Pracownicy delegowani w Polsce – między praktyką biznesową a przepisami
Realizacja inwestycji w Polsce często wiąże się z czasowym delegowaniem do naszego kraju specjalistów, inżynierów, kadry zarządzającej oraz pracowników technicznych z zagranicy. W przypadku koreańskich firm jest to naturalny element procesu uruchamiania zakładu, wdrażania technologii czy nadzorowania strategicznych projektów. Z perspektywy polskich przepisów obecność delegowanych pracowników wiąże się jednak z dodatkowymi obowiązkami podatkowymi.
W ścisłym rozumieniu ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług pracodawcą delegującym pracownika do Polski jest pracodawca prowadzący znaczną działalność w innym państwie członkowskim, który czasowo kieruje pracownika do wykonywania pracy na terytorium Polski. Ustawowa definicja odnosi się więc przede wszystkim do delegowania w ramach rynku Unii Europejskiej. W praktyce biznesowej określenie „pracownik delegowany” jest często używane szerzej, także w odniesieniu do osób czasowo kierowanych do Polski przez pracodawców z Korei Południowej lub innych państw spoza Unii Europejskiej. W takich przypadkach status każdej osoby powinien zostać przeanalizowany z uwzględnieniem między innymi prawa imigracyjnego, prawa pracy, prawa podatkowego oraz prawa ubezpieczeń społecznych.
Fiskus zwrócił pół miliona złotych. Dlaczego podatki pozostały nieuregulowane?
Zarówno inwestorzy, jak i pracownicy delegowani mierzą się w Polsce z różnego rodzaju przeszkodami wynikającymi głównie z niezrozumienia przepisów. Skalę problemu pokazuje przypadek koreańskiej spółki realizującej w Polsce duży projekt związany z budową zakładu produkcyjnego. W pracach uczestniczyła liczna grupa koreańskich pracowników delegowanych do Polski. Po stronie poszczególnych osób powstały indywidualne zobowiązania z tytułu podatku dochodowego, jednak pracownicy nie posiadali polskich rachunków bankowych, by zrealizować przelew.
Chcąc terminowo uregulować należności pracowników, pracodawca dokonał ze swojego rachunku płatności na łączną kwotę około 500 000 zł. Organ podatkowy zakwestionował jednak przyjęty sposób zapłaty i zwrócił pieniądze spółce. Zobowiązania pracowników nadal figurowały jako nieuregulowane, a do poszczególnych osób zaczęły trafiać wezwania do zapłaty. Pojawiło się również ryzyko naliczenia odsetek.
Przyczyną problemu były zasady dotyczące zapłaty podatku przez osobę trzecią. Zgodnie z art. 62b Ordynacji podatkowej inny podmiot może zapłacić podatek za podatnika, jeżeli kwota podatku nie przekracza 1000 zł. Przy wyższym zobowiązaniu taka wpłata co do zasady nie powoduje jego wygaśnięcia. Dlatego pieniądze przekazane bezpośrednio z rachunku pracodawcy nie zostały zaliczone na poczet zobowiązań pracowników.
Najbardziej oczywiste rozwiązanie okazało się w tym przypadku trudne do zastosowania. Wprawdzie każdy pracownik mógł dokonać indywidualnej płatności w placówce pocztowej lub przelewem, ale w praktyce oznaczało to konieczność otworzenia rachunku bankowego w Polsce i samodzielnego przejścia przez procedurę bankową. Wielu pracowników wymagałoby w takiej sytuacji wsparcia tłumacza przysięgłego, który mógłby uczestniczyć w procesie zakładania konta, jednak ze względu na ograniczoną liczbę dostępnych specjalistów (w Polsce jest zaledwie pięciu tłumaczy przysięgłych języka koreańskiego) rozwiązanie to wiązało się zarówno z dodatkowymi kosztami, jak i z trudnościami organizacyjnymi.
– Ten przypadek firmy koreańskiej ze Śląska pokazał, że samo przekazanie środków do Urzędu Skarbowego nie zawsze oznacza skuteczne uregulowanie zobowiązania podatkowego. Kluczowe znaczenie ma właściwe zaprojektowanie całego procesu płatności – mówi Dariusz Obrocki, CEO TIAS.
