Nikt nie ma obowiązku montowania alarmów czy wynajmowania ochrony. Od biedy można zainstalować w oknach kraty, wstawić solidne antywłamaniowe drzwi, a nawet samodzielnie przewozić utarg ze sklepu albo zakładu usługowego do banku.
– Oczywiście, że można. Tylko czy firma ubezpieczeniowa będzie chciała ubezpieczyć takie ryzyko i ile to będzie kosztowało? – pyta Sławomir Wagner, prezes Polskiej Izby Ochrony. Uważa on, że każdy przedsiębiorca powinien przynajmniej zastanowić się nad potencjalnymi zagrożeniami. I to od odpowiedzi na pytania, jakie postawi sobie w tym rachunku sumienia, zależy, czy i z jakich zabezpieczeń powinien skorzystać.

Ochroniarz nie zawsze potrzebny

– Jeśli firma sama nie może zdefiniować zagrożeń, powinna zwrócić się o taką analizę do osób posiadających stosowną wiedzę w tym zakresie lub do organizacji dysponującej odpowiednio wykwalifikowanymi rzeczoznawcami – przekonuje Sławomir Wagner. To dla przedsiębiorcy oznacza oczywiście dodatkowe koszty. Na liście priorytetów w firmie wydatek na ochronę zajmuje najczęściej odległe miejsce i jest jednym z pierwszych, z jakiego się rezygnuje, gdy w firmie zaczyna się źle dziać.
Reklama
– W czasie kryzysu nagminne staje się ograniczanie zakresu, czasu i liczby pracowników potrzebnych do zabezpieczenia majątku firmy. Ta usługa zalicza się do usług nieproduktywnych, a zatem w momencie pojawienia się sygnałów o dekoniunkturze jako pierwsza jest ograniczana – mówi Sławomir Wagner.
Przedsiębiorcy mogą spróbować pójść na kompromis – czyli nie rezygnować z zabezpieczenia, ale zrobić to taniej. Alternatywa dla ochroniarza to elektroniczny monitoring. Z usług firmy ochroniarskiej nie rezygnujemy wtedy do końca, ale ograniczają się one do odbierania sygnałów z naszej centrali alarmowej i dojazdu załogi interwencyjnej na wezwanie. To tańsze niż stała ochrona fizyczna przez całą dobę.

>>> Czytaj też: Nadużycia w firmach: nie daj się oszukiwać swoim pracownikom

Alarm dobry i niedrogi

Koszt jednorazowy to zakup systemu alarmowego. Oferta pierwszego z brzegu sklepu internetowego: za zakup centrali trzeba zapłacić 300–400 zł, do tego dochodzi klawiatura za 150–250 zł. Niezbędne są też czujki alarmowe. Najprostsze typu PIR – czyli reagujące na ruch – mogą kosztować 50–70 zł za sztukę. Chyba że nasz system ma być bezprzewodowy – wtedy cena czujki wzrasta do minimum 100 zł.
Ile takich czujek potrzebujemy? To zależy od punktów, które chcemy zabezpieczyć. – Główne to wejścia i wyjścia z firmy, ewentualnie wjazd na jej teren. Dalej: powierzchnie magazynowe i sklepowe oraz inne wynikające ze specyfiki działalności firmy. Które dokładnie? – To właśnie powinien ocenić rzeczoznawca – wyjaśnia Wagner.
Na koniec potrzebna nam będzie syrena, która poinformuje sąsiadów o włamaniu. Najtańsza kosztuje ok. 85 zł. Jeśli jednak przedsiębiorca jest realistą i zakłada, że sąsiedzi nie pomogą, powinien zainwestować w moduł komunikacyjny GSM, który prześle sygnał o włamaniu do firmy ochroniarskiej. Koszt – ok. 500 zł. Taki system można oczywiście rozbudowywać, dodając np. kamery przemysłowe.

