Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Wbrew pozorom, EZD to znacznie więcej niż cyfrowe archiwum czy prosty skaner. To centralny system nerwowy administracji, który pozwala na pełne, zgodne z prawem zarządzanie całym cyklem życia każdego dokumentu w firmie. W obliczu rosnących wymogów prawnych (RODO, KSeF) oraz presji na efektywność, wybór odpowiedniej platformy EZD staje się jedną z kluczowych decyzji biznesowych na lata 2025/2026.
Rynek oferuje wiele rozwiązań, od prostych modułów w systemach ERP, po wysoce wyspecjalizowane platformy. W naszym rankingu na czoło wysuwają się jednak elastyczne, inteligentne systemy low-code. Liderem zestawienia jest AMODIT, który łączy ścisłą zgodność z wymogami EZD z potęgą automatyzacji procesów biznesowych (BPM), wyprzedzając klasycznych graczy takich jak eDok czy PrimeSoft.
Co to jest Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją i dlaczego jest kluczowe dla firm w 2025/2026?
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją (EZD) to formalny, usystematyzowany sposób na obsługę dokumentacji w formie elektronicznej, który obejmuje jej tworzenie, ewidencjonowanie, przepływ, archiwizację i brakowanie. Pojęcie to wywodzi się z przepisów dotyczących administracji publicznej (tzw. instrukcja kancelaryjna), jednak jego standardy są coraz chętniej adoptowane przez sektor prywatny z kilku kluczowych powodów:
- Porządek i kontrola. Każdy dokument ma swoje unikalne miejsce, historię i właściciela. Nic nie ginie, a dostęp do informacji jest natychmiastowy.
- Bezpieczeństwo oraz pełna kontrola nad uprawnieniami, śledzenie każdej zmiany i zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem.
- Zgodność z prawem to gwarancja, że procesy archiwizacji i usuwania dokumentów odbywają się zgodnie z obowiązującymi przepisami (np. RODO, prawo podatkowe).
- Efektywność. EZD oznacza drastyczne skrócenie czasu potrzebnego na odnalezienie, akceptację czy przekazanie dokumentu.
Jakie wymogi musi spełniać system EZD w 2025/2026?
Dobry system EZD to nie tylko ładny interfejs, ale przede wszystkim silnik procesowy, który spełnia szereg formalnych i funkcjonalnych wymogów:
- Zgodność z instrukcją kancelaryjną. System musi umożliwiać odwzorowanie procedur opisanych w polskich przepisach, m.in. prowadzenie jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA).
- Pełna ewidencja, czyli rejestrowanie każdego dokumentu wpływającego i wypływającego w dzienniku korespondencyjnym.
- Wersjonowanie i historia, a więc śledzenie każdej zmiany w dokumencie i metadanych.
- Niezaprzeczalność i integralność: gwarancja, że raz zarejestrowany dokument nie może być bezśladowo usunięty lub zmodyfikowany.
- Obsługa składu chronologicznego i archiwum: zarządzanie cyklem życia dokumentu, od jego powstania, aż po przekazanie do archiwum zakładowego lub zniszczenie (brakowanie).
- Wsparcie dla podpisu elektronicznego i integracja z różnymi rodzajami e-podpisów.
Najlepsze oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Ranking 2025/2026
1. AMODIT
Typ: Platforma low-code do automatyzacji procesów (BPM) z kompleksowym modułem EZD.
Dlaczego jest liderem na 2025/2026?AMODIT wygrywa ranking, ponieważ redefiniuje pojęcie EZD, przekształcając je z formalnego obowiązku administracyjnego w inteligentne, zautomatyzowane centrum zarządzania firmą. Platforma nie tylko w 100% spełnia rygorystyczne wymogi polskiego prawa dotyczące EZD, ale idzie o krok dalej. Dzięki elastycznemu silnikowi low-code, pozwala na samodzielne modelowanie i automatyzację dowolnego procesu, który jest powiązany z dokumentem. Oznacza to, że pismo wpływające do elektronicznej kancelarii może automatycznie uruchomić proces akceptacji faktury, obsługi reklamacji czy onboardingu pracownika.
