rozwiń >

NBP - niedoceniony lider

Wśród instytucji, które najbardziej obciążają firmy obowiązkami sprawozdawczymi, prym wiedzie... Narodowy Bank Polski. Choć dla wielu przedsiębiorców ten fakt może być zaskoczeniem, to dane nie pozostawiają miejsca na złudzenia. W przypadku firm prowadzących działalność kantorową lub obrót dewizowy, liczba dokumentów wysyłanych do NBP potrafi sięgnąć ponad 350 rocznie.

Na pierwszy rzut oka wszystko wygląda racjonalnie – raportowanie miesięczne, kwartalne i roczne, zależne od przekraczanych progów finansowych. Problem w tym, że poziom szczegółowości tych raportów bywa niewspółmierny do skali działalności wielu firm.

GUS. Sprawozdawcza ruletka

Drugim dużym graczem w świecie firmowej sprawozdawczości jest Główny Urząd Statystyczny. Choć GUS nie żąda raportów od każdej firmy, to działa na zasadzie losowania. Niektóre firmy są „oszczędzane” przez lata, inne trafiają do zestawu objętego badaniami co roku – i to z ogromnym rozmachem. W zależności od rodzaju działalności, rozmiaru firmy czy branży, liczba formularzy może sięgnąć nawet 80 rocznie.

Tu pojawia się problem braku przewidywalności. GUS nie publikuje pełnej listy firm objętych obowiązkiem, a przedsiębiorcy muszą samodzielnie śledzić komunikaty lub systemy online. Oznacza to, że łatwo coś przeoczyć, a zaniechanie sprawozdania – nawet nieświadome – może skutkować grzywną.

Urzędy skarbowe. Obowiązek totalny

W przeciwieństwie do GUS-u, urzędy skarbowe wymagają raportowania od wszystkich firm – bez wyjątku. Składanie deklaracji PIT, CIT czy JPK_VAT to absolutna podstawa, ale na tym lista się nie kończy. Dochodzą dokumenty dotyczące akcyzy, cen transferowych, VAT-UE, podatku u źródła i wielu innych. W zależności od profilu działalności, liczba deklaracji składanych do skarbówki może wynosić od jednej do nawet 115 rocznie. Ten rozstrzał najlepiej pokazuje, jak różnie traktowane są podmioty – i jak nieprzewidywalny może być poziom obowiązków.

Dodatkowe utrudnienie stanowi niestabilność przepisów. Polski system podatkowy zmienia się dynamicznie, często z krótkim vacatio legis. Przedsiębiorcy – zwłaszcza ci mniejsi – muszą inwestować nie tylko w oprogramowanie i obsługę księgową, ale też w stałe aktualizowanie wiedzy.

ZUS i PFRON. Mniej formularzy - więcej regularności

Jeśli chodzi o liczbę dokumentów, to Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych wymagają najmniej – odpowiednio około 6 i 12 formularzy. Różnica tkwi jednak w częstotliwości. ZUS i PFRON wymagają regularności: comiesięcznych sprawozdań, często z powtarzalnymi danymi, które muszą być wypełnione z absolutną dokładnością.

W przypadku PFRON obowiązek dotyczy firm zatrudniających 25 i więcej pracowników w przeliczeniu na pełny etet, a raportowanie dotyczy głównie zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami. Co ciekawe, niewielu przedsiębiorców wie, że nawet jedna nieprawidłowość może prowadzić do obowiązku opłat wyrównawczych, a w skrajnych przypadkach – do postępowania administracyjnego.

Cyfryzacja tylko z nazwy

Choć prawie wszystkie formularze można dziś wysłać drogą elektroniczną, to forma nie zawsze idzie w parze z treścią. Cyfrowa sprawozdawczość często oznacza po prostu wypełnienie tego samego formularza, który kiedyś był drukiem, tylko teraz w wersji online. Nadal trzeba ręcznie wpisywać dane – często te same w różnych systemach – i przesyłać je niezależnie do kilku instytucji.

Największy problem? Brak zintegrowanych systemów między urzędami. Dane, które trafiają do ZUS, nie są automatycznie dostępne dla US czy GUS. A to oznacza, że przedsiębiorcy muszą przekazywać te same informacje kilka razy – za każdym razem nieco inaczej, innym językiem, w innej formie.

Koszty ukryte: czas, pieniądze, ludzie

Dla wielu firm sprawozdawczość to nie tylko obowiązek, ale realne obciążenie organizacyjne. Nawet w najmniejszych firmach trzeba poświęcić godziny na wypełnianie formularzy, monitorowanie zmian w przepisach i kontrolę poprawności danych. A przy większych podmiotach to już kwestie zatrudniania dodatkowych pracowników lub kosztownego outsourcingu. Część danych wymaga specjalistycznej wiedzy – np. w zakresie transfer pricingu czy podatków sektorowych. Dla firmy bez wyspecjalizowanego działu księgowego lub prawnego to poważne wyzwanie.

Nie tylko nowe formularze

Dla jasności - nikt nie kwestionuje potrzeby kontroli czy przejrzystości – to ważne elementy gospodarki. Ale w obecnym kształcie system sprawozdawczy w Polsce działa nieefektywnie i zbyt często szkodzi, zamiast wspierać. Małe i średnie firmy nie powinny tracić energii na biurokrację, która mogłaby być rozwiązana jednym systemem czy wspólną bazą danych.

Prawdziwa cyfryzacja to automatyczne przetwarzanie danych, integracja systemów i uproszczone formularze, a nie tylko nowe obowiązki w wersji PDF. Bo na końcu tej układanki są ludzie – przedsiębiorcy, którzy zamiast rozwijać swoje firmy, wypełniają kolejne rubryki w kolejnych raportach. Co miesiąc, co kwartał, co rok – wciąż od nowa.