Sposoby zabezpieczania przedmiotów w depozytorach

W depozytorach najczęściej przechowywane są klucze, jednak coraz bardziej popularne są urządzenia do przechowywania przedmiotów takich jak: telefony komórkowe, laptopy, korespondencja (listy, paczki), dyski twarde, plombownice, karty zbliżeniowe, terminale magazynowe, dokumenty pojazdów (w tym książki pojazdów), jak również specjalistyczne urządzenia do przechowywania broni krótkiej i długiej.

1. Depozytory na broń

Przechowywanie broni jako jednej z nielicznych grup przedmiotów jest uregulowanie prawnie Ustawą z dnia 21 maja 1999 r. o broni i amunicji, a szerzej w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26 sierpnia 2014 r. w sprawie przechowywania, noszenia oraz ewidencjonowania broni i amunicji. Paragraf 2 rozporządzenia mówi: "Broń i amunicję przechowuje się w odpowiednio przystosowanym do tego celu pomieszczeniu, zwanym dalej »magazynem broni«, lub w urządzeniach spełniających wymagania co najmniej klasy S1 według normy PN-EN 14450".

W przypadku przechowywania broni w magazynie broni, dla jej większej ochrony można zastanowić się nad wykonaniem depozytora w podwyższonej klasie odporności na włamanie np.: RC2 według normy PN-EN 1627. Zastosowanie takich depozytorów w magazynie broni nie jest sprzeczne z ustawą oraz zapewnia większą elastyczność użytkowania dzięki m.in. możliwości wykorzystania zewnętrznych ekranów dotykowych, czytników zbliżeniowych czy innych czujników do autoryzacji użytkowników i identyfikacji zawartości.

1.1 Status zajętości skrytek

Niezależnie od tego, jaki rodzaj depozytorów broni jest potrzebny, powinniśmy mieć informacje o stanie zajętości skrytki z bronią. W tym celu skrytki wyposaża się w rozmaite technologie automatycznej identyfikacji statusu skrytek, które mogą być użytkowane razem lub osobno w zależności od potrzeb.

Przykładowe metody „oczujnikowania” skrytek:

• czujniki optyczne – znamy wtedy stan skrytki (wolna/zajęta), wiemy, kto i kiedy zapełnił i opróżnił skrytkę, nie wiemy jednak, co jest w środku. Jest to rozwiązanie podstawowe, sprawdzające się w miejscach nadzorowanych, np. na wartowniach w zakładach karnych przy deponowaniu broni przez konwoje. Ta metoda pozwala na deponowanie dowolnego rodzaju broni, która nie jest w żaden sposób przypisana do skrytki i umożliwia zdeponowanie broni w skrytce z gwarancją, że nie zostanie ona otwarta, dopóki osoba deponująca nie opróżni całkowicie skrytki.
• system wag – to rozwiązanie idealne dla większych magazynów, gdzie deponowana broń ma na stałe przypisaną skrytkę. Broń rozpoznawana jest w skrytce poprzez pomiar ciężaru – po włożeniu broń i amunicja są ważone i jeśli waga wykaże różnicę od zadeklarowanej wartości – system przekaże informacje do oficera dyżurnego. Może to w takim wypadku świadczyć o tym, że został zwrócony nieprawidłowy przedmiot lub np. brakuje choćby jednej sztuki amunicji. Zaletą tego rozwiązania jest możliwość monitorowania broni i amunicji bez konieczności wyposażania jej w jakiekolwiek dodatkowe identyfikatory.
• kamery – zastosowanie kamer w każdej skrytce umożliwia monitorowanie przestrzeni skrytki włącznie z rejestracją zdjęć lub filmów. Metoda ta nie umożliwia rozpoznania konkretnej sztuki broni, jednak specjalistyczne kamery pozwalają rozpoznawać, czy kształt zwracanego przedmiotu różni się od zdefiniowanego wzorca.
• czytniki zbliżeniowe i czytniki kodów QR – najdokładniejszy sposób rozpoznawania broni, który wiąże się jednak z koniecznością oznaczenia broni identyfikatorem odczytywanym elektronicznie – np. poprzez zatopienie w rękojeści broni kodu RFID albo oznakowanie magazynków na amunicję kodami QR. Czasem należy zakup takiego rozwiązania powiązać z wymianą lub zakupem nowej broni.

Depozytory broni powinny mieć możliwość przechowywania każdego rodzaju indywidualnej broni palnej: krótkiej, długiej czy maszynowej w jednym urządzeniu lub w zespole urządzeń. Przed przystąpieniem do poszukiwania właściwego rozwiązania dobrze jest zasięgnąć opinii eksperta w zakresie depozytorów broni.

