Najbardziej trend do zgłaszania reklamacji widać w branży budowlanej. – Podpisanie kontraktu nie oznacza wypłaty kwoty po realizacji kontraktu. Po zakończeniu prac zaczynają się negocjacje, kto i ile ma zapłacić – mówi Jarosław Chałas, partner w kancelarii prawnej Chałas i Wspólnicy. Doradza, że najprostszym sposobem jest dzielenie zamówienia na transze. W przypadku robót budowlanych płatność powinna następować po każdym etapie. Ta sama zasada może być też stosowana w innych branżach. Ale to nie gwarantuje bezpieczeństwa.
Największe i najmniejsze
– W branży budowlanej większość reklamacji dotyczy albo dużych kontraktów, albo bardzo małych – mówi Wojciech Lasoń, kierownik ds. windykacji w Coface Poland. Przy mniejszych umowach kontrahenci liczą, że wierzyciel zapomni o długu. Przy dużych skala prac zwiększa prawdopodobieństwo wystąpienia reklamacji. Często przedsiębiorcy, którzy nie mogą odzyskać zapłaty, sami stwarzają warunki sprzyjające zgłoszeniu reklamacji, także fikcyjnych. – Zmorą są zlecenia telefoniczne bez pisemnej umowy – mówi Katarzyna Walesiek.
Gdy brak dowodów na piśmie, kontrahent może powiedzieć, że ktoś czegoś nie zrozumiał i zamówione np. wkręty są krótsze niż zamówiono. Firma, mając zamówienie telefoniczne, może zacząć je przygotowywać, ale z wysyłką warto wstrzymać się do otrzymania potwierdzenia faksem. Przy podpisywaniu kontraktów firmy nie dbają o precyzyjne opisanie przedmiotu zamówienia.
Reklama
Zaraz po dostawie
– Jeśli reklamacja jest zasadna, to pojawia się tuż po dostawie towaru. Im dłuższy czas mija od tej daty, tym większe prawdopodobieństwo, że kontrahentowi chodzi tylko o przedłużenie terminu płatności – mówi Katarzyna Walesiek. Podkreśla, że ważna jest terminowość dostaw. Opóźnienie dostawy może dać pretekst do odmowy zapłaty. Odbiorca może argumentować, że nie doczekał się na towar, kupił inny za gotówkę. Przesłanego później nie odesłał, bo liczył, że wykorzysta go do produkcji czy uda się go sprzedać. Tymczasem przy ograniczeniu popytu może mieć z tym problem i wykorzystać opóźnienie jako pretekst do nieuregulowania płatności za dostawę.
– W przypadku częściowego wykorzystania towaru czy wadliwości pewnej partii dostawy staramy się doprowadzić do uregulowania płatności choć w części – mówi Wojciech Lasoń. Windykatorzy nie dopuszczają też do sytuacji, w których reklamacja ma być uzasadnieniem braku płatności za poprzednie partie towaru, które nie są podstawą reklamacji.
ZE STRONY PRAWA
Zgodnie z prawem reklamacja powinna zostać zgłoszona w odpowiednim czasie. W odniesieniu do przedsiębiorców mówi o tym art. 563 k.c., który stanowi, że utrata uprawnień z tytułu rękojmi następuje, jeżeli kupujący nie zbadał rzeczy w czasie i w sposób przyjęty przy rzeczach tego rodzaju i nie zawiadomił niezwłocznie sprzedawcy o dostrzeżonej wadzie, a w wypadku gdy wada wyszła na jaw dopiero później – jeżeli nie zawiadomił sprzedawcy niezwłocznie po jej wykryciu.