Kielonek, Śledzik, Tatarek – każdy z pokoi konferencyjnych w warszawskiej siedzibie Google’a nazwany jest jak dodatek do wódki. – Taki nasz mały żart, na rozładowanie atmosfery. Od razu też daje powód do rozmów z gośćmi czy kontrahentami, z którymi się spotykamy – śmieje się Paweł Zalewski z Google’a. Biuro tego potentata internetu mieści się w wieżowcu z widokiem na Pałac Kultury i Nauki. Wszędzie kolorowa wykładzina, w centralnym miejscu przy oknie pufy, a obok nich automaty do gier i kilka konsol.

>>> Siedziby Facebooka, Skype'a, Google'a i Groupona (ZDJĘCIA)

Wchodząc do siedziby Mars Polska, polskiego oddziału międzynarodowego producenta słodyczy, trafia się do innego świata. Wrażenie robi hol z biurową ladą w kształcie wielkiej skały. Choć biuro mieści się w zdobionej w szkło i metal galerii handlowej Złote Tarasy, królują w nim drewniane podłogi, przypominająca trawę zielona wykładzina, kolumny przykryte prawdziwą, pachnącą lasem korą, a wszędzie stoją mniejsze i większe rośliny w donicach oraz wiklinowe fotele. – Pomysłem było biuro w parku czy park w biurze – tłumaczy Jarosław Kutelski, dyrektor do spraw korporacyjnych. – Nasza pierwsza siedziba w Polsce mieści się pod Sochaczewem, a na terenie anszego kompleksu znajduje się zagajnik. Stamtąd część pracowników dojeżdża do Warszawy. Więc kiedy ich pytaliśmy, jak chcieliby, by wyglądało nowe biuro, wskazywali właśnie na taki motyw – dodaje.

W siedzibie firmy polskiej produkującej znane na całym świecie gry komputerowe People Can Fly gości wita ogromne logo firmy na podłodze holu, w innych częściach biura porozstawiane są papierowe wizerunki postaci z gier i kolorowe fotele oraz sofy. Wszędzie można znaleźć olbrzymie telewizory podłączone do konsol – tak by w każdej chwili można było zagrać – oraz automaty z przeróżnymi napojami, bezpłatnymi dla pracowników.

Dziś biura to już nie tylko miejsca pracy. Coraz bardziej zaczynają upodabniać się do klubów, ma być ciekawie, atrakcyjnie, stylowo. Nadal znajdziemy w nich tradycyjne biurka, sale konferencyjne i sale do spotkań. Wciąż króluje model open space, czyli duże otwarte przestrzenie, jednak w niczym nie przypominają dawnych oficyn zapełnionych identycznymi boksami. – Jednak wraz ze zmianą modelu pracy na bardziej elastyczny zmieniła się też koncepcja samego biura. Ma być przyjazne, egalitarne, biuro ma wspierać kreatywność pracowników – tłumaczy Katarzyna Żmijewska z Great Place To Work Institute Polska. – Badania udowadniają, że to działa. W przyjaznym otoczeniu ludzie pracują wydajniej, a o to przecież od początku chodziło twórcom biur – mówi Żmijewska.

Biuro jak hala fabryczna

Historia biur, jakie znamy dziś, zaczęła się przeszło sto lat temu. Pod koniec XIX wieku w Stanach Zjednoczonych w okresie rewolucji przemysłowej przybywało robotników, a liczba pracowników biurowych zwiększyła się wielokrotnie. Dotychczasowe metody pracy – kilku, najwyżej kilkunastu pracowników usadzonych w niewielkich kantorkach wykonywało zadania pod nadzorem patrona – przestały się sprawdzać.

Zmiany umożliwiło upowszechnienie elektryczności: miejsca pracy mogły być teraz znacznie oddalone od okien, bo oświetlało je światło elektryczne. Zaczęły powstawać obiekty biurowe nowej generacji. Sztandarowym stał się Larkin Building zbudowany w 1904 r. w Buffalo, uznawany za pierwszą świadomą koncepcję takiego zaplanowania przestrzeni, by praca była bardziej wydajna. Wielkie otwarte biuro otoczone zostało trzema poziomami balkonów, na których mieściły się jadalnie, kuchnia, piekarnia, biblioteka, oranżeria, a na dachu ogród.

