Przedstawiciele branży TSL nie mają problemu z wymienieniem korzyści, jakie niesie brak obowiązku użytkowania papieru.
– Konieczność przekazywania lub wysyłania wytworzonych dokumentów na fizycznym nośniku, jakim jest papier, zabiera czas i generuje koszty. Ponadto spowalnia wzajemne rozliczenia pomiędzy kontrahentami wynikające z obiegu papierowych dokumentów zgodnie z obowiązującymi procedurami – wylicza Maciej Wroński, prezes Związku Pracodawców Transport i Logistyka.
Zwraca on uwagę, że dokumenty papierowe trzeba przechowywać przez określony przepisami lub wewnętrznymi procedurami czas, co wymaga zapewnienia odpowiednich pomieszczeń.
– Każdy, kto uczestniczy w procesach wydania i przyjęcia dostaw, jakich tysiące odbywa się każdego dnia, zdaje sobie sprawę z ilości tworzonych papierowych dokumentów, które temu towarzyszą. Począwszy od zamówienia, poprzez dowody wydania i przyjęcia, list przewozowy, skończywszy na fakturze, mnożymy druki dokumentów i ich duplikatów z nadzieją, że nic po drodze nie zaginie, a zawarte w nich informacje będą czytelne i wprowadzone do systemu partnera biznesowego bez jakichkolwiek błędów – komentuje Jarosław Gulowaty, dyrektor logistyki kontaktowej Fresh Logistics Polska, przewodniczący Rady GS1 Polska.
Firmy stawiające na cyfryzację napotykają jednak na istotne wyzwania. Część ma charakter formalny, gdyż wymóg używania papierowych dokumentów wynika często z krajowych i unijnych regulacji prawnych nienadążających za potrzebami rynku i za rozwojem cyfrowych technologii. Dobrym przykładem są dokumenty przewozowe, a w szczególności list przewozowy CMR, gdzie pomimo licznych deklaracji ze strony władz Unii Europejskiej i przyjętych odpowiednich regulacji prawnych przewoźnicy wciąż nie mogą się doczekać wdrożenia elektronicznej wersji tego dokumentu. E-CMR ma wprowadzić rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1056 z 15 lipca 2020 r. w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego. Jego wejście było planowane na sierpień tego roku. Procedowane są jednak nowe przepisy, które mają je odwlec w czasie.
– A szkoda, gdyż taki cyfrowy dokument pozwoliłby na przyśpieszenie płatności za wykonaną usługę przewozową, co skróciłoby zatory płatnicze będące jednym z poważniejszych problemów dla przewoźników. Powszechne wykorzystanie cyfrowych dokumentów przewozowych zabezpieczonych za pomocą technologii blockchain lub innych równoważnych poprawiłoby konkurencyjność w przewozach drogowych, utrudniając oszustwa i zmniejszając szarą strefę – zauważa Maciej Wroński.
Część przeszkód ma natomiast charakter obiektywny i wynika na przykład z faktu używania przez kontrahentów różnych systemów teleinformatycznych i związanych z nimi protokołów wymiany danych.
Jarosław Gulowaty przyznaje, że największym wyzwaniem jest zapewnienie odpowiedniego tempa konwersji rozwiązań papierowych na cyfrowe przy możliwie szerokim wykorzystaniu jednego standardu. Kluczowa jest współpraca wszystkich uczestników łańcucha dostaw oraz chęć dostosowywania się do jednego standardu, który byłby szeroko dostępny i obowiązywałby wszystkich. Dlatego też powstało rozwiązanie, z inicjatywy GS1 Polska, mające usprawnić przepływ towarów i dokumentów w otwartych łańcuchach dostaw, ale też zaoszczędzić czas i chronić środowisko. Model Paperless składa się z wielu elektronicznych komunikatów EDI, którymi wymieniają się partnerzy w łańcuchach dostaw. Następuje powiązanie ich z etykietą logistyczną GS1, występującą fizycznie na paletach lub innych jednostkach logistycznych.
– Decyzją grupy wdrożeniowej model Paperless został wzbogacony o rozbudowaną wersję komunikatu RECADV (elektroniczne potwierdzenie przyjęcia) uwzględniającą najważniejsze niezgodności w dostawie. Tym samym wdrożenie tej wersji komunikatu umożliwi całkowitą rezygnację z papierowego dokument WZ – dodaje Jarosław Gulowaty.
Rozwiązanie zostało wdrożone przez wiele sieci handlowych działających w Polsce, we współpracy ze swoimi dostawcami oraz obsługującymi ich operatorami logistycznymi. Wśród korzyści jest przyspieszenie procesu wymiany i przetwarzania informacji oraz redukcja kosztów związanych z przetwarzaniem i przechowywaniem dokumentów papierowych. Do tego dochodzi przyspieszenie procesu rozliczania realizacji zleceń, zwiększenie dokładności i bezpieczeństwa danych w procesach oraz usprawnienie procesu przyjęcia towaru u odbiorcy.
