„Bądź niezastąpiony”. To powszechnie udzielana rada zawodowa, z którą ciężko dyskutować. Bez wątpienia brzmi ona dziś kusząco, szczególnie w czasie spowalniającej gospodarki i redukcji zatrudnienia, o czym piszą media biznesowe. To rada, do której próbowałam się stosować przez dużą część mojego życia zawodowego. Ale jest ona głęboko niewłaściwa.
Zabezpieczenie przed zwolnieniem
Owszem, bycie niezbędnym lub niezastąpionym powinno być dobrym zabezpieczeniem przed zwolnieniem, a zwolnienie z pracy jest straszne. Każdy, kto przeszedł choćby przez jedną rundę redukcji zatrudnienia, wie, ile powoduje to lęku oraz prowadzi do „Igrzysk śmierci”, czyli poczucia, że należy rywalizować z przyjaciółmi i znajomymi z pracy. Bycie niezastąpionym brzmi jak obietnica najlepszej zbroi, ale ta zbroja może stać się klatką.
Trudniej wyjechać na wakacje
Czasami wysiłek, aby stać się niezastąpionym, oznacza, że pracownik przekształca się w jednoosobowe wąskie gardło. Jeśli od takiego pracownika zależy powodzenie lub klęska całego projektu lub jeśli ta osoba jest jedyną, która wie, jak działa system albo klient chce rozmawiać tylko z tą jedną osobą, wówczas opuszczenie firmy przez takiego pracownika – czy to na urlop, czy aby zmienić pracę na lepszą – staje się prawie niemożliwe.
Przykładowy szef może wtedy pomyśleć: „Janice naprawdę zasłużyła na awans, ale aby ją zastąpić, musielibyśmy zatrudnić dwie nowe osoby” lub „To nie fair ciągle wysyłać Pawła do trudnych klientów, ale on jest jedyną osobą, która potrafi z nimi rozmawiać”.
Awans "niezastąpionych" to problem dla menedżerów
Tacy pracownicy są tak bardzo wartościowi w obecnym miejscu pracy, że ich awans sprawiłby duży problem menedżerom. W ankiecie LinkedIn z 2020 roku specjaliści ocenili, że największą przeszkodą w rekrutacji wewnętrznej byli szefowie chcący zatrzymać w swoich działach najlepszych pracowników. To może nie być problemem dla pracowników, którzy są zadowoleni, ale ponieważ wiele organizacji, aby móc dać podwyżkę, musi najpierw kogoś awansować, to tacy pracownicy stają się z czasem zbyt nisko wynagradzani.
Załóżmy, że Janice dostała możliwość awansu na poziom kierownictwa – być może mogłaby nauczyć wielu pracowników, jak być tak produktywnym, jak ona – może stworzyłaby w ten sposób 12 mniejszych wersji Janice. Z kolei ciężko zdobyta wiedza Pawła na temat potrzeb klientów mogłaby pomóc mu w nowej roli i na przykład mógłby w taki sposób przeprojektować dany produkt, że nie powodowałby złości wśród klientów.
Ale właśnie dlatego, że osoby te stały się niezastąpione, a kadra zarządzająca jest krótkowzroczna, to oni wraz z całą organizacją muszą biegać niczym chomik w kołowrotku.
"Lepka podłoga"
Brak awansu takich ludzi na pierwszy szczebel zarządzania nazywany jest czasami „lepką podłogą” i w szczególny sposób dotyka kobiet oraz osób kolorowych. Oznacza to zahamowanie ich kariery zanim jeszcze mają szansę dotrzeć do „szklanego sufitu”.
W organizacjach, które zbyt mocno opierają się na osobach niezastąpionych, wartościowi ludzie są zachęcani do odejścia z pracy po to, aby uzyskać uznanie i lepsze warunki. Badania McKinsey z 2022 roku pokazały, że ponad 80 proc. zmian ról w pracy dotyczyło wymiany pracowników na nowych. Pokazuje to, że wewnętrzny awans jest rzadkim zjawiskiem. Ponadto większość zmian ról pracy, które badano, dotyczyła osób nabywających zupełnie nowe umiejętności. Oznacza, że ludzie ci mieli kompetencje, które przeoczył ich dawny pracodawca.
Kiedy taki kluczowy dla firmy pracownik ostatecznie odchodzi, to czasem jest to pierwszy raz, gdy szefowie oraz koledzy uświadamiają sobie zakres pracy, jaką wykonywał. Aby zespół mógł się pozbierać po takim odejściu, czasem potrzeba wielu miesięcy.