Schemat zagospodarowania przestrzeni zainspirowały obrazki znane dotąd z fabryki Forda, czyli metoda produkcji taśmowej. Jedna osoba wykonywała określoną czynność, po czym przekazywała zadania następnej, siedzącej przy biurku obok. Do nowoczesnej – jak na owe czasy – organizacji pracy używane wcześniej pomieszczenia biurowe zupełnie się nie nadawały. Wydzielone ścianami, nie zapewniały bezpośredniego kontaktu. Całą przestrzeń podzielono więc na dwie części: wspólną, gdzie się pracuje, oraz rekreacyjną. Oszczędność miejsca i pieniędzy po likwidacji poszczególnych pokoi pozwoliła znaleźć dodatkowe miejsce na odpoczynek. A firma zyskiwała dodatkowo większy nadzór nad pracownikami. Tak narodził się open space. Formuła szybko zaczęła obowiązywać w biurach w całych Stanach Zjednoczonych. Z czasem pojawiły się boksy dla pracowników, wydzielano pomieszczenia dla kierownictwa i zarządu (zazwyczaj przy oknach), odgrodzone od pracowników szklanymi ścianami.

W Europie biura rozwijały się inaczej. Przez długi czas na Starym Kontynencie dominowały powierzchnie celkowe, tj. wydzielone pokoje dla kilku pracowników. Tradycja projektowania tego typu przestrzeni była na tyle silna, że model open space został wprowadzony blisko pół wieku później niż w USA i to od razu w formie zmodyfikowanej. Wzorcem europejskiego modelu open space jest powstały w latach 60. niemiecki „pejzaż biurowy” (Buerolandschaft). Z wielkiej przestrzeni ściankami lub meblami zaczęto wydzielać mniejsze powierzchnie dla pracowników. Wprowadzano też zieleń, rekompensując w ten sposób brak dostępu do światła słonecznego.

Pracować jak w Google

– Model open space pojawił się u nas z bardzo dużym opóźnieniem, bo dopiero na początku lat 90. wraz z wejściem na nasz rynek zachodnich korporacji. I nie od razu cieszył się uznaniem. Pracownicy narzekali na brak prywatności, hałas, ciągłą kontrolę przełożonych – opowiada Katarzyna Żmijewska.

Szybko jednak ten sposób projektowania biur stał się obowiązujący. Część firm praktykowała rozwiązania amerykańskie, część europejskie. – Z dużych przedsiębiorstw tylko administracja i urzędy nie mają dziś takich biur – mówi Żmijewska. – W Polsce zmodyfikowano jednak klasyczny open space. W naszej kulturze obowiązuje dystans do władzy połączony z dużym indywidualizmem. W biurach, szczególnie polskich firm, pojawiły się więc osobne gabinety dla menedżerów i zarządu. Często nawet na innych piętrach niż otwarte pokoje pracowników – dodaje Bogusz Parzyszek, redaktor naczelny magazynu „Office & Facility” poświęconego powierzchniom biurowym.

Kiedy w Polsce powszedniał open space, na świecie zaczynała się rewolucja w myśleniu o planowaniu miejsc pracy. Na początku wieku skończyła się dominacja otwartej przestrzeni z identycznymi boksami dla pracowników. – Nowe technologie, elastyczny tryb i czas pracy zmieniły rolę, jaką powinno pełnić biuro – mówi Parzyszek. To już nie ma być fabryka, gdzie praca jest przekazywana z biurka do biurka. – Pracownik może równie dobrze wykonać pracę w domu czy na lotnisku. Wystarczy laptop, komórka i internet. Współczesne biura zaczęły zmieniać się z miejsca pracy w miejsca spotkań – dodaje ekspert. Tutaj widujemy się codziennie z kolegami z pracy, a także przyjmujemy klientów. Nowe biura muszą więc być tak skonstruowane, by można czuć się w nich dobrze na co dzień i aby były odpowiednio reprezentacyjne.

