Załóżmy, że prezydent podpisze nowelizację przepisów. Spowoduje to komplikacje w działach kadr:
Współczynnik urlopowy 20,83, a potem 20,75 - modyfikacja współczynnika do obliczania ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
§19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) stanowi, że:
Ważne
Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Nowy dzień wolny od pracy automatycznie wpłynie więc na wysokość współczynnika.
Obecnie współczynnik ten na 2025 r. wynosi 20,83; po uwzględnieniu Wigilii – będzie to 20,75.
Z uwagi na wejście w życie nowego przepisu od 1 lutego 2025 r., w nadchodzącym roku pracodawcy będą musieli korzystać z dwóch różnych współczynników ekwiwalentu. W przypadku pracowników, których stosunek pracy zakończył się do 31 stycznia 2025 r. włącznie, obowiązywać będzie „stary współczynnik”. Natomiast dla tych, których stosunek pracy zakończy się po 1 lutego 2025 r., pracodawcy będą zobowiązani do stosowania „nowego współczynnika”.
Data naliczenia i wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest tu nieistotna, ponieważ prawo do tego ekwiwalentu powstaje w dniu zakończenia stosunku pracy.
Zmiany w harmonogramach czasu pracy
Należy ponownie zaplanować grafiki pracy. Dotyczy to szczególnie pracodawców z 12-miesięcznym okresem rozliczeniowym, którzy planują pracę na cały ten okres. Jest to istotne zwłaszcza dla branż podlegających wahaniom, np. z powodu sezonowych zmian lub nierównomiernych zamówień.
Obecnie harmonogram pracy na 2025 rok nie powinien uwzględniać dnia wolnego w Wigilię Bożego Narodzenia. Nowe przepisy wprowadzające ten dzień wolny wejdą w życie 1 lutego. Dopiero wtedy pracodawca powinien uwzględnić ten dzień wolny i ponownie zaplanować harmonogram pracy.
Alternatywą jest natychmiastowe uwzględnienie nowego dnia wolnego w aktualnie planowanych grafikach. Oba podejścia są dozwolone, lecz wymagają decyzji, kiedy i jak Wigilia zostanie uwzględniona w planie pracy na 2025 rok.
Podstawa prawna
Uchwalona przez Sejm RP w dniu 6 grudnia 2024 r. ustawa o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw - prawdopodobnie wejdzie w życie 1 lutego 2025 r.
Autor opinii: Tomasz Czerkies, radca prawny w ADP Polska
Ukończył prawo i filologię polską na Uniwersytecie Jagiellońskim. Pracował w kancelariach prawnych, prowadził szkolenia prawnicze. Z Grupą INFOR związany od 2003 roku.
Specjalizacja: świadczenia i ubezpieczenia społeczne, ZUS, zasiłki, prawo pracy, cywilne i gospodarcze, prawo administracyjne, podatki, ubezpieczenia społeczne, sektor publiczny.