Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych przeprowadzone przez firmę Kolibro we współpracy z konsultantami ObiegFaktur.pl to pierwsze tego typu badanie w Polsce, które ukazuje trendy i praktyki w polskich organizacjach w zakresie pracy z dokumentami kosztowymi.

Czas to pieniądz

Czas obiegu faktury to największa bolączka polskich firm. Połowa badanych przedsiębiorstw przyznaje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni. Aż 17 proc. firm potrzebuje na ten sam proces 14 dni, przy czym najwięcej czasu pochłania opis merytoryczny faktury oraz procedura akceptacji finansowej.

Co ciekawe, istnieje zależność między czasem zaksięgowania kosztu, a kwalifikacjami pracownika zajmującego się opisem i dekretowaniem faktury. Firmy, które powierzają te czynności księgowym są w stanie zakończyć proces obiegu faktury w ciągu jednego dnia. Zlecając tę samą pracę pracownikom związanym z zakupem, czas zaksięgowania wydłuża się nawet pięciokrotnie.

Im więcej kopiujesz, tym więcej tracisz

Nieustanne kopiowanie faktur to kolejny problem badanych przedsiębiorstw. Jeśli faktura dotyczy różnych działów, często jest powielana wielokrotnie. Stosy dokumentów powiększają się więc w zawrotnym tempie narażając firmę na duże straty finansowe z tytułu zużytego papieru. Średnio organizacja przyjmuje ok. 1300 faktur miesięcznie. Zakładając, że tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, generowany jest koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys. kartek papieru. W takich warunkach ważne dokumenty często giną bez śladu. Ponad 1/3 badanych firm przyznała, że „zagubione” faktury są najbardziej uciążliwa konsekwencja ich kopiowania.

Nad jedną fakturą pracuje... 60 osób

Badanie obaliło dotychczas funkcjonujący mit, że faktury to domena wyłącznie księgowości i finansów. W 33 proc. firm aż 1/4 wszystkich pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptacji faktury, co oznacza, że w jednej firmie pracę tą wykonuje nawet 60 osób. Obowiązek pracy z fakturami powierza się najczęściej sekretarkom, pracownikom działów finansowo-księgowych, a także działów, które wygenerowały dany koszt. Niejednokrotnie fakturami zajmuje się również kierownik działu, dyrektor jednostki czy członek zarządu.

Prawie połowa firm nie jest zadowolona z funkcjonującego systemu obiegu faktur. Przedsiębiorcy jednogłośnie twierdzą, że rozwiązaniem ich problemów byłaby automatyzacja pracy z fakturami. Jednak w dobie informatyzacji kraju, jedynie 14 proc. firm może pochwalić się systemem informatycznym wspomagający rejestrację, opisywanie i akceptację faktury. Tymczasem wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu faktur niesie dla firmy same korzyści, pozwalając oszczędzić nawet 70 proc. czasu w porównaniu z papierową formą realizacji procesu obiegu faktury.

W Ogólnopolskim Badaniu Obiegu Faktur Kosztowych wzięło udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej. 80 proc. badanych to przedstawiciele księgowości i finansów, czyli działów, którym tematyka obiegu faktur kosztowych jest najbliższa. Niemal 40 proc. badanych organizacji zarządza miesięcznie między 100 a 500 fakturami kosztowymi, co piąta organizacja otrzymuje miesięcznie powyżej 1000 faktur, 4 proc. badanych organizacji powyżej 10 000 faktur w miesiącu.

Patronat medialny nad badaniem objął portal Forsal.pl.

Zobacz pełną wersję raportu "Ogólnopolskie Badanie Obiegu Faktur Kosztowych".