Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej, podatkiem liniowym oraz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych muszą do 20 maja złożyć dokumenty z rocznym rozliczeniem składki zdrowotnej za 2025 rok. Formalności należy dopełnić w deklaracji składanej za kwiecień.
Ten sam termin obowiązuje także w przypadku ewentualnej niedopłaty. Jeśli z rocznego rozliczenia wynika, że składka była opłacana w zbyt niskiej wysokości, brakującą kwotę trzeba uregulować najpóźniej do 20 maja. Obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców rozliczających się kartą podatkową.
Roczne rozliczenie nie zawsze oznacza dopłatę
Dla wielu przedsiębiorców roczne rozliczenie składki zdrowotnej kojarzy się przede wszystkim z dodatkowym kosztem. W praktyce jednak wynik rozliczenia może być różny. Część przedsiębiorców będzie musiała dopłacić brakującą kwotę, ale zdarzają się również nadpłaty.
Jeżeli przedsiębiorca wpłacił do ZUS więcej, niż wynikało z rocznego obowiązku, może odzyskać nadwyżkę. W tym celu trzeba jednak pamiętać o dodatkowym terminie. Wniosek RZS-R należy złożyć przez platformę eZUS do 1 czerwca 2026 roku.
Brak wniosku nie oznacza utraty pieniędzy. Nadpłata pozostanie na koncie w ZUS i zostanie rozliczona na poczet przyszłych składek lub innych zobowiązań wobec Zakładu.
Najwięcej problemów powoduje rok składkowy
Eksperci podkreślają, że największe trudności przy rozliczeniu składki zdrowotnej wynikają z tego, że rok składkowy nie zawsze pokrywa się z rokiem kalendarzowym. W przypadku przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym rok składkowy trwa od 1 lutego 2025 roku do 31 stycznia 2026 roku. To właśnie ten okres należy uwzględnić przy weryfikacji zapłaconych składek zdrowotnych za 2025 rok.
Inaczej wygląda sytuacja ryczałtowców. W ich przypadku pod uwagę bierze się przychód osiągnięty od stycznia do grudnia 2025 roku oraz składki wykazane w deklaracjach za cały rok. – W rozliczeniu składki zdrowotnej najwięcej wątpliwości budzi to, że rok składkowy nie zawsze pokrywa się z kalendarzowym – tłumaczy na łamach infor.pl Paulina Chwil, księgowa oraz ekspert ds. ZUS i prawa pracy w CashDirector. - Przy skali i podatku liniowym trzeba patrzeć na okres od lutego do stycznia, a nie od stycznia do grudnia. To drobna różnica tylko z pozoru, bo w praktyce wpływa na całe rozliczenie i jest przyczyną wielu błędów – dodaje.
Ekspertka zwraca uwagę, że obowiązek rozliczenia nie znika nawet wtedy, gdy działalność została zawieszona albo zakończona. – Przesunięcie roku składkowego względem kalendarzowego powoduje, że jeżeli firma była otworzona lub wznowiona w styczniu 2026 roku i jest rozliczana na skali albo liniówce, to mieści się w okresie roku składkowego i wtedy też trzeba złożyć roczne rozliczenie, mimo że działalności nie było w roku 2025 – dodaje Paulina Chwil.
Nