Dyskusje o elastycznym czasie pracy ożywił na nowo mazowiecki urząd marszałkowski. Jego kierownictwo wpadło na pomysł odpracowywania przez palaczy czasu spędzonego „na dymku” albo potrącania nieprzepracowanych godzin z pensji. Ta, skądinąd logicznie wyglądająca propozycja, przypomniała wielu pracodawcom o możliwościach, które dają wprowadzone przed kilkoma miesiącami przepisy.
Mało produktywni
Chociaż ostatnie dwudziestolecie to czas rewolucji w wydajności pracy, podczas której produktywność polskich pracowników niemal się podwoiła, nadal pod tym względem krajowe firmy znajdują się w światowym ogonie. Polacy wytwarzają zaledwie 46 proc. tego, co osoby zatrudnione w Stanach Zjednoczonych. Najbardziej wydajnie w Europie pracują Norwegowie (98 proc.) i Francuzi (80 proc.) – wynika z
badania tempa wzrostu produktywności przeprowadzonego przez firmę Conference Board, zajmującą się analizą rynku pracy.
Podniesieniu wydajności pracy sprzyja wprowadzenie elastycznych form zatrudnienia (EFZ) i elastycznego czasu pracy (ECP). Jak wynika z badań korporacji Regus, udostępniającej tego rodzaju rozwiązania, 80 proc. pracowników w przedsiębiorstwach zatrudniających do 250 osób uważa, że ECP przynosi firmie korzyści (takiego samego zdania jest 68 proc. zatrudnionych przez korporacje). Dzięki mobilnym rozwiązaniom zatrudnieni są lepiej zmotywowani, mają więcej energii, mniej czasu spędzają na zwolnieniach, więcej natomiast w terenie.
– Dzięki wprowadzeniu elastycznego czasu pracy spółka może zaoszczędzić na kosztach prowadzenia biura – zauważa Krzysztof Rudyk, do niedawna country manager firmy Regus w Polsce. – Dostępność takich rozwiązań jest szczególnie atrakcyjna dla mniejszych podmiotów – dodaje.
Ruchoma doba
Wprowadzeniu elastycznego czasu pracy sprzyja uchwalona w połowie 2013 r. nowelizacja kodeksu pracy. Zgodnie z jej zapisami przedsiębiorca może rozliczać się z pracownikami na podstawie nawet 12-miesięcznego okresu zatrudnienia. W tym czasie muszą oni przepracować określoną liczbę godzin (w br. – 2 tys.). Nie ma natomiast znaczenia, jak te godziny zostaną podzielone na poszczególne dni. Pracodawca może uzasadnić wprowadzenie takiego rozliczenia przyczynami technicznymi, dotyczącymi organizacji pracy, czy związanymi ze specyfiką rynku, na którym działa. Muszą być jednek zachowane zasady przewidujące
prawo do odpoczynku dobowego (co najmniej 11 godzin) lub tygodniowego (nie mniej niż 35 godzin).
Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku sporządzania w odniesieniu do każdego zatrudnionego szczegółowego grafiku zajęć. Można zatem uzgodnić, że pracownik będzie rozpoczynał wykonywanie obowiązków w różnych godzinach. Dozwolone jest ustalenie przedziału czasu, podczas którego on sam zdecyduje, o której godzinie rozpocznie pracę i kiedy ją zakończy. Możliwe jest również uzgodnienie, że w jednym dniu będzie rozpoczynał wykonywanie swoich obowiązków w ramach jednego przedziału (na przykład w poniedziałki, środy i piątki między godziną 7 a 9 rano), a w pozostałe dni – innego (np. we wtorki i w czwartki np. między 8.30 a 10.30).
Ale nowela wprowadza również nieznaną wcześniej instytucję ruchomej doby pracowniczej. Na wniosek zatrudnionego pracodawca może zgodzić się, by w ciągu jednej doby pracowniczej dwukrotnie rozpoczynał on wykonywanie swoich obowiązków. Po ośmiu godzinach pracy musi mieć co prawda zagwarantowane jedenaście godzin odpoczynku, ale potem znów może przystąpić do swoich zadań (wcześniej przerwa musiała trwać nie mniej niż 16 godzin). – Pracodawca musi pamiętać, że wprowadzenie takich rozwiązań nie może się wiązać z łamaniem ogólnych, określonych także w ustawie zasad dotyczących bezpieczeństwa i higieny – podkreśla Piotr Wojciechowski, adwokat i ekspert prawa pracy.
Ziarnko do ziarnka
Przepisy uelastyczniające zasady pracy umożliwiają pracodawcom podwyższenie efektywności. Głośny stał się ostatnio pomysł mazowieckiego urzędu marszałkowskiego, by skrupulatnie rozliczyć godziny pracy palaczy. Jak wynika z analizy organizacji Polska Bez Dymu, spędzają oni przeciętnie 40 minut dziennie na paleniu tytoniu. W ciągu roku z pozoru drobne przerwy składają się na 22 dni wolnego. – Oznacza to, że korzystający z przerwy na papierosa wymuszają de facto na pracodawcy dodatkowy urlop, nie wykonują wtedy swoich obowiązków – mówi Dominika Kozłowska, rzecznik tej organizacji.
Dotychczas pracodawca mógł nie płacić za tego rodzaju przerwy, wykorzystując przepis dotyczący godzinnej, niewchodzącej do czasu pracy przerwy „na załatwienie spraw osobistych”. Obecnie ma także do dyspozycji art. 151 noweli. Zezwala on, jak twierdzą specjaliści, na obciążanie zatrudnionego zliczonym w trybie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym czasem pracy, który poświęcił na oddawanie się tytoniowemu nałogowi. – Pracodawca może wprowadzić zasadę, że każdy palacz wraz z podpisaniem umowy musi zadeklarować, ile czasu w ramach dniówki będzie poświęcał na oddawanie się swojemu nałogowi – mówi Piotr Wojciechowski. – O taki czas pracodawca będzie mógł wtedy wydłużyć jego czas pracy albo przyjąć zasadę, że następnego dnia przystępuje do swoich obowiązków wcześniej. Ten dodatkowy czas w obu przypadkach nie będzie uznawany za nadgodziny.
