monitorować sytuację partnera biznesowego.
Gdzie sprawdzić?
● bazy rejestrowe (Krajowy Rejestr Sądowy, Ewidencja Działalności Gospodarczej)
● biura informacji gospodarczej (BIG)
● wywiadownie gospodarcze
● firmy faktoringowe
● partnerzy biznesowi naszego kontrahenta
● izby gospodarcze i branżowe
● firmy z branży
● fora internetowe
Jak monitorować?
Współpracować z:
● biurami informacji gospodarczej
● firmami faktoringowymi
● firmami windykacyjnymi
● wywiadowniami gospodarczymi
● partnerami biznesowymi naszego kontrahenta