Choć na pierwszy rzut oka sprawa wydaje się błaha, to jest wymieniana przez urzędników w katalogu najczęściej popełnianych przez beneficjentów unijnych dotacji błędów we wnioskach o płatność. Dlatego zawsze lepiej sprawdzić, jak liczyć, żeby nie narobić sobie kłopotów.
W języku osób zajmujących się funduszami europejskimi problematykę zaokrąglania końcówek wydatków kwalifikowanych określa się jako problem wędrującego grosza.
Bierze się on stąd, że każdy wydatek, który ponoszony jest podczas realizacji projektu współfinansowanego ze środków unijnych (przy założeniu, że dotacja pokryje mniej niż 100 proc. kosztów przedsięwzięcia) musi zostać podzielony na dwie części. Pierwsza z nich to wydatek, który stanowi podstawę do wypłaty dotacji. Natomiast drugi to wkład własny beneficjenta. To rozbicie pojawia się na etapie wypełniania wniosku o płatność.
Wyjaśnijmy to na przykładzie. Jeśli jednym z naszych zadań w projekcie jest zakup dla firmy zestawu komputerowego z monitorem za kwotę 2234 zł i 75 groszy, a wartość dofinansowania ze środków unijnych wynosi 66 proc., to ze środków unijnych zostanie pokryta kwota 1474,935 zł. Jak widać, pojawią się ułamki grosza, których w żaden sposób UE nie może wypłacić. Jedynym wyjściem jest zaokrąglenie tej kwoty do pełnych gorszy.

W górę czy w dół

I tu może pojawić się problem. Po pierwsze nie wszyscy beneficjenci robią to w ten sam sposób. Po drugie zaś nieodpowiednie zaokrąglanie może spowodować, że kiedy zsumujemy wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu i wyliczymy należną nam dotację, to o 1 – 2 grosze przekroczymy wartość przyznanego nam w umowie dofinansowania. Taka sytuacja może mieć przykre konsekwencje na etapie rozliczania projektu i doprowadzić do sytuacji, w której beneficjent długie tygodnie będzie musiał ją wyjaśniać i czekać na wypłatę pieniędzy.
Przed 2010 rokiem każda z instytucji, która rozdzielała unijne pieniądze,0 radziła sobie z problemem wędrującego grosza w inny sposób. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem było zaokrąglenie kwoty wydatków kwalifikowanych do pełnych złotych i przeniesienie pozostałej kwoty do wydatków niekwalifikowanych. Jednak takie rozwiązanie powodowało problemy w Krajowym Systemie Informatycznym, czyli w bazie danych o wszystkich projektach współfinansowanych ze środków unijnych. Powstała rozbieżność pomiędzy realną kwotą wydatków kwalifikowanych a kwotą wydatków autoryzowanych w UE.

Uproszczenie nie pomogło

W 2009 roku problemem ujednolicenia praktyki zaokrąglania zajęła się powołana przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego grupa ds. uproszczeń w funduszach unijnych. Dzięki jej pracom przyjęto jednolity system zaokrąglania końcówek wydatków w projektach. Został on wprowadzony w życie w 2010 roku. Jak on wygląda?
Zgodnie z komunikatem Instytucji Zarządzającej w zakresie realizacji projektów w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego z grudnia 2010 roku, we wszystkich dokumentach przedstawianych do rozliczenia (w szczególności we wnioskach o płatność oraz na fakturach i innych dokumentach księgowych potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem) kwota dofinansowania winna być wyliczana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Stosuje się przy tym następującą zasadę: jeśli na trzecim miejscu po przecinku wystąpi cyfra od 1 do 5, wartość dofinansowania należy zaokrąglić w dół, natomiast jeśli będzie to cyfra od 6 do 9, należy dokonać zaokrąglenia w górę.
Tak więc w naszym przykładzie wartość wydatków, które stanowią podstawę do refundacji i które powinny zostać wpisane we wniosku o płatność, to pokryte 1474,93 zł.
Ta zasada jednak nie ma mocy wiążącej. Dlatego zawsze warto zapytać o sposób zaokrąglania urząd, z którym beneficjent podpisuje umowę na finansowanie projektu.

Dodatkowe zasady wyliczania kwoty dofinansowania

● W przypadku wydatków płaconych ze środków budżetu państwa (współfinansowanie), w stosunku do których obowiązuje dyscyplina roku budżetowego, ewentualne rozbieżności pomiędzy kwotą dofinansowania wyliczoną z rozliczonych w danym roku całkowitych wydatków kwalifikowalnych a sumą dofinansowania z poszczególnych faktur/dokumentów księgowych ujętych we wnioskach o płatność należy wyrównać poprzez stosowne przeksięgowanie na koniec roku budżetowego.
● Rozbieżności pomiędzy kwotą dofinansowania wyliczoną z całkowitej kwoty umowy na roboty/usługi a sumą dofinansowania z poszczególnych faktur rozliczających kwotę ww. umowy, należy wyrównać poprzez stosowne przeksięgowanie na etapie ostatniej faktury wystawionej do umowy.
● Ostatecznym momentem na dokonanie wyrównania poprzez stosowne przeksięgowanie rozbieżności między kwotą dofinansowania wyliczoną z całkowitej kwoty wydatków kwalifikowalnych rozliczonych w projekcie a sumą poszczególnych kwot dofinansowania wykazanych na fakturach/ dokumentach księgowych potwierdzających poniesione wydatki jest moment dokonania ostatniej płatności w projekcie.
Katarzyna Łącka: W Gdańsku działa zasada matematyczna
Przy wyliczaniu należnej beneficjentowi kwoty dotacji czasami powstają różnice wynikające z niewłaściwego zaokrąglania kwot. Weryfikując prawidłowość kwoty dotacji do wypłaty, o którą wnioskuje beneficjent, pracownicy Agencji Rozwoju Pomorza SA stosują zasadę zaokrągleń matematycznych, tj. zwiększają kwotę należnej dotacji w sytuacji gdy na trzecim miejscu po przecinku jest cyfra 5 lub wyższa. W takim przypadku pracownik ARP SA weryfikujący wniosek o płatność koryguje kwotę we wniosku o płatność beneficjenta oraz przesyła do beneficjenta informację o skorygowaniu kwoty oraz prośbę o naniesienie korekty na egzemplarzu wniosku o płatność, który pozostaje u beneficjenta.
Błędna kwota wnioskowanej dotacji wynikająca z zaokrągleń nie wymaga składania przez beneficjenta dodatkowych uzupełnień i nie wstrzymuje procesu akceptacji wniosku o płatność. Opisany tryb dotyczy sytuacji gdy wniosek o płatność nie zawiera innych uchybień, które wymagają uzupełnień przez beneficjenta.
Katarzyna Łącka | zastępca dyrektora ds. wdrażania. Regionalna Instytucja Finansująca, sekcja wdrażania, Agencja Rozwoju Pomorza SA / DGP