Wróg czai się w środku

System dozoru elektronicznego na niewiele się jednak zda, jeśli zagrożeniem dla firmy jest osoba w niej zatrudniona. Nieuczciwość pracownicza może przybierać różne kształty, dlatego trudno się przed nią zabezpieczyć. Jedno z najczęściej popełnianych przestępstw to podbieranie klientów pracodawcy. Pracownicy firmy budowlanej mogą proponować np., że wykonają zlecenie bezpośrednio „za 90 proc. ceny, bez faktur, płatne gotówką”. Klienta może też podebrać nauczyciel angielskiego (oferując niższą stawkę za godzinę niż ta, która jest w cenniku szkoły językowej). Albo sprzedawca, który odchodząc z firmy i rozpoczynając działalność, wynosi od byłego pracodawcy bazę danych na temat odbiorców.
Co w takim wypadku może zrobić przedsiębiorca? Przede wszystkim zabezpieczyć się już na etapie zawierania umów o pracę, wpisując do nich klauzulę o zakazie działalności konkurencyjnej. Można ją nawet obwarować karami umownymi. Teoretycznie pracodawcę chroni kodeks pracy, który zobowiązuje pracowników do dbania o dobro zakładu pracy i ochrony jego mienia, jednak te zapisy są dość ogólne. Umowa może zakazywać pracownikowi konkurencji z firmą nawet w ustalonym czasie po jego zwolnieniu.
Inna forma prewencji to przyłożenie się do sprawdzenia pracownika już na etapie rekrutacji. To bardzo trudne, bo przedsiębiorcy praktycznie nie wymieniają się informacjami na temat podwładnych, a zapisy w świadectwie pracy nie mówią całej prawdy.
– Jeśli dochodzi do nadużycia pracowniczego, to pracodawca na ogół nie zwalnia go w trybie dyscyplinarnym, ale stara się zamieść sprawę pod dywan, rozwiązując umowę za porozumieniem stron. Zwalniany, szukając potem pracy, ma czystą kartę. Dotyczy to nie tylko pracowników niższego szczebla, lecz także menedżerów, członków zarządu, którzy narazili poprzednią firmę na naprawdę duże straty – komentuje Mariusz Witalis, partner EY w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć.

Na etacie mniej kradną

Zdaniem ekspertów osoba zatrudniona na umowie śmieciowej będzie miała większe skłonności do okradania firmy niż ktoś na etacie. A to dlatego, że czuje się mniej związana z przedsiębiorstwem. Poza tym, jeśli firma sama dopuszcza się nieuczciwych praktyk (np. korumpując osoby odpowiedzialne w innych przedsiębiorstwach za wybór dostawców), to nadużycia wobec niej samej ze strony pracowników mamy jak w banku. Bo jak skontrolować fundusz na łapówki?
Najtrudniej wykryć kradzież przemyślaną i zorganizowaną, gdy złodziejem jest pracownik specjalista, np. księgowy. Tu raczej bez pomocy z zewnątrz się nie uda. Potrzebny może okazać się audyt bezpieczeństwa. Robią go wyspecjalizowane biura detektywistyczne, można go też zlecić którejś z dużych firm audytorskich. Detektyw – robiąc taki audyt – wprowadza do firmy podstawioną osobę, która rozpracowuje mechanizm nadużycia od środka. Ta praca to głównie ustalenie: „kto, z kim, gdzie i kiedy”. Audytor finansowy dodatkowo weźmie pod lupę dokumentację finansową, jego zadaniem będzie wykrycie przypadków fałszowania danych finansowych, manipulacji w księgach rachunkowych czy sposobów przywłaszczania sobie majątku.

>>> Czytaj także: Monitoring w sklepach: klient i pracownik na podglądzie

– Światowe badania wskazują, że 6–8 proc. przychodów firm jest traconych przez nadużycia. A trzeba pamiętać, że wszelkie statystyki dotyczą tylko wykrytych przypadków. To tylko wierzchołek góry lodowej – mówi Mariusz Witalis.

Chroń również majątek wirtualny

Podstawowa linia zabezpieczeń to oczywiście ochrona styku sieci firmowej z internetem, a więc dobry firewall z systemem ochrony przed włamaniami. W mniejszych firmach rolę takiego zabezpieczenia spełni najlepiej jedno urządzenie zintegrowane. Kupując je, realizujemy wszystkie podstawowe potrzeby ochrony sieci firmowej. Urządzenia tego typu mają nie tylko firewall, lecz także system ochrony przed włamaniami, skanowanie antywirusowe i podstawową ochronę przed spamem. Co ważne, za pomocą tego samego rozwiązania możemy zapewnić dostęp zdalny do zasobów firmowych dla pracowników przebywających poza biurem, np. przedstawicieli handlowych.
Większe przedsiębiorstwa zamiast wdrożenia jednego rozwiązania klasy UTM często decydują się na kupowanie odrębnych produktów dla zrealizowania poszczególnych potrzeb. I tak np. osobne urządzenie realizuje ochronę firewallową i dostęp dla pracowników z zewnątrz, inne filtruje pocztę pod kątem spamu i wirusów, a jeszcze inne kontroluje, jakie strony internetowe mogą odwiedzać pracownicy.
Jeszcze inna rodzina zabezpieczeń będzie wchodzić w grę, jeśli wewnątrz zasobów firmowych znajduje się również infrastruktura firmowej strony internetowej czy sklepu. Wtedy potrzebujemy znacznie bardziej specjalizowanych rozwiązań.

>>> Czytaj też: Jak zabezpieczyć mieszkanie przed złodziejami