Nie trzeba mieć oszczędności ani zaciągać kredytów. Wynajęcie sprzętu i urządzeń będzie tańsze niż kupno.
Własne biuro można dziś uruchomić dużo mniejszym nakładem finansowym niż jeszcze kilka lat temu. Zaoszczędzić można nie tylko na stawkach czynszu za wynajem lokalu, do czego przyczynia się większa skłonność zarządców nieruchomości do negocjacji warunków umowy, lecz także na jego wyposażeniu. Na polskim rynku działa już bowiem co najmniej kilkadziesiąt firm oferujących wynajem niezbędnych mebli oraz sprzętu IT.

Nowe lub z komisu

Wśród nich są zarówno takie, które oferują fabrycznie nowy sprzęt z możliwością późniejszego jego odkupienia, jak i takie, które działają na zasadzie komisu, czyli proponują sprzęt używany. Te ostatnie stanowią zdecydowaną większość na rynku.
Wynajem mebli i używanego sprzętu IT jest nawet o połowę tańszy niż nowego, dostarczanego przez firmy specjalizujące się przede wszystkim w sprzedaży produktów wprost z fabryki. Cena wynajmu jest uzależniona od ilości i jakości wypożyczanego sprzętu oraz czasu trwania umowy.
– Firmy zamawiające w naszej firmie meble biurowe dla 100–200 stanowisk, podpisujące umowę na okres 3–4 lat mogą liczyć na stawkę za wynajem rzędu około 30 zł miesięcznie. W tej cenie otrzymują fotel, biurko, kontener oraz szafkę dla każdego miejsca pracy. Przedsiębiorcy wynajmujący sprzęt dla kilku miejsc pracy mogą natomiast spodziewać się opłaty w granicach 50 zł miesięcznie za każdy komplet – wylicza Paweł Łyjak, współwłaściciel firmy Bema Meble Biurowe.
W przypadku mebli luksusowych i gabinetowych stawki za wynajem są wyższe i oscylują w granicach 50–90 zł za komplet miesięcznie. – Bywa jednak, że przy dużym zamówieniu za meble do gabinetu pobieramy taką stawkę jak za wyposażenie innych stanowisk pracy – dodaje Paweł Łyjak.
Umowę z firmą wynajmującą meble biurowe można więc podpisać na każdy okres. Jednak przedsiębiorcy, którzy potrzebują wyposażenia na krótki czas, czyli na 2–4 tygodnie muszą liczyć się z tym, że zawsze otrzymają sprzęt używany. Firmy deklarują jednak, że nie noszą one wyraźnych oznak zniszczenia, bo są restaurowane na bieżąco.
Przyjmuje się, że żywotność mebli biurowych wynosi ok. 4–5 lat. Po tym czasie następuje ich amortyzacja. Różnica w cenie między zakupem, a wynajmem na ten czas mebli wynosi, jak oceniają firmy, ok. 30–40 proc.
Na wyposażenie w nowe meble liczącego 15 pracowników biura potrzeba ok. 30–40 tys. zł. Tymczasem wypożyczenie tych sprzętów przez 4–5 lat wiąże się z wydatkiem ok. 18–28 tys. zł

Serwis i depozyt

Ale to niejedyna zaleta korzystania z tego rozwiązania. Ważne jest też to, że praktycznie od ręki otrzymuje się wszystkie potrzebne meble, za które płaci się nie od razu, a w miesięcznych ratach. Wreszcie firmy, które je dostarczają, oferują nie tylko ich dowóz, ale też aranżację wnętrza oraz najczęściej bezpłatny serwis. To oznacza, że wszystkie naprawy są wykonywane przez pracowników firmy wynajmującej na jej koszt. Wystarczy tylko zgłosić awarię telefonicznie. Oczywiście dodatkowo trzeba zapłacić za naprawy wynikające z uszkodzeń związanych np. z niewłaściwą eksploatacją. – Zaletą jest też to, że gdy zmienia się koncepcja działania biura, czyli na tej samej powierzchni zachodzi konieczność utworzenia większej liczby stanowisk, przedsiębiorca nie musi martwić się o zakup mniejszych biurek i sprzedaż tych większych. Wystarczy tylko, że do nas zadzwoni, podpisze aneks do umowy i otrzymuje potrzebny sprzęt – tłumaczy Paweł Łyjak.
Wreszcie używane przez kilka lat meble można odkupić po kilka złotych za kompletne stanowisko. – Naszym stałym klientom proponujemy też preferencyjne warunki zakupu przy zamówieniu zupełnie nowych sprzętów – dodaje Łyjak.
Klient wypowiadający po dwóch miesiącach umowę zawartą na 5 miesięcy musi dopłacić za dostarczony sprzęt. Wyrównanie następuje do stawki, która obowiązuje przy krótszym okresie najmu.
Podpisując umowę na wynajem mebli, trzeba zostawić depozyt. Jego wysokość wynosi na ogół dwu-, trzykrotność miesięcznej stawki za wynajem. Jest on zwracany przy zakończeniu współpracy. Może jednak przepaść na rzecz firmy wynajmującej, gdy przedsiębiorca rozwiąże umowę przed ustalonym terminem. Nie dotyczy to jednak sytuacji, w której nastąpiło to z powodu bankructwa firmy.
Warto też wypytać o koszty dostawy. Zwykle większe firmy transport oferują za darmo, jeżeli dowóz jest w obrębie miasta, z którego pochodzą. Dlatego wypożyczalni mebli najlepiej jest szukać jak najbliżej nowej siedzimy firmy.