Większa zastępowalność w firmie oznacza większe zarobki
Z badań ekonomistów Simona Jägera z MIT oraz Jörga Heininga z IAB (“How Substitutable Are Workers? Evidence from Worker Deaths”) wynika, że gdy odchodzący pracownicy mogą być łatwo zastąpieni, to wynagrodzenia rosną, jak ich koledzy mogą przejąć ich dawne zadania. Gdy z kolei pracowników trudniej jest zastąpić, to ma to negatywny efekt na płace tych, którzy zostali.
Zamiast dążyć do bycia niezastąpionym, pracownicy i firmy powinni uznać, że dla każdego jest lepiej, gdy pracownicy są wykwalifikowani oraz wartościowi, ale jednocześnie możliwi do wymiany. Oznaczałoby to, że pracownik może udać się na wakacje, powodując jak najmniejsze zamieszanie i wiedząc, że koledzy poradzą sobie ze wszystkim, co pojawi się w czasie jego nieobecności. Gdy pracownicy mogą łatwo wzajemnie się zastępować, również ich czas pracy staje się bardziej przewidywalny i elastyczny.
Możliwość wymiany pracowników może nawet pomóc zmniejszyć różnice zarobkowe pomiędzy mężczyznami i kobietami. Z badań ekonomistów z Uniwersytetu Harvarda Claudii Goldin oraz Lawrence Katza, którzy badali farmaceutów, wynika, że zwiększona możliwość zastępowania i wymiany farmaceutów – dzięki uniwersalnym szkoleniom, skomputeryzowanym danym klientów oraz wzrostowi sieci aptek – poskutkowała jedną z najwyższych stawek godzinowych oraz jednymi z najniższych różnic płacowych pomiędzy mężczyznami i kobietami.
W organizacji z wykwalifikowanymi i zastępowalnymi pracownikami, menedżerowie mogą bezproblemowo rozdysponowywać pracę, gdy zobaczą, że jedna osoba wzięła na siebie zbyt wiele lub gdy inna nie ma wystarczająco do zrobienia. Wtedy, jeśli ktoś odchodzi na emeryturę lub przenosi się do innej firmy, to nie ma katastrofy. Klienci nie są niezadowoleni, jeśli nie mogą rozmawiać z konkretną osobą. A gdy pracownicy mogą wykonywać za siebie swoje zadania, wtedy też trudniej jest też ukryć oszustwa. To jeden z powodów, dla których niektóre wielkie banki sprawiły, że wakacje dla pracowników są obowiązkowe.
Dlaczego bycie niezastąpionym jest atrakcyjne?
Jeśli bycie niezastąpionym jest tak kosztowne, to czemu wciąż tak cenimy tę radę i postawę? W sensie emocjonalnym bycie niezastąpionym spełnia potrzebę bycia uznanym. Wydaje się także dobrym zabezpieczeniem przed zwolnieniami. Ale jak już zobaczyliśmy, to zawodowe ubezpieczenie ma swój duży koszt. Co więcej, ta zasada nie zawsze działa – weźmy pod uwagę ostatnią falę zwolnień wśród czołowych firm consultingowych i prawniczych. Czy jakikolwiek ze zwolnionych ostatnio profesjonalistów uważał siebie za możliwego do zastąpienia, gdy wyciągał kolejny 80-godzinny tydzień pracy? Bardziej prawdopodobne jest, że uważali oni swoją pracę za wyjątkowo szczególną i kluczową.
Zastępowalność ma złą reputację. Kojarzymy ją z niższą wartością, z byciem trybikiem w większej maszynie. Ale przecież istnieje wiele bardzo dobrze płatnych miejsc pracy wymagających kwalifikacji, gdzie pracownicy mogą się wzajemnie zastępować: piloci, księgowi, informatycy. Opieka zdrowotna także pełna jest takich przykładów. Jeśli potrzebujesz operacji chirurgicznej, to czy rezygnujesz z interwencji do czasu, aż twój preferowany anestezjolog będzie dostępny?
W większości sektorów bycie niezastąpionym to nawyk, a nie prawo fizyki. Weźmy redagowanie, czyli profesję, w której pracuję od prawie 20 lat. Pracowałam w miejscach, gdzie redaktorzy mogli się zastępować, wypełniając lukę, gdy część była na wakacjach. Istnieją też redakcje, gdzie coś takiego nie jest możliwe. I choć w pewnym stopniu rani to moje ego, to tekst okazuje się równie dobry wtedy, gdy mogliśmy się zastępować w pracy.
Bycie niezastąpionym jest nie tylko kosztowne, ale też niepotrzebne. Istnieje wiele innych sposobów, dzięki którym można zaimponować swojemu szefowi. Bądź sumienny, skrupulatny, wydajny, pełen szacunku i zabawny. Przekrocz oczekiwania, minimalizuj błędy. Ustal, co należy do priorytetów twojego szefa i przyjmij je. I niech to wystarczy.