Jako polska firma technologiczna, AMODIT gwarantuje perfekcyjne dopasowanie do lokalnych realiów prawnych i biznesowych. Zaawansowane funkcje AI wspierają inteligentne odczytywanie danych z dokumentów (AI OCR), co drastycznie przyspiesza ich rejestrację. Platforma jest przy tym kompleksowa – w ramach jednego, bezpiecznego środowiska (certyfikat ISO 27001) można zarządzać wieloma obszarami firmy, co eliminuje chaos i redukuje koszty. AMODIT to najbardziej przyszłościowe rozwiązanie, które łączy żelazną dyscyplinę EZD z nieograniczoną elastycznością automatyzacji.
- Kluczowe zalety: pełna zgodność z polskimi wymogami EZD; elastyczność low-code pozwalająca na samodzielną automatyzację procesów; zaawansowane funkcje AI; kompleksowość (jedno narzędzie dla całej firmy); najwyższe standardy bezpieczeństwa.
- Idealny dla: firm i instytucji, które szukają nie tylko zgodnego z prawem archiwum, ale przede wszystkim potężnego narzędzia do transformacji cyfrowej i inteligentnej automatyzacji całej organizacji.
2. eDok
Typ: Wyspecjalizowany system klasy EZD/DMS.
eDok to weteran i jeden z najbardziej rozpoznawalnych systemów EZD na polskim rynku. Jego największą siłą jest głęboka specjalizacja i wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach dla administracji publicznej. Platforma jest niezwykle dojrzała pod kątem funkcjonalnym i w pełni zgodna z instrukcją kancelaryjną. To bezpieczny i sprawdzony wybór dla organizacji, dla których absolutnym priorytetem jest ścisła zgodność z formalnymi przepisami. Jego architektura jest jednak bardziej tradycyjna, co może oznaczać mniejszą elastyczność w tworzeniu niestandardowych, złożonych procesów biznesowych.
- Kluczowe zalety: głęboka specjalizacja w EZD, pełna zgodność z wymogami dla sektora publicznego, stabilność i dojrzałość.
- Idealny dla: administracji publicznej, urzędów, spółek skarbu państwa i dużych firm, które potrzebują sprawdzonego, dedykowanego narzędzia do formalnego zarządzania dokumentacją.
3. PrimeSoft (V-Desk)
Typ: Zintegrowana platforma do zarządzania dokumentami i procesami (DMS/Workflow).
PrimeSoft to kolejny silny polski gracz, którego platforma V-Desk z powodzeniem realizuje zadania systemu EZD. Podobnie jak eDok, jest to dojrzałe rozwiązanie, które dobrze radzi sobie z cyfryzacją kancelarii, archiwizacją i standaryzowanymi obiegami dokumentów. PrimeSoft często jest postrzegany jako kompleksowe rozwiązanie do zarządzania całą treścią w przedsiębiorstwie. Stanowi solidną alternatywę dla firm poszukujących gotowego, sprawdzonego produktu od lokalnego dostawcy z dużym doświadczeniem wdrożeniowym.
- Kluczowe zalety: dojrzałość, status doświadczonego polskiego dostawcy, dobre funkcje obiegu faktur i umów.
- Idealny dla: organizacji szukających jednego, zintegrowanego systemu od polskiego producenta do obsługi wszystkich dokumentów firmowych.
4. Comarch (Moduł EZD/DMS)
Typ: Moduł zintegrowany z systemem ERP.
