Zamówienia, których wartość nie przekracza 30 tys. euro, są udzielane z pominięciem przetargów. Nie oznacza to jednak, że można całkowicie zrezygnować z konkurencyjności. Zwłaszcza gdy chodzi o kontrakty współfinansowane z funduszy europejskich. Dlatego też nie tylko administracja publiczna, ale także prywatni przedsiębiorcy, których projekty zostały dofinansowane z tych środków, ogłaszają swe zamówienia w prowadzonej przez resort rozwoju Bazie Konkurencyjności. Niestety mimo apeli, by w ramach walki z COVID-19 rezygnować z kontaktu fizycznego, w zdecydowanej większości tych postępowań wciąż wymaga się składania papierowych ofert.

– To niezrozumiałe, bo w przeciwieństwie do sformalizowanych przetargów, w których niezbędne jest posiadanie choćby kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tu nie ma żadnych wymagań. Przedsiębiorcy mogliby nawet przesyłać oferty zwykłym e-mailem. Wymagając papierowych ofert, zamawiający nie tylko utrudniają życie sobie samym, jak i firmom, ale zupełnie niepotrzebnie stwarzają zagrożenie dla siebie i innych – komentuje Artur Wawryło, ekspert prowadzący Kancelarię Zamówień Publicznych.

Niepotrzebne ryzyko

Przykład pierwszy z brzegu – zakup wózków widłowych. Dopuszczono jedynie dwie formy składania ofert – listowną, na adres zamawiającego, i osobistą, w jego siedzibie. Decyduje data dotarcia ofert, a nie ich wysłania. Część wykonawców może więc chcieć własnoręcznie dostarczyć swe oferty, żeby mieć pewność, że dotarły na czas. Wysłanie ich listem też zresztą stwarza zagrożenie – tak naprawdę nikt nie wie nawet, jak długą kwarantannę powinna przejść taka korespondencja, by obumarły na niej wirusy. Co więcej część firm może wręcz rezygnować z udziału w takich postępowaniach.

– Nie zapominajmy, że głównym celem Bazy Konkurencyjności jest – jak sama nazwa wskazuje – zapewnienie uczciwej konkurencji i zwiększenie konkurencyjności w ramach wydatkowania środków unijnych. W okresie pandemii, gdy istnieje tak wiele obostrzeń dotyczących normalnego funkcjonowania zarówno zamawiających, jak i wykonawców, żądanie ofert w formie pisemnej może faktycznie skutkować zmniejszeniem liczby ofert składanych w postępowaniu. W konsekwencji zalecałbym żądanie składania ofert w formie elektronicznej bądź przynajmniej przewidzenie takiej alternatywy – podpowiada dr Paweł Nowicki, wykładowca na Uniwersytecie Mikołaja Kopernika w Toruniu i radca prawny w kancelarii Prof. Marek Wierzbowski i Partnerzy.

– Przykłady takich postępowań możemy zresztą już spotkać w bazie, chociaż rzeczywiście nie jest to rozwiązanie stosowane powszechnie. Są jednak zamawiający, którzy dopuszczają np. złożenie oferty w formie elektronicznej na adres mailowy lub na adres skrzynki ePUAP. Wykonawca składa ofertę, która powinna być zaszyfrowana wytworzonym przez niego hasłem, które zostaje przesłane razem z ofertą – dodaje.

Rekomendacje UZP

Niechęć do internetu w przypadku najtańszych zamówień jest tym bardziej niezrozumiała, że jednocześnie można dostrzec zwiększające się zainteresowanie elektronizacją zamówień, których wartość przekracza wspomniane 30 tys. euro. A przy nich procedura jest bardziej skomplikowana – przede wszystkim wymagane jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Mimo tego część zamawiających przechodzi do internetu z przetargami powyżej 30 tys. euro, a poniżej tzw. progów unijnych.

Rekomenduje to Urząd Zamówień Publicznych.

„W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego Urząd Zamówień Publicznych zachęca zamawiających do komunikowania się z wykonawcami za pomocą środków komunikacji elektronicznej również w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej progów unijnych. UZP zaleca, aby komunikacją elektroniczną objąć wszelką korespondencję występującą w postępowaniu, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, a także dokumentów” – takie rekomendacje UZP opublikował 20 marca 2020 r.

Zaznaczono w nim, że komunikację elektroniczną można dopuścić również w ogłoszonych wcześniej przetargach poprzez zmianę ogłoszenia i specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W postępowaniach poniżej progów unijnych zamawiający musi jednak akceptować również oferty składane na piśmie.

Instytucje zarządzające funduszami europejskimi nie wydały dotąd podobnych rekomendacji. Niektóre zachęcają już jednak do kontaktowania się z nimi poprzez internet. Takie stanowisko opublikowała np. Instytucja Zarządzająca Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podkarpackiego na lata 2014–2020.

>>> Czytaj też: Wybory mają być w maju. Zaczęły się techniczne przygotowania do wyborów "kopertowych"