Zgodnie z prawem muszą trzymać te informacje 50 lat. Gdyby zmieniono prawo i dane można by przechowywać w postaci cyfrowej, koszt spadłby ze 117 do 95 mln zł, o niemalże jedną piątą.

Jednak mimo licznych apeli organizacji pracowniczych taka zmiana wciąż nie jest planowana. – Są firmy, które mają całe hale, by pomieścić tę dokumentację. Po kilkudziesięciu latach działalności i setkach pracowników, którzy się przez nie przewinęli, ten obowiązek jest dla nich poważnym obciążeniem – tłumaczy Monika Zakrzewska, ekspert Polskiej Konferencji Pracodawców Prywatnych Lewiatan. Organizacja przepytała swoich największych członków, jakie koszty ponoszą w związku z przechowywaniem papierowej dokumentacji pracowniczej. Okazuje się, że tylko dla 16 firm zatrudniających łącznie 145 439 pracowników kosztuje to co roku 1,527 mln zł.

Zgodnie z przepisami dokumentacja (akta osobowe pracowników) dotycząca zatrudnienia i okresu pracy powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy, a dokumentacja płacowa – 50 lat, licząc od daty jej wytworzenia. Pracodawcy mają obowiązek przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach, które nie grożą uszkodzeniem lub zniszczeniem tych dokumentów.

Na przykład przypadkowe zalanie dokumentów może narazić przedsiębiorcę na duże koszty, bo pozostawienie dokumentacji pracowniczej, jak również akt osobowych pracowników w warunkach grożących ich uszkodzeniem lub zniszczeniem jest zagrożone grzywną od 1 tys. zł do 30 tys. zł.

To jeden z powodów, dla których przedsiębiorcy chcą wprowadzenia elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. – Taki postulat pojawił się już w przygotowywanych w ubiegłym roku założeniach do II ustawy deregulacyjnej – mówi Wioletta Żukowska z Pracodawców RP. – Na potrzeby tej nowelizacji obliczony został koszt, który ponoszą pracodawcy w związku z papierowym przechowywaniem danych. Okazało się, że tylko te koszty materialne, biurowe i dotyczące obsługi odpowiednich lokali to około 117 mln zł w skali roku – dodaje Żukowska.

– Najlepszym rozwiązaniem byłaby możliwość cyfrowego przechowywania dokumentacji pracowniczej – uważa Zakrzewska. Z wyliczeń organizacji pracodawców wynika, że taka zmiana dałaby w pierwszych latach rocznie około 22 mln zł oszczędności. Owszem, pracodawcy musieliby zainwestować w sprzęt i oprogramowanie do zarządzania tymi danymi, ale po jakimś czasie oszczędności byłyby jeszcze większe. Jednak postulat ten został wycofany z ustawy deregulacyjnej. Pracodawcy powrócili do niego w tym roku przy pracach nad nowelizacją kodeksu pracy. – Na razie jednak nasze apele zostają bez odzewu – podsumowuje Zakrzewska.