2. Depozytory na telefony, laptopy i inną elektronikę

Urządzenia służące do inteligentnego przechowywania przedmiotów osobistych takich jak telefony komórkowe, laptopy czy tablety są drugim – po depozytorach kluczy – najpopularniejszym rozwiązaniem na rynku. Zasady ich działania są proste: mają mieć taką wielkość, by mogły przyjąć wszelkie przedmioty, których osoba nie chce lub nie może wnieść na określony teren lub do strefy bezpieczeństwa.

Zasadnicza różnica w stosunku do depozytorów kluczy polega na tym, że depozytory kluczy wykorzystywane są z reguły przez pracowników danej organizacji, natomiast depozytory na telefony mogą być wykorzystywane przez różne osoby, które często mają z nimi kontakt po raz pierwszy. Zdarza się, że na teren obiektu wojskowego, penitencjarnego, produkcyjnego czy do strefy bezpieczeństwa mają wejść osoby spoza organizacji. Do tej pory zostawiały one swoje telefony u oficera dyżurnego lub w prostych skrytkach. Takie rozwiązania mają sporo wad, jak choćby zaangażowanie osób odpowiedzialnych za ochronę do przyjmowania i wydawania telefonów czy brak kontroli nad bezpieczeństwem zdeponowanych przedmiotów. W celu obsługi osób z zewnątrz konieczne jest umożliwienie pozostawienia przedmiotu przez każdą osobę, która będzie chciała to uczynić.

Depozytor na telefony komórkowe powinien umożliwić ustawienie indywidualnego kodu PIN, który służyć będzie do ponownego otwarcia skrytki. W bardziej zaawansowanych rozwiązaniach jednorazowe formaty dostępu, np. kody QR mogą być drukowane przez wbudowaną w depozytor drukarkę.

Innym, często stosowanym rozwiązaniem jest możliwość skorzystania z depozytora na telefony przy pomocy karty RFID np. z systemu kontroli dostępu otrzymanej na portierni, recepcji bądź wartowni. Wyposażenie takiego depozytora w czytnik kart zbliżeniowych pozwoli również na korzystanie z niego przez pracowników organizacji.

2.1 Rozpoznawanie zajętości

Kolejną ważną sprawą jest określenie, czy dana skrytka jest wolna czy zajęta. Podstawową funkcjonalnością dla każdego zaawansowanego depozytora powinno być samoistne sprawdzanie stanu skrytki i nieudostępnianie takiej, w której coś fizycznie się znajduje. Dlatego też skrytki muszą być wyposażone w czujniki obecności, które rozpoznają, że w środku znajduje się przedmiot np. o wymiarze najmniejszego dostępnego na rynku telefonu komórkowego. Rozpoznawanie stanu skrytek to niezwykle ważny element, który rozróżnia zaawansowane rozwiązania elektroniczno- mechaniczne od prostych „skrytek zamykanych na kluczyk”.
Ponadto depozytory na telefony działają zazwyczaj w trybie dostępu do pierwszej wolnej skrytki i dzięki wykorzystywaniu czujników obecności w skrytkach system będzie dynamicznie przyznawał każdemu wolną skrytkę, bez konieczności przypisania na stałe skrytki dla pracownika lub gościa.

2.2 Blokada działania telefonu (biały szum, blokada sygnału GSM)

W niektórych, bardzo szczególnych sytuacjach, gdzie bezpieczeństwo i przede wszystkim poufność są na pierwszym miejscu, zastanowić się należy nad rozwiązaniami powodującymi blokowanie pewnych funkcji zdeponowanego telefonu.

Pierwszym zagadnieniem jest maskowanie dźwięków tła, które mogłyby być nagrane przez zdeponowany telefon lub inne urządzenie posiadające funkcję dyktafonu. Zadanie to można osiągnąć poprzez automatyczne uruchomienie głośnika emitującego tzw. biały szum, czyli jednostajny dźwięk. Umiejscowienie głośnika w bezpośrednim sąsiedztwie telefonu dodatkowo zamkniętego w niewielkiej przestrzeni skrytki, która dodatkowo odbija emitowany szum, sprawia, że każda próba nagrania prowadzonej rozmowy w bezpośrednim sąsiedztwie depozytora skończy się niepowodzeniem. Takie rozwiązania często wybierane jest przez duże firmy prywatne i instytucje państwowe, które chcą ograniczyć niebezpieczeństwo wypływania w ten sposób informacji przekazywanych na poufnych spotkaniach. Depozytory na telefony komórkowe z blokadą podsłuchu można rozważyć, gdyby miały być zainstalowane w bezpośrednim sąsiedztwie pomieszczenia, gdzie prowadzone są istotne dla organizacji rozmowy, np. przy salach konferencyjnych czy gabinetach zarządu.