To, ile można zyskać, pozbywając się papieru, pokazuje przykład firmy Lactalis, która obecnie 100 proc. swoich dostaw do sieci Biedronka realizuje z wykorzystaniem elektronicznego awiza wysyłki. Dzięki temu odsetek faktur korygujących obniżył się do poziomu 0,5 proc. z 3,20 proc. przed wdrożeniem rozwiązania. To oznacza, że prawie 100 proc. faktur elektronicznych wystawionych w referencji do komunikatu RECADV zostaje prawidłowo zarejestrowana w systemie odbiorcy i zapłacona w terminie, poprawiając w ten sposób cash flow dostawcy. Zyskała też sieć handlowa, odnotowując znaczące skrócenie czasu przyjęcia dostawy – o 44 proc. Krótszy czas rozładunku to również krótszy czas pobytu kierowy w centrum dystrybucji odbiorcy, co z kolei jest bardzo dużym benefitem dla operatora logistycznego.
– Digitalizacja dokumentów towarzyszących dostawie stanowi więc kluczowy element w procesie transformacji cyfrowej firm, pozwalając im dostosować się do współczesnych wymogów biznesowych i technologicznych – podsumowuje Jarosław Gulowaty.
_________________________
Logistyka bez papieru
Katarzyna Ostojska
menedżer ds. marketingu, Raben Logistics Polska
/>
Rozwój systemów informatycznych i digitalizacja procesów nie tylko usprawniają codzienną pracę, lecz także umożliwiają wdrażanie nowoczesnych rozwiązań. Jest to widoczne także w firmach z branży TSL.
20 lat temu cechą charakterystyczną wielu biur w firmach transportowych i logistycznych były głośne drukarki igłowe i niekończące się harmonijki listów przewozowych wypływających z tych urządzeń. Wiele się zmieniło od tego czasu. Rozwinęła się nie tylko świadomość ekologiczna, lecz także technologia, dzięki której papier trafia powoli do lamusa.
Przykładem takich działań jest projekt Paperless 2.0 prowadzony w Raben Logistics Polska. To kontynuacja zapoczątkowanego kilka lat temu projektu Paperless, dzięki któremu znacząco obniżono zużycie papieru. Obecnie w firmie jedynym narzędziem pracy kierowcy jest terminal mobilny, który służy do administrowania przesyłkami oraz kontaktu z dyspozytorem. Dotychczas odbiorca potwierdzał przyjęcie przesyłki na papierowej karcie doręczeń. Po zmianie i wdrożeniu Paperless 2.0 - składa podpis na urządzeniu kierowcy, czyli terminalu, który gabarytami przypomina tradycyjny smartfon.
Rozwiązania tego typu mają związek nie tylko ze zrównoważonym rozwojem. Dodatkową wartością, zwłaszcza w branży transportowej, jest poprawa ergonomii pracy kierowców, którzy na jednym urządzeniu mają dostęp do wszystkich potrzebnych danych i nie muszą wozić ze sobą stosu dokumentów. Korzyści dla klientów to z kolei wygenerowany automatycznie, już kilka minut po zrealizowaniu dostawy, elektroniczny dokument potwierdzenia dostawy z podpisem odbiorcy przeniesionym z terminala mobilnego.
Co jeszcze umożliwia digitalizacja dokumentów przewozowych?
– skrócenie procesu potwierdzania dostawy przez odbiorcę, który jednym podpisem może potwierdzić przyjęcie kilku przesyłek;
– szybszy dostęp do dokumentów potwierdzających dostawy – widocznych w aplikacjach klienckich już po kilkunastu minutach od doręczenia przesyłki, wraz z kompleksowymi danymi dot. potwierdzenia przyjęcia przesyłki (podpis osoby odbierającej i jej dane, data i godzina złożenia podpisu, dokładne koordynaty geograficzne);
– natychmiastową informację np. na temat wymiany opakowań zwrotnych (w przypadku serwisu ROP).
Niewątpliwymi plusami są także wspomniane wcześniej: oszczędność papieru i dbałość o środowisko naturalne, co doskonale wpisuje się w działania na rzecz zrównoważonego rozwoju.
Innym przykładem optymalizacji łańcucha dostaw „bez papieru” jest – realizowany dzięki współpracy GS1 Polska, firm logistycznych i sieci handlowych – dalszy rozwój komunikacji między uczestnikami łańcucha dostaw za pomocą łączy EDI oraz wdrażanie rozwiązań umożliwiających np. automatyczne przyjęcie dostawy, bez konieczności ręcznego wprowadzania danych do systemu. Mowa tu o Order-2-Cash (O2C), w którym informacja logistyczna towarzysząca fizycznym towarom płynie kanałem elektronicznym, od zamówienia do zapłaty. Tu do działających już komunikatów elektronicznych (zamówienia – ORDERS oraz faktura – INVOICE) są dodawane pozostałe dokumenty logistyczne, takie jak WZ, PZ, kwit paletowy, list przewozowy, które wcześniej krążyły w wersji papierowej. Ich przetwarzanie na wejściu i wyjściu towaru zajmowało dużo czasu, a sam proces wydania i przyjęcia był narażony na sporą liczbę błędów. Pierwsze testy pokazały, że dzięki nowemu rozwiązaniu czas przyjęcia pojedynczej dostawy skraca się o ponad 40 proc. Ponadto automatyzacja procesu przyjęć towaru w magazynie skutkuje spadkiem wskaźnika kosztów obsługi dostawy – o 38 proc. Ulepszony został także model rozliczeń między partnerami. Aktualnie trwają prace nad usprawnieniem także procesu zwrotów i reklamacji. To jeszcze bardziej zwiększy efektywność zarówno operacyjną, jak i kosztową, co z pewnością pozytywnie ocenią klienci firm logistycznych i dostawcy sieci biorących udział w projekcie.