Rozliczanie najmu według skali podatkowej daje możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o wydatki poniesione na remont lub modernizację wynajmowanego lokalu lub budynku. Takie nakłady, w zależności od ich wysokości oraz charakteru, podatnik wlicza w koszty bezpośrednio lub poprzez amortyzację.

Remont czy modernizacja

Przepisy podatkowe nie zawierają definicji remontu i modernizacji, a tym samym nie ustalają jednoznacznej granicy między remontem a modernizacją. W konsekwencji podatnicy mają tendencję, by za remont uznawać wszelkie prace związane z renowacją nieruchomości. Z kolei fiskus skłonny jest większość z nich kwalifikować jako modernizację. Ze stosowanych powszechnie interpretacji wynika jedynie, że remont polega na przywróceniu stanu poprzedniego, zaś modernizacja oznacza poprawienie tego stanu. Przykład: wymiana okien z drewnianych na drewniane to remont, zaś drewnianych na plastikowe czy metalowe to już modernizacja.

Ponadto gdy lokal lub budynek nie był jeszcze amortyzowany (wpisany do ewidencji środków trwałych), to w przypadku nieruchomości używanej wydatki nawet na remont, niezależnie od ich wysokości, nie powinny być wliczane w koszty wprost, lecz uwzględnione przy ustalaniu wartości początkowej nieruchomości dla celów amortyzacji. Zgodnie bowiem z przepisami podatkowymi regulującymi zasady amortyzacji, przy ustalaniu wartości początkowej środka trwałego trzeba uwzględnić nie tylko wydatki poniesione na jego nabycie, ale w ogóle wszystkie wydatki podatnika związane z tym środkiem trwałym, poniesione do momentu wpisania go do ewidencji środków trwałych.

Koszty najemcy

Trzeba też pamiętać, że czasami wydatki na remont lub modernizację lokalu albo nieruchomości są kosztem nie wynajmującego, ale najemcy. Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami, wynikającymi m.in. z kodeksu cywilnego, w okresie trwania umowy najmu na najemcy spoczywają wydatki związane z utrzymaniem przedmiotu najmu we właściwym stanie. Oznacza to, że wszystkie wydatki o charakterze remontowym, ponoszone przez najemcę, stanowią jego koszt, nie zaś koszt uzyskania przychodu u wynajmującego.

Nie ma też formalnych przeszkód, by to najemca, a nie wynajmujący ponosił wydatki na modernizację. Jeżeli wynajmujący wyrazi na to zgodę, najemca ma bowiem prawo dokonania nawet poważnych modernizacji w wynajmowanym lokalu lub budynku (typu zainstalowanie klimatyzacji, monitoringu itp.).

Jeśli taki wydatek nie przekracza 3500 zł, najemca wlicza go bezpośrednio w swoje koszty. Gdy jest wyższy, może go w koszty wliczyć, ale wyłącznie za pośrednictwem amortyzacji. W przeciwieństwie jednak do wynajmującego, nie podwyższa w tym celu wartości początkowej, bo nie ma prawa do amortyzacji nieruchomości, nie będąc jej właścicielem, ale amortyzuje samą modernizację w formie tzw. inwestycji w obcy środek trwały.

Amortyzuje najemca

Nieco inaczej kwestia ta przedstawia się w przypadku modernizacji lub ulepszenia dokonanego w lokalu wynajmowanym. Co do zasady, najemca nie ma prawa do amortyzowania wartości lokalu w koszty, gdyż do tego uprawnia posiadanie środka trwałego na własność.

Na szczęście przepisy podatkowe nie dyskryminują tu podatników modernizujących obcy środek trwały. W takich przypadkach ma zastosowanie instytucja tzw. inwestycji w obcy środek trwały. Polega ona na tym, że cały wydatek na modernizację traktujemy identycznie jak zakup nowego środka trwałego. Wpisujemy do ewidencji środków trwałych, ustalamy roczną stawkę amortyzacji, wyliczamy wysokość odpisu podatkowego i wliczamy w koszty do momentu, w którym suma odpisów nie zrówna się z wartością początkową, czyli wysokością wydatku poniesionego na modernizację lokalu.

Co ważne, przepis art. 22j ust. 4 ustawy o PIT pozwala na stosowanie dla inwestycji w obce środki trwałe przyspieszonych stawek amortyzacji. Zgodnie z jego treścią, podatnicy mogą indywidualnie ustalić stawki amortyzacyjne dla przyjętych do używania inwestycji w obcych środkach trwałych, z tym że dla inwestycji w obcych budynkach (lokalach) lub budowlach okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat. Oznacza to, że dla ulepszenia lub modernizacji lokalu stanowiącego cudzą własność najemca może zastosować roczną stawkę amortyzacji wynoszącą nawet 10 proc.