Drugim zagadnieniem jest blokada sygnału GSM zdeponowanych telefonów. Może to być istotne, jeśli nie chcemy, by niewyciszony telefon przeszkadzał przez sygnał dzwonka czy wiadomości. Ważne to może być też dlatego, by ograniczyć zdalną możliwość łączenia się z telefonem, a przez to wykorzystywanie go w sposób niepożądany.

Zarówno biały szum, jak i blokada sygnału GSM mogą być stosowane osobno lub łącznie, jednak skrytki powinny być zawsze wyposażone w czujniki optyczne rozpoznawania zajętości w celu identyfikacji stanu urządzenia.

2.3 Bezpieczeństwo pożarowe

Kolejnym istotnym elementem jest bezpieczeństwo pożarowe. Z tej przyczyny skrytki powinny posiadać odpowiednią odporność ogniową, gdyby np. w sąsiedniej skrytce doszło do samoistnego zapłonu baterii. Dlatego też całościowo urządzenie powinno posiadać pozytywną opinię wydaną przez niezależny instytut do spraw ochrony p.poż. – w Polsce najczęściej jest to CNBOP.

2.4 Ładowanie telefonów i innej elektroniki

Jeśli zostawiamy telefon lub laptop w skrytce, to możliwe jest też, że chcemy umożliwić gościom utrzymywanie ich w gotowości. W tym celu skrytki na telefony czy laptopy mogą być wyposażone w wbudowane w urządzenie ładowarki – wówczas skrytki wyposażone są w kabel ze złączami USB-C, micoUSB lub Lightning (Apple). Ewentualnie skrytki należy wyposażyć w gniazda zasilania 230V AC, w które możemy wpiąć ładowarkę właściwą dla przechowywanego sprzętu. Przy wyborze takiego depozytora na telefony czy laptopy warto zasięgnąć opinii eksperta w zakresie depozytorów, który określi wymagania dotyczące parametrów zasilania depozytora z uwzględnieniem wymaganej mocy koniecznej do obsługi ładowarek dla przechowywanych urządzeń.

3. Dostęp do depozytora w czasie awarii

Każdy depozytor musi mieć możliwość awaryjnego otwarcia za pomocą mechanicznego rozwiązania, jakim są klucze serwisowe. Takie rozwiązanie jest zawsze dostępne i odporne na uszkodzenia elektroniczne. Dobre depozytory posiadają wbudowane wkładki zamków mechanicznych w 6. klasie odporności i otwierane są kluczami patentowymi.

Powstaje wtedy pytanie: gdzie przechowywać takie klucze? Najgorszym z pomysłów jest trzymanie ich w samym depozytorze, ponieważ w przypadku awarii dostęp do nich będzie niemożliwy. Podobnie niewłaściwym pomysłem jest przechowywanie kluczy serwisowych w pomieszczeniu, do którego dostęp również staje się niemożliwy w przypadku awarii urządzenia. Pośrednim rozwiązaniem jest trzymanie ich przez zaufaną osobę lub przez pracownika ochrony, jeśli takowy obsługuje obiekt.

Najlepszym rozwiązaniem jest wyposażenie wybranego depozytora w specjalną skrytkę z mechanicznym zamkiem szyfrowym. Zamek taki używany jest również w sejfach i powinien być wykonany w klasie A lub wyższej wg normy PN-EN 1300. Każda osoba znająca odpowiednią kombinację (np. 23 w lewo, 14 w prawo, 40 w lewo) może otworzyć skrytkę, w której zdeponowano klucze serwisowe.

Dzięki takiemu zorganizowaniu przechowywania kluczy serwisowych nigdy nie dojdzie do sytuacji, gdy praca podległego obiektu będzie sparaliżowana przez niemożność dostępu awaryjnego do urządzenia.

Opracowano na podstawie poradnika pn. „Depozytor jako element systemu bezpieczeństwa. Praktyczny poradnik dla osób zainteresowanych wdrożeniem systemu automatycznej identyfikacji kluczy i przedmiotów” [poradnik dostępny pod linkiem https://saik.pl/poradnik].