Tym, czym dla epoki przemysłowej był Larkin Building, tym dla epoki postbiurowej stały się siedziby Google’a rozsiane po całym świecie. Googleplex, czyli kwatera główna firmy, znajduje się w miasteczku Mountain View w Kalifornii. Budowa kompleksu o powierzchni 47 tys. metrów kwadratowych rozpoczęta w 1994 r. trwała trzy lata. Początkowo Google wynajmował pomieszczenia, dopiero pięć lat temu wykupił cały teren. I wtedy firma zaczęła dostosowywać przestrzeń do swoich potrzeb, dokonując prawdziwej rewolucji. Googleplex to wielki park rozrywki. Wnętrza zupełnie nie przypominają pomieszczeń biurowych. Są jak olbrzymie place zabaw dla dzieci. Znalazło się miejsce na replikę pierwszego prywatnego statku kosmicznego SpaceShipOne, pokoje kontemplacyjne oraz te do zabaw, w których można się zrelaksować, jedenaście kawiarni (każda z innym menu) i dwa małe baseny. Wszystkie te zabiegi mają jeden cel – pobudzić kreatywność pracowników.

Podobnie projektowane są wszystkie oddziały firmy. W Austrii piętra łączy zjeżdżalnia, a pokoje cichych rozmów wyglądają jak futurystyczne kokony. Popracować można też na hamakach. W Moskwie pełno nawiązań do rosyjskich bajek i poematów – to od nich nazwy wzięły poszczególne sale i styl ich wykończenia. Ulubionym pomieszczeniem inżynierów jest sala „Chatka na kurzej nóżce”, a najgorętsze uczucia wszystkich gości budzi automat do robienia waty cukrowej. Pracując nad biurem we Wrocławiu, projektanci inspirowali się kamiennymi, popękanymi chodnikami oraz płynącą w pobliżu Odrą. Strukturę kamienia i wody odwzorowano specjalnymi wykładzinami.

W ślady Google’a idą dziś korporacje z całego świata. – Projektowanie biur wygląda zupełnie inaczej niż 5 – 10 lat temu. Ogromny wpływ ma na to przekonanie, że wszystkie przedmioty poza spełnieniem swojej funkcji powinny być też atrakcyjne wizualnie – mówi Bogusz Parzyszek i tłumaczy, że na świecie stało się normą, iż przestrzeń przekazywała motto firmy, jej wartości, nawiązywała do produktów lub historii korporacji. – W Polsce takich biur mamy dopiero kilkadziesiąt – dodaje. Kilka miesięcy temu Great Place To Work Institute Polska oraz magazyn Bogusza wspólnie zorganizowały konkurs Kreatywne Biuro. Zgłosiło się kilkanaście firm. Wygrała siedziba Google’a, na drugim miejscu znalazł się Kraft Ford, na trzecim Mars.

Zaprojektuj sobie biuro

– Jednym z najważniejszych trendów współczesnego myślenia o biurach jest to, by koncepcje nie były narzucane pracownikom – mówi Żmijewska. – To oni będą w tych pomieszczeniach pracować, a więc powinni mieć wpływ na to, jak biura wyglądają – tłumaczy. I dlatego w Marsie pracownicy mogą sami zdecydować, czy siedzą przy tradycyjnych biurkach, czy przy takich, które można podnieść i pracować na stojąco. Czy wybierają fotele, czy dmuchane piłki. W całym biurze działa WiFi, więc w każdej chwili można się przenieść z pracą do takiej części firmy, gdzie będą się czuli wygodniej – do kuchni w stylu prowansalskim lub do otwartego salonu z kominkiem i biblioteczką. – W siedzibie pod Sochaczewem poszliśmy jeszcze dalej. Tam internet jest także w parku wokół biur, więc pracować można sobie gdzieś na ławce czy trawie – mówi Kutelski.

Jeszcze więcej swobody dał swoim pracownikom polski oddział Unilevera. To oni zdecydowali, jak będzie wyglądało nowe, otwarte w 2009 r. biuro. Koncepcje wnętrz opracował 12-osobowy zespół pracowników firmy, a na wypełnienie zachcianek koncern przeznaczył 15 mln zł, czyli blisko 30 tys. zł na pracownika. Przestrzeń podzielono na trzy strefy – pracy, relaksu i zabawy. Pierwsza i największa część to open space, w którym pracują pracownicy wszystkich szczebli. Kilka niewielkich gabinetów przeznaczono na biura członków zarządu. Na strefę relaksu – tzw. cool zone – składa się m.in. utrzymana w orientalnej stylistyce sala zen. W odpoczynku ma pomóc szum wody z miniwodospadu w pomieszczeniu, rośliny i wygodne wiklinowe fotele na wysypanej kamykami posadzce. Relaks zapewnia też biblioteka w stylu wiktoriańskim. Oprócz książek można wypożyczyć filmy czy muzykę. Jeżeli komuś to nie wystarcza, są jeszcze cztery kuchnie – Jazz, Laboratorium, Rasta, Rock. Trzecia strefa, czyli play zone, to pomieszczenie o undergroundowym charakterze pokryte graffiti, w którym można pograć w gry interaktywne.