IT na miarę potrzeb

Firmy wynajmujące meble z reguły nie dostarczają sprzętu IT, ale te większe mają partnerów, którzy się tym zajmują. Dlatego przed zawarciem umowy warto sprawdzić, jakie możliwości daje nam współpraca z danym dostawcą.
Przy wypożyczeniu sprzętu IT obowiązują zasady podobne jak w przypadku mebli, z tą jednak różnicą, że jest on użyczany przez większość firm na krótszy okres niż ma to miejsce na rynku meblowym.
– Podpisujemy umowy na maksymalnie sześć miesięcy z możliwością ich przedłużenia na kolejny taki czas – mówi Radosław Ignaczak z firmy WynajemIT.pl.
Wynajem długoterminowy, czyli sięgający nawet 3 lat stosuje m.in. spółka Datacom System.
Jak informuje jej pracownik, w takiej sytuacji dostarczany jest do klienta nie tylko nowy sprzęt, jeżeli sobie tego życzy, ale wręcz przygotowany pod jego konkretne potrzeby. Firma nie chce jednak ujawnić, ile trzeba zapłacić za wynajem urządzeń przy tak długim okresie ich użytkowania. Cena jest ustalana indywidualnie z klientem i zależy od liczby i klasy zamawianych urządzeń.
Wynajem sprzętu IT jest znacznie droższy niż mebli. Za jeden dzień użyczenia laptopa przy trwającej 2 miesiące umowie trzeba zapłacić ok. 4 zł, a przy sześciomiesięcznej umowie tylko złotówkę mniej. Wypożyczenie komputera jest o połowę tańsze, czyli oscyluje w granicach 1,60–2,50 zł. – Do tego trzeba doliczyć koszt systemu operacyjnego. Za Windows trzeba zapłacić 35 zł miesięcznie za każde stanowisko, a za pakiet Office – 45 zł – wyjaśnia Ignaczak.
Koszt wynajmu biurowej drukarki przy umowie sześciomiesięcznej waha się w granicach 1,50–3 zł za każdy dzień. Za ksero opłata jest jeszcze większa i wynosi nawet 5–6 zł. Przy wypożyczeniu tego rodzaju urządzeń trzeba jeszcze doliczyć opłatę za każdy wydruk. Sięga ona 3–4 groszy za stronę. Ale w takiej sytuacji dostarczenie materiałów eksploatacyjnych, takich jak toner, leży już po stronie firmy dostarczającej sprzęt.

Czego dusza zapragnie

W wypożyczalniach znaleźć też można projektory, skanery, głośniki czy telewizory. Zatem skompletowanie urządzeń do sali konferencyjnej w biurze też nie będzie problemem. Wypożyczenie projektora na pół roku wiąże się jednak z wydatkiem ok. 1–2,4 tys. zł., a telewizora – 1–4 tys. zł w zależności od jego wielkości oraz tego, czy jest to LCD, czy plazma. Za projektor na jeden dzień trzeba zapłacić nawet 120–130 zł.
W cenę wynajmu na ogół wliczona jest dostawa sprzętu, instalacja i odbiór. Z serwisem jest różnie. Są firmy na rynku, które koszty z tym związane przerzucają bowiem na użytkownika.
Niektóre firmy wymagają też kaucji za sprzęt. Jej wysokość może sięgać nawet 70–80 proc. wartości wynajętego sprzętu. W takiej sytuacji często bardziej opłaca się jego zakup albo leasing.
Tak jak w przypadku branży meblowej i tu obowiązują kary za wcześniejsze wypowiedzenie umowy. Nie wiążą się one jednak z automatycznym przepadkiem kaucji.
Innym problemem jest to, że na rynku wciąż jest niewiele firm, które od zaraz są w stanie dostarczyć urządzenia potrzebne do pracy na 60–100 stanowiskach. Może się więc okazać, że chcąc skorzystać z wynajmu, trzeba będzie zawrzeć umowę z kilkoma firmami.

Korzyści płynące z wynajmu mebli i sprzętu IT:

● urządzenia można wypożyczyć na dowolny okres,

● płatność następuje w comiesięcznych ratach, nie trzeba więc od razu płacić za dostarczone urządzenia,

● płatność następuje tylko za rzeczywisty okres korzystania z urządzeń i mebli,

● otrzymuje się dostęp do szerokiej oferty; sprzęt można wymieniać w zależności od potrzeb,

● otrzymuje się wsparcie techniczne i serwisowe przez cały okres trwania umowy,

● otrzymuje się sprzęt przygotowany pod indywidualne zamówienie.