Od 2013 roku polskie przepisy zrównały fakturę papierową z elektroniczną. Miało to zachęcić firmy do stosowania e-faktur. Według raportu Konfederacji Lewiatan z kwietnia 2013 roku zaledwie 42 proc. osób deklarowało, że otrzymuje e-faktury. Wcześniejszy raport tej firmy stwierdzał, że e-faktury na polskim rynku stanowią zaledwie 8-11 proc. Potwierdza się więc skłonność przedsiębiorców w Polsce do standardowych metod wystawiania faktur. W porównaniu np. z Wielką Brytanią, gdzie z e-faktur korzysta prawie 90 proc. przedsiębiorców, popularność fakturowania online jest u nas wciąż na niskim poziomie.
Żeby jednak wysłane przez przedsiębiorców e-faktury były ważne, muszą spełnić określone warunki, zarówno co do formy, jak i sposobu przesyłania. Mogą być one przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Oznacza to, że to wystawiający musi zapewnić, że e-faktura pochodzi od niego, ręczyć za to, że to, co zostało na niej wystawione, odpowiada w rzeczywistości wykonanemu zleceniu, produktowi lub usłudze, a przy tym posiada odpowiednią i czytelną dla obu stron formę.
Zmiany w prawie usprawniły również proces akceptowania e-faktur przez klientów. Do stycznia tego roku żeby móc wysyłać faktury online, należało wcześniej posiadać zgodę klienta, a w razie potrzeby dysponować takim potwierdzeniem na piśmie. Obecnie wciąż wymagana jest akceptacja klienta, jednak przedsiębiorcy mogą porozumieć się słownie z klientami i umówić się na wysyłanie faktur online. Można również bez wcześniejszego porozumienia przesłać nabywcy fakturę drogą elektroniczną i jeśli ten ją opłaci, uznaje się, że wyraża zgodę na taki sposób rozliczeń. Taka forma miała zachęcić firmy do e-fakturowania, usprawniając ten proces za pośrednictwem internetu.
Ułatwieniem dla przedsiębiorców jest także brak obowiązku drukowania faktur, a jedynie trzymanie ich w elektronicznej wersji na serwerze, dysku lub płycie. Jednak wielu przedsiębiorców z przyzwyczajenia, nawet jeśli korzysta z e-faktur, woli mieć także wersję papierową. Przedsiębiorcy redukują dzięki temu koszty transportu, jednak wciąż płacą każdorazowo za druk. Przy małych ilościach są to niewielkie pieniądze, jednak jeśli w ciągu roku firmy wystawiają tysiące faktur, koszty liczone są w tysiącach złotych, które można zaoszczędzić. Nie mówiąc już o korzyściach dla środowiska poprzez redukcję zużywanego papieru, wyeliminowane transportu i brak opakowań.

Trzeba zapomnieć o przyzwyczajeniach

Tiago Almeida, dyrektor generalny ueb i twórca aplikacji do fakturowania online uebbill: Główną przyczyną małego zainteresowania polskich przedsiębiorców wystawianiem e-faktur jest przyzwyczajenie do papierowych dokumentów. Do tego dochodzi obawa przed utratą danych znośników elektronicznych, nieprecyzyjne przepisy, perspektywa nieprzyjęcia faktur przez urząd skarbowy lub zwyczajna niechęć do korzystania zinternetu. Przedsiębiorcy nie wiedzą jednak, jak wiele można dzięki e-fakturowaniu zyskać. Przede wszystkim jest to rozwiązanie szybsze, wygodniejsze itańsze, nie tylko dla wystawiającego, ale też dla jego klientów. Zamiast zlecać fakturowanie księgowemu, przedsiębiorcy iich pracownicy mogą za pośrednictwem specjalnych aplikacji sami wystawiać faktury, anastępnie przesyłać je drogą e-mailową do kontrahentów, co znacznie skraca czas wysyłki faktur oraz ich jednorazowy koszt. Przedsiębiorca ma też możliwość ich stałego podglądu, łącznie zdanymi oklientach, dostawcach oraz wykonanych zleceniach. Jedyne co musi posiadać, to dostęp do internetu oraz login ihasło do aplikacji. Większość aplikacji jest też dostępna na urządzenia mobilne.