Problemem w powszechnym wprowadzeniu elastycznych form zatrudnienia był zawsze brak wsparcia ze strony państwa.
Idzie nowe
Niebawem jednak może się to zmienić. Jak przewiduje znajdujący się w Sejmie, zaakceptowany przez rząd, projekt nowelizacji ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przedsiębiorca, który utworzy nowe stanowisko dla powracającej z urlopu macierzyńskiego matki, jednego z bezrobotnych rodziców lub osoby sprawującej wyłączną opiekę nad całkowicie od niej zależnym członkiem rodziny – czyli dla osób, które najchętniej wykonują obowiązki służbowe poza siedzibą firmy, będzie mógł starać się o specjalny grant finansowy, wypłacany ze środków zarządzanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) Funduszu Pracy. Maksymalna wysokość wsparcia na jednego pracownika ma być równa sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia brutto w krajowej gospodarce (obecnie 1680 zł, więc udzielona w styczniu dotacja wyniosłaby około 10 tys. zł).
W umowie przedsiębiorca będzie musiał zobowiązać się do utrzymania utworzonego w takim trybie etatu co najmniej przez rok (dwanaście miesięcy) lub półtora roku (gdy umowa obejmować będzie pracę w niepełnym wymiarze co najmniej połowy etatu). Projekt noweli przewiduje, że w takim trybie przedsiębiorca nie będzie mógł zatrudniać najbliższej rodziny: żony, teściów lub rodziców, rodzeństwa, dzieci własnych lub małżonka oraz przysposobionych.
Kluczowa promocja
W przypadku niewywiązania się z obowiązków względem zatrudnionej osoby będzie musiał zwrócić grant razem z ustawowymi odsetkami (liczonymi od dnia otrzymania środków). W sytuacji gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpi z winy objętego pomocą pracownika, wygaśnie jego stosunek pracy lub przejdzie on na emeryturę (przed upływem dwunastu lub osiemnastu miesięcy), na zwolnione miejsce lokalny starosta, który ma zarządzać programem, będzie mógł skierować inną osobę. Gdy taka się nie znajdzie, przedsiębiorca będzie musiał zwrócić świadczenie w wysokości proporcjonalnej do okresu, podczas którego nie udało się utrzymać wspomaganego z budżetu zatrudnienia.
Analitycy wskazują, że chociaż dotacja ma charakter socjalny, może okazać się atrakcyjna zachętą dla przedsiębiorców do stosowania elastycznych form zatrudnienia (na przykład w formie telepracy), szczególnie w mniejszych miejscowościach. Grant ma przy tym spełniać warunki dopuszczonej przez Unię Europejską, państwowej pomocy dla przedsiębiorstw de minimis.
Jak rozliczać ECP
● Podczas rozliczeń finansowych z zatrudnionymi na podstawie przepisów o elastycznym czasie pracy najczęściej stosowany jest system polegający na gromadzeniu dodatnich lub ujemnych godzin na koncie pracowniczym. Raz w miesiącu przepracowany okres jest podsumowywany, informacja wędruje do kadr oraz działu finansowego i następuje wypłata.
● W firmach pracujących w systemie ciągłym (hotele, pensjonaty, usługi medyczne, transportowe itp.) konieczne jest takie ułożenie grafiku, aby praca odbywała się także w weekendy i nocą. Dlatego osobom wykonującym w takim trybie obowiązki przysługują większe rekompensaty. Najczęściej stosowane jest dodatkowe wynagrodzenie, ale w ok. jednej piątej krajowych firm pracownicy otrzymują dodatkowe dni wolne, zwykle w większym wymiarze niż ten, który został przepracowany. Zwykle za przepracowanie jednego dnia ustawowo wolnego od pracy przysługuje ok. 120–180 proc. dniówki.
● Godziny nadliczbowe mogą być także zbierane na pracowniczych kontach długoterminowych. Gdy zatrudniony w określonym czasie (w ciągu miesiąca czy roku) ich nie wykorzysta, przyznawana jest mu premia w postaci dodatkowych dni wolnych albo gratyfikacji pieniężnej.
● W okresach mniejszych zamówień zamiast zwalniać pracowników, lepiej wprowadzić system pracy w niepełnym wymiarze, w którym wynagrodzenie będzie liczone na podstawie faktycznie przepracowanych godzin.
Procedury przejścia na elastyczny czas
Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe powinny być ustalane w zbiorowym układzie pracy lub wewnętrznym regulaminie albo obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu). Podobnie przedłużenie okresu rozliczeniowego oraz rozkład czasu pracy poszczególnych zatrudnionych powinno być ustalone w układzie zbiorowym pracy w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi organizacjami, pracodawca może uzgodnić treść porozumienia z reprezentatywnymi (zrzeszającymi większość załogi). Jeżeli natomiast w firmie nie działają w ogóle organizacje związkowe, jak ma to miejsce w większości małych i średnich przedsiębiorstw, możliwe jest zawarcie porozumienia z wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy przedstawicielami zatrudnionych. Dozwolone jest także zawieranie z poszczególnymi pracownikami porozumienia dotyczącego ruchomej doby pracowniczej. Warunkiem jest jednak wystąpienie przez nich z pisemnym wnioskiem o objęcie tego rodzaju zasadami.