Zidentyfikowana potrzeba koreańskiego pracodawcy stała się impulsem do uruchomienia nowej usługi w formule Małej Instytucji Płatniczej.
– Rozpoczęcie przez TIAS działalności jako Mała Instytucja Płatnicza oraz wpis do rejestru prowadzonego przez KNF pod numerem MIP 269/2025 pozwoliły nam stworzyć usługę, która odpowiada na potrzeby zagranicznych pracodawców i pracowników delegowanych. Dla Klienta oznacza to ograniczenie zaangażowania do przekazania środków oraz informacji o pracownikach i wysokości ich zobowiązań podatkowych. Pracownicy delegowani nie muszą natomiast samodzielnie organizować płatności ani otwierać rachunków bankowych w Polsce – podsumowuje Dariusz Obrocki.
Jak działa Mała Instytucja Płatnicza i co zmienia dla pracodawców oraz pracowników?
Mała Instytucja Płatnicza (MIP) jest jedną z prawnie uregulowanych form świadczenia usług płatniczych w Polsce. Może wykonywać czynności określone w ustawie o usługach płatniczych, w tym prowadzić rachunki płatnicze, realizować przelewy i dokonywać transferów środków pieniężnych w zakresie wynikającym z dokonanego wpisu.
Działalność MIP ma charakter regulowany i może być prowadzona dopiero po wpisie do rejestru dostawców usług płatniczych i wydawców pieniądza elektronicznego prowadzonego przez Komisję Nadzoru Finansowego. MIP musi również spełniać określone wymagania organizacyjne, dokumentacyjne i sprawozdawcze, a także wymagania związane z zarządzaniem ryzykiem oraz przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.
Pracodawca realizuje przelew na rachunek podmiotu działającego jako Mała Instytucja Płatnicza oraz dostarcza informacje niezbędne do realizacji płatności. Następnie, na podstawie odrębnych zleceń płatniczych, MIP wykonuje indywidualne przelewy dotyczące zobowiązań podatkowych poszczególnych pracowników.
Każda płatność jest przypisana do konkretnego podatnika i kierowana na jego właściwy mikrorachunek podatkowy. Przelew zawiera dane wymagane do prawidłowego rozliczenia zobowiązania, w tym odpowiednią kwotę, okres rozliczeniowy oraz symbol formularza podatkowego. Cały proces jest realizowany i dokumentowany indywidualnie dla każdego pracownika, mimo że środki zostały wcześniej przekazane przez pracodawcę w sposób zbiorczy.
Mniej formalności, większa kontrola nad płatnościami
Mała Instytucja Płatnicza znacząco upraszcza regulowanie zobowiązań podatkowych pracowników delegowanych, zastępując wiele rozproszonych działań jednym uporządkowanym i profesjonalnie zarządzanym rozwiązaniem.
Dla firm oznacza to ograniczenie obciążeń administracyjnych, większą kontrolę nad realizacją płatności oraz pewność ich terminowego i zgodnego z przepisami wykonania. Z kolei pracownicy delegowani zyskują wygodne rozwiązanie, które eliminuje konieczność samodzielnego organizowania płatności i ogranicza związany z tym stres.
Cały proces jest zaprojektowany tak, aby zaangażowanie klienta i jego pracowników było ograniczone do niezbędnego minimum, dzięki temu Mała Instytucja Płatnicza skutecznie łączy bezpieczeństwo, sprawność operacyjną i komfort wszystkich zaangażowanych stron.
Autor: Dariusz Obrocki - CEO TIAS, ekspert z ponad 26-letnim doświadczeniem w zarządzaniu finansami, procesami operacyjnymi i doradztwie strategicznym. Od lat wspiera międzynarodowych inwestorów rozwijających działalność w Polsce oraz firmy realizujące projekty na rynkach zagranicznych, ze szczególnym uwzględnieniem Azji.
Specjalizuje się w tematach z pogranicza bezpieczeństwa, finansów i technologii. Publikuje w serwisach Grupy INFOR, m.in. na Dziennik.pl i Forsal.pl.