– Takie biuro to nie tylko kwestia estetyki, sprawiania pracownikom przyjemności pracy w ładnym wnętrzu – przekonuje Jarosław Kutelski z Marsa. – To się przekłada na wyniki w pracy. Ludzie z ochotą przyjeżdżają do biura, na którego wygląd i funkcjonalność mają wpływ. Mają energię, bo pracują w przyjaznym środowisku i mogą odpowiednio zregenerować siły – dodaje. Unilever chwali się, że według ustaleń zewnętrznej firmy doradczej Kenex po przeprowadzce do nowego biura zadowolenie wśród pracowników wzrosło z 64 do 80 proc. I wciąż się utrzymuje.

Podobne wnioski płyną z raportów socjologów i psychologów pracy. Z ubiegłorocznego badania opublikowanego przez brytyjską Commission for Architecture and Build Environment (CABE) wynika, że już najprostsze elementy, jak jakość powietrza i oświetlenia, mogą przyczynić się do znacznej redukcji absencji pracowników i podnieść ich produktywność nawet o jedną piątą. W innym badaniu CABE wyliczyła, że dobrze zaprojektowana przestrzeń biurowa w sektorze usług, czyli tym zdominowanym przez tzw. pracowników wiedzy, może podnieść wydajność firm o 20 procent. Naukowcy z brytyjskiego University of Exeter poszli jeszcze dalej. Przepytali 2 tys. osób zatrudnionych w różnych biurach. Sprawdzono ich nastawienie do miejsca pracy i efektywność. Okazało się, że ludzie, którzy pracują w urządzonej zgodnie z własnym gustem przestrzeni, są o 17 proc. bardziej efektywni od pracujących w sformalizowanych i sztywnych warunkach. – Zmienił się nasz sposób pracy. Elastyczność i kreatywność są najcenniejsze zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. A biura muszą im sprzyjać – podsumowuje Bogusz Parzyszek. Sprzyjać, czyli tak naprawdę nakłaniać do tego, by pracownik dawał z siebie jak najwięcej, jak trzeba, to i choćby i po godzinach.

Biuro 2.0

Praca w biurze, choć nie jest już nieodzowna, wspomaga kreatywność i zaangażowanie pracowników. Rozbudowujące się miasta i coraz większe korki powodują, że codzienne podróże do pracy zajmują godziny. Cisco, jedno z największych przedsiębiorstw informatycznych świata, opracowało więc zupełnie nowy model biur, tzw. smart work centers. Przedsiębiorstwo sprawdza, z jakich części aglomeracji dojeżdżają pracownicy, i wynajmuje własnie w tych częściach miasta mniejsze obiekty, czasem nawet pojedyncze pokoje, by zamiast spędzać godziny w środkach transportu, szybciej mogli się dostać właśnie tam. Ale nie chodzi o to, by całkiem zkliwidować centralną siedzibę.

To ona pozostaje głównym miejscem pracy, ale choć jeden dzień czy dwa w tygodniu przepracowane w pobliżu domu pozwalają zaoszczędzić sporo czasu i nerwów.

Model smart work centers jest już wprowadzany w życie. W Holandii zdecydowało się na niego miasto Amsterdam, które podpisało umowę z kilkoma prywatnymi przedsiębiorstwami i wspólnie podnajęli biura w pobliskim Almere, skąd codziennie do pracy w Amsterdamie podróżują tysiące ludzi. W jego ramach stworzono 34 w pełni wyposażone stanowiska pracy i 30 sal konferencyjnych. Już po kilku miesiącach działalności okazuje się, że średnio każdy korzystający z tego rozwiązania pracownik zaoszczędził 66 minut dziennie na dojazdy, a koszty wynajmu takich biur są od 50 do 70 proc. niższe od podobnych powierzchni w Amsterdamie.