Obecnie jednak te ułatwienia stopniowo tracą ważność, a rząd zapowiada ich całkowite wygaszanie i zastąpienie standardowymi regulacjami migracyjnymi, które będą dotyczyły wszystkich cudzoziemców. Czy oznacza to definitywny koniec łatwego zatrudniania pracowników z Ukrainy w Polsce?

Specustawa ukraińska – krótkie przypomnienie

Ustawa specjalna, uchwalona w marcu 2022 roku, była odpowiedzią na wojnę w Ukrainie. Główne ułatwienia obejmowały:

  • automatyczne nadanie prawa do pobytu i pracy osobom, które przekroczyły granicę po 24 lutego 2022 roku,
  • możliwość legalnego zatrudnienia pracowników z Ukrainy po prostym zgłoszeniu do urzędu pracy (bez wymogu zezwolenia na pracę),
  • dostęp do świadczeń publicznych, opieki zdrowotnej i edukacji.

Przez prawie cztery lata te przepisy umożliwiły szybką i masową integrację zawodową pracowników z Ukrainy, bez konieczności przechodzenia przez skomplikowane procedury legalizacji pobytu i zatrudnienia.

Stopniowe wygaszanie specustawy – co się zmienia?

Na początku 2026 roku rząd przyjął projekt ustawy, która od 5 marca 2026 roku zakończy działanie specjalnych rozwiązań. Oznacza to powrót do jednolitych zasad pobytu i zatrudnienia dla wszystkich cudzoziemców przebywających w Polsce.

Specustawa została już przedłużona do 4 marca 2026 roku, ale dalsze prolongaty nie są planowane. Prezydent podkreślił, że to ostatnie przedłużenie – Polska zmierza ku standardowym przepisom migracyjnym obowiązującym wobec wszystkich obcokrajowców.

Co to oznacza dla pracowników z Ukrainy?

  1. Pobyt i status UKR - Osoby posiadające status tymczasowej ochrony (PESEL UKR) mogą legalnie przebywać w Polsce na dotychczasowych zasadach do 4 marca 2026 roku. Po tej dacie będą musiały samodzielnie uzyskać inny tytuł pobytowy (np. wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy) lub złożyć wniosek o jego przedłużenie.
  2. Dostęp do rynku pracy - Po wygaśnięciu specustawy zniknie automatyczne prawo do pracy wynikające z samego statusu UKR. Zatrudnienie pracowników z Ukrainy będzie wymagało ważnego dokumentu pobytowego uprawniającego do pracy oraz – w wielu przypadkach – oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub zezwolenia na pracę, tak jak dla innych cudzoziemców.
  3. Świadczenia socjalne - Dostęp do świadczeń rodzinnych (np. 300+, 800+) będzie uzależniony od spełnienia zwykłych warunków: legalnego zatrudnienia, ważnego tytułu pobytowego oraz wypełniania obowiązków szkolnych przez dzieci.

Jakie konsekwencje dla pracodawców i agencji pracy?

Koniec ułatwień oznacza brak automatycznego prawa pracowników z Ukrainy do podejmowania pracy bez zezwoleń. Pracodawcy i agencje oferujące wynajem pracowników będą musiały:

  • dokładnie weryfikować status pobytowy kandydatów,
  • w razie potrzeby uzyskiwać oświadczenia lub zezwolenia na pracę,
  • wcześniej planować rekrutacje ze względu na dłuższe procedury administracyjne.

Działy HR będą musiały na bieżąco monitorować ważność dokumentów pracowników, co zwiększy obciążenie organizacyjne i ryzyko błędów formalnych.

Kluczowe różnice – porównanie

ikona lupy />
fot. materiały prasowe

Co powinny zrobić działy HR?

Przejście na nowe przepisy nie powinno zaskoczyć dobrze przygotowanych firm. Poniżej praktyczne rekomendacje.

Dla obecnych pracowników (zatrudnionych przed 5 marca 2026 na podstawie specustawy):

  1. Audyt stanu obecnego (najlepiej zakończyć do końca 2025 roku)
  2. Przygotuj listę wszystkich pracowników z Ukrainy.
  3. Sprawdź, kto polega wyłącznie na statusie UKR, a kto ma już niezależny tytuł pobytu.
  4. Oznacz osoby wymagające pilnej legalizacji.
  5. Legalizacja pobytu
  6. Wybierz odpowiednią podstawę (najczęściej zezwolenie na pobyt czasowy i pracę).
  7. Przygotuj komplet dokumentów i złóż wnioski z dużym wyprzedzeniem.
  8. Legalizacja pracy (jeśli potrzebna)
  9. Ustal, czy pracownik będzie potrzebował dodatkowego oświadczenia/zezwolenia.
  10. Złóż niezbędne wnioski.
  11. Dokumentacja pracownicza
  12. Zweryfikuj zgodność umów z przyszłymi zezwoleniami.
  13. Przygotuj ewentualne aneksy i tłumaczenia.
  14. Komunikacja
  15. Informuj pracowników o zmianach i wymaganych krokach.
  16. Wyznacz osobę odpowiedzialną za wsparcie.

Dla nowych pracowników (rekrutowanych po 5 marca 2026):

  1. Weryfikacja przed rekrutacją
  2. Sprawdź aktualny status pobytowy i prawo do pracy kandydata.
  3. Przygotowanie oferty
  4. Upewnij się, że stanowisko i wynagrodzenie są zgodne z rynkiem i nie naruszają zasad antydumpingowych.
  5. Legalizacja pracy
  6. Wybierz właściwą procedurę (oświadczenie lub zezwolenie typu A) i złóż wniosek.
  7. Legalizacja pobytu
  8. Wspomóż kandydata w uzyskaniu wizy lub zmianie podstawy pobytu (jeśli jest już w Polsce).
  9. Rozpoczęcie zatrudnienia
  10. Podpisz umowę zgodną z wydaną decyzją, dopełnij formalności ZUS, BHP itp.

Największe ryzyka

  • Zbyt późne składanie wniosków pobytowych i pracowniczych
  • Rozbieżności między umową a wnioskiem
  • Praca bez ważnych dokumentów po 5 marca 2026
  • Nieuwzględnienie lokalnych ograniczeń zawodowych
  • Brak systematycznego monitorowania terminów

Podsumowanie

Wygaszanie specustawy to przełomowy moment dla polskiego rynku pracy i firm korzystających z wynajmu pracownikow ze Wschodu. Dotychczasowe ułatwienia umożliwiały szybkie i masowe zatrudnianie pracowników z Ukrainy. Od marca 2026 roku wracamy do standardowych, bardziej sformalizowanych procedur migracyjnych. Dla pracowników z Ukrainy oznacza to konieczność samodzielnego zadbania o legalność pobytu i zatrudnienia, a dla pracodawców oraz agencji – większą odpowiedzialność i dokładniejsze planowanie. Przy odpowiednim przygotowaniu i wsparciu specjalistycznym, takim jak oferuje Worksol Group, przejście na nowe zasady może przebiec płynnie i bez większych zakłóceń.

Autor: Michał Woyczyński,

Worksol Group