Jak twierdzą przebadani respondenci, zajmowanie się fakturami jest niezwykle czasochłonne i wiąże się z nieustannym kopiowaniem.

Uciążliwe zajęcie

Ponad połowa badanych deklaruje, że od momentu otrzymania dokumentu do czasu jego pełnej akceptacji mija od dwóch do siedmiu dni. Aż 17 proc. firm potrzebuje do dwóch tygodni na zaksięgowanie kosztu. Według pytanych firm najdłużej trwa proces merytorycznego opisu i akceptacja finansowa.

Badanie potwierdziło od lat panującą praktykę, że faktura trafia do firmy najczęściej jako przesyłka adresowana do sekretariatu. W takim przypadku średni czas jej opisania i akceptacji wynosi ponad 38 godzin.

Gdy zostanie zaadresowana bezpośrednio do działu księgowości, oszczędność czasu może sięgnąć 12,7 godziny. Wynika to głównie z praktyki najczęściej stosowanej w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw – opisywania faktury bezpośrednio przez księgowość.

Reklama

Jeśli dekretowaniem i opisaniem dokumentu zajmuje się księgowa, czas tego procesu nie przekroczy jednego dnia (65 proc. wskazań). Jeśli natomiast zadanie to zostanie powierzone osobie odpowiedzialnej za koszty, może trwać nawet do pięciu dni.

Prawie połowa ankietowanych stwierdziła, że brakuje im czasu na pracę z fakturami. – Wyniki badania ukazują wyraźnie, jak ważna w firmach jest tematyka faktur i ile problemów jest z nimi związanych – mówi Beata Skura, konsultant portalu ObiegFaktur.pl. – Ważne jest zatem, aby właściciele firm wiedzieli, że istnieją rozwiązania, trendy i praktyki, na których można się wzorować. Jest to istotne szczególne obecnie, kiedy w większości firm trwają procesy reorganizacyjne i poszukiwane są oszczędności.

Brak systemów

Z badania wynika, że polskie firmy dosłownie toną w dużych ilościach wielokrotnie kopiowanych dokumentów. Pracownicy bardzo często powielają faktury i rozmaite załączniki, aby w późniejszym okresie móc skorzystać z zawartych w nich danych. Takie praktyki narażają firmy na straty finansowe chociażby z tytułu zużytego papieru. Statystycznie przedsiębiorstwo przyjmuje ok. 1,3 tys. faktur miesięcznie. Jeśli założymy, iż tylko połowa jest powielana przez jedną osobę, to zużywa się minimum 650 dodatkowych kartek, co w skali roku daje prawie 8 tys. sztuk.

Ale to nie wszystko. Częste powielanie dokumentów nieraz prowadzi do ich zagubienia. Ponad 30 proc. przedstawicieli badanych firm uważa to za największą uciążliwość.

Polskie firmy mają niewielką świadomość rozwiązań, które wspomagają pracę z fakturami. Jedynie 14 proc. posiada system informatyczny wspomagający proces akceptacji, rejestracji i opisywania. Korzystanie z takiego systemu najczęściej deklarują podmioty z sektora nieruchomości, przemysłu, handlu i usług.

W dobie informatyzacji i szukania oszczędności tak niewielkie wykorzystanie systemów informatycznych może wzbudzać pewne zdziwienie – twierdzi Beata Skura. Firmy, które wdrożyły go w życie, chętniej przyjmują faktury w formie elektronicznej, co bardzo przyspiesza cały obieg dokumentów. Najczęściej jest to format PDF lub skan faktury.

To można zmienić

Zarządzanie oryginalnymi dokumentami pociąga za sobą konieczność wyznaczenia komórki odpowiedzialnej za ich udostępnianie. Im więcej dokumentów w obiegu, tym problem staje się dotkliwszy.

Kiedy właściciele i pracownicy firm dowiadują się o istnieniu systemu informatycznego wspomagającego obieg dokumentów, ponad połowa deklaruje chęć jego wdrożenia.

Największą potrzebę wprowadzenia systemu w życie sygnalizują zarządy (90 proc.), dział kontrolingu (73 proc.) i administracji (67 proc.). Twierdzą, że takie narzędzie umożliwi pełną kontrolę nad kosztami. 34 proc. badanych firm nie widzi potrzeby wdrożenia systemu w życie.

Badanie obiegu faktur kosztowych zrealizowane zostało przez firmę Kolibro przy wsparciu merytorycznym konsultantów specjalistycznego portalu ObiegFaktur.pl. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski.

Żmudna papierkowa robota / DGP