W Estonii w ciągu ostatnich pięciu lat liczba e-faktur wysyłanych do klientów przez firmy wzrosła czterokrotnie. Dziś co czwarty dokument potwierdzający sprzedaż jest wirtualny. Firmy świadczące m.in. usługi związane z elektronicznym fakturowaniem przekonują, że to bardzo dogodne rozwiązanie zarówno dla tych największych firm, jak i dla małych. Wyraźnie liczą, że i Polskę czeka podobny e-fakturowy boom.
Wiedzą, że się opłaci
Wiele polskich firm nie trzeba zresztą do e-faktur przekonywać, bo już dawno dostrzegły korzyści, jakie płyną z takiej formy rozliczeń.
Działająca w Wielkopolsce sieć telewizji kablowej Inea wprowadziła e-faktury w styczniu 2008 r. i już dziś z tej możliwości korzysta blisko połowa ze 138 tys. jej klientów.
– Przechowywanie i archiwizowanie e-faktur na naszych serwerach zabezpiecza je przed utratą spowodowaną np. awarią komputera, przypadkowym skasowaniem, działaniem wirusów, czy przed dostępem osób niepowołanych. Informacje o wystawieniu e-faktury klienci otrzymają na dowolnie zdefiniowane przez siebie konto poczty elektronicznej – tłumaczy Violetta Józefczyk, dyrektor departamentu obsługi klienta w Inei.
Rynek wart zachodu
Fińska Itella Information, która świadczy usługi outsoursingowe związane z procesem fakturowania oraz administracją finansową w firmach, w tym roku rozszerzyła swą działalność na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią.
– Dostrzegamy ogromny potencjał, jaki oferuje polski rynek, największy w Europie Środkowo-Wschodniej. Naszym celem jako grupy biznesowej jest stać się partnerem numer jeden w dziedzinie procesów fakturowania w Europie – mówi Miikka Savolainen, szef polskiej filii Itelli.
– W wielu krajach Europy Środkowej i Wschodniej oraz w Rosji posługiwanie się fakturami w formie elektronicznej nie jest jeszcze powszechne, a skanowanie i drukowanie odbywa się wewnątrz firmy. Jestem jednak przekonany, że bardzo szybki rozwój usług elektronicznych jest możliwy w tych krajach – twierdzi Savolainen.
Finowie będą jednak musieli w Polsce zderzyć się z silną rodzimą konkurencją. Jednym z graczy, który chce stać się liderem w tym segmencie rynku, jest Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR). Na początku maja wprowadziła ona nową usługę: elektroniczną fakturę – EDDM (Electronic Document Delivery Management), która ma ułatwiać podpisywanie e-faktur, a także ich dystrybucję i archiwizację.
Rachunek zysków
– Elektroniczna faktura – EDDM daje możliwość podpisania nawet 1000 faktur elektronicznych w ciągu 15 minut – mówi Marcin Raczkiewicz, dyrektor linii biznesowej zarządzania dokumentacją w Krajowej Izbie Rozliczeniowej SA.
– Dla firmy oznacza to nie tylko oszczędność kosztów, ale także znaczną oszczędność czasu i usprawnienie komunikacji z klientami – dodaje.
Przekonuje on, że wprowadzenie faktur elektronicznych oznacza dla firmy wymierne korzyści wynikające z przyspieszenia obiegu gospodarczego oraz zmniejszenia kosztów dystrybucji faktur, ich archiwizacji, zarządzania nimi i udostępniania ich oraz możliwości automatycznego wprowadzania do systemów finansowo-księgowych.
Według KIR oszczędności, jakie może uzyskać firma poprzez wdrożenie elektronicznej faktury – EDDM, są proporcjonalne do liczby miesięcznie wysyłanych dokumentów. Im więcej dokumentów, tym oszczędności są większe. Koszt obsługi tysiąca e-faktur to kwota ok. 500 zł, podczas gdy koszt obsługi takiej samej liczby ich papierowych odpowiedników wynosi ponad trzykrotnie więcej – około 1700 zł.
Teoretycznie mniej korzyści niż wystawca odnosi płatnik, bo wysokość rachunku, obojętnie, czy będzie on w formie papierowej, czy elektronicznej, się nie zmienia i trzeba go zapłacić. Wielu klientów to denerwuje i pytają dlaczego firma, która wystawia e-faktury, nie chce podzielić się oszczędnościami.
Violetta Józefczyk przekonuje, że dla klienta powinien się liczyć także komfort takiego rozwiązania.
– Zaletą jest prosty dostęp w dogodnym momencie do faktury, możliwość jej podglądu, kontrola wydatków, przechowywanie faktur w jednym, łatwo dostępnym archiwum elektronicznym, jak również ekologia.
E-faktury w Polsce są już standardem w rozliczeniach między wielkim sieciami handlowym a ich dostawcami. Tam bowiem każdego dnia wystawia się tysiące faktur i trudno byłoby sobie wyobrazić, gdyby trzeba to wszystko rozliczać za pomocą dokumentów papierowych. Zdaniem takich firm jak Itella czy KIR teraz przychodzi czas na sektor MSP.