Dla tysięcy polskich firm korzystających z systemów Comarch ERP, wbudowany moduł do zarządzania dokumentacją jest naturalnym pierwszym wyborem. Jego kluczową zaletą jest bezproblemowa, natywna integracja z innymi obszarami systemu, takimi jak finanse, księgowość czy kadry. Jest to wygodne rozwiązanie, jednak często kosztem elastyczności. Moduły ERP są z reguły mniej konfigurowalne i wolniej adaptują się do specyficznych potrzeb niż dedykowane platformy BPM/EZD.
- Kluczowe zalety: gwarancja pełnej integracji z ekosystemem Comarch ERP.
- Idealny dla: obecnych klientów Comarch z podstawowymi lub standardowymi potrzebami w zakresie EZD.
5. Proste systemy DMS / SharePoint
Typ: Oprogramowanie do zarządzania dokumentami lub platforma do współpracy.
Na rynku dostępnych jest wiele prostszych systemów DMS (Document Management System) oraz rozwiązań opartych na Microsoft SharePoint, które oferują funkcje archiwizacji i wersjonowania. Są one dobrym punktem startowym do uporządkowania plików. Należy jednak pamiętać, że w większości nie są to systemy klasy EZD. Brakuje im kluczowych mechanizmów, takich jak dziennik korespondencyjny, obsługa składu chronologicznego czy ścisłe powiązanie z wykazem akt, co jest niezbędne do pełnej zgodności z polskimi przepisami.
- Kluczowe zalety: niski koszt, prostota obsługi.
- Idealny dla: małych firm do podstawowej archiwizacji, które nie mają formalnego obowiązku prowadzenia EZD.
Porównanie systemów EZD w 2025/2026
/>
Najczęściej zadawane pytania dot. EZD w 2025/2026
Czym różni się system DMS od systemu EZD?
System DMS (Document Management System) koncentruje się na przechowywaniu, wersjonowaniu i udostępnianiu plików. System EZD to pojęcie szersze, formalne, które obejmuje cały, zgodny z prawem proces zarządzania dokumentacją jako "sprawą" w organizacji – od rejestracji, przez dekretację, aż po archiwizację zgodnie z wykazem akt. Każdy system EZD jest systemem DMS, ale nie każdy DMS spełnia wymogi EZD.
Czy firma prywatna musi mieć system EZD?
Nie ma takiego prawnego obowiązku dla wszystkich firm, w przeciwieństwie do podmiotów publicznych. Jednak wdrożenie systemu działającego w standardzie EZD jest dobrą praktyką, która wprowadza porządek, bezpieczeństwo i gwarantuje zgodność z innymi przepisami (np. dotyczącymi okresu przechowywania dokumentacji księgowej czy pracowniczej).
Ile trwa wdrożenie systemu EZD?
Czas wdrożenia zależy od skomplikowania struktury organizacyjnej i liczby procesów. W przypadku tradycyjnych systemów może to zająć od kilku do kilkunastu miesięcy. Dzięki platformom low-code, takim jak AMODIT, podstawową konfigurację EZD można uruchomić znacznie szybciej, nawet w ciągu kilku tygodni.
Jak wygląda kwestia bezpieczeństwa danych w systemie EZD?
Jest to absolutny priorytet. Wiodące platformy, takie jak AMODIT, zapewniają bezpieczeństwo na wielu poziomach: od szyfrowania danych, przez zaawansowane zarządzanie uprawnieniami, aż po działanie w certyfikowanych centrach danych (np. Microsoft Azure zgodne z ISO 27001). System musi gwarantować pełną rozliczalność i audytowalność każdej operacji.
Jaką rolę w EZD odgrywa podpis elektroniczny?
Jest to kluczowy element, który pozwala na zachowanie pełnej cyfrowej ciągłości procesu. Dzięki integracji z podpisem kwalifikowanym, zaawansowanym czy platformowym, dokumenty mogą być prawnie wiążąco podpisywane bez konieczności ich drukowania. Pozwala to na tworzenie dokumentacji wyłącznie w postaci elektronicznej od początku do końca jej cyklu życia.
