Wszyscy podatnicy mogą składać deklaracje podatkowe za okresy kwartalne, pod warunkiem uprzedniego pisemnego zawiadomienia naczelnika urzędu skarbowego o tym zamiarze. Zawiadomienia tego dokonuje się najpóźniej do 25. dnia drugiego miesiąca kwartału, za który będzie po raz pierwszy złożona kwartalna deklaracja podatkowa. Podkreślić należy, że za kwartał uważa się kwartał kalendarzowy, a nie trzy kolejno następujące po sobie miesiące roku. Dla podatników, którzy dotychczas rozliczali podatek VAT miesięcznie, a chcieliby składać deklaracje kwartalne, oznacza to, iż o swym zamiarze powinni oni poinformować urząd skarbowy do dnia 25 lutego 2012 roku. Deklarację podatkową za pierwszy kwartał 2012 roku podatnicy obowiązani są złożyć do dnia 25 kwietnia 2012 roku.
Metodę tę należy stosować co najmniej przez 4 kwartały. W przypadku dokonania wyboru składania deklaracji kwartalnych począwszy od 2012 r., ewentualny powrót do miesięcznych rozliczeń będzie możliwy począwszy od pierwszego miesiąca 2013 r.
Składanie kwartalnych deklaracji podatkowych VAT nie oznacza automatycznie zwolnienia z wpłat podatku VAT w okresach miesięcznych (za wyjątkiem małych podatników). Kwota miesięcznej wpłaty podatku VAT może być ustalona w dwojaki sposób, tj. metodą ryczałtową (na podstawie wykazanego zobowiązania podatkowego w rozliczeniu za poprzedni kwartał) lub według faktycznie powstałych wartości w danym miesiącu. O sposobie dokonywania wpłat należy powiadomić również naczelnika właściwego urzędu skarbowego.
Ocena opłacalności wyboru kwartalnych rozliczeń VAT powinna być dokonana indywidualnie dla każdego podatnika. Pozytywny efekt zmiany sposobu dokonywania rozliczeń może być bowiem uzależniony od szeregu aspektów, tj. w szczególności struktury generowanych obrotów i momentów ich uzyskiwania, wysokości podatku naliczonego w poszczególnych okresach, minimalizacji nakładu pracy związanego z cyklicznym sporządzaniem deklaracji podatkowych oraz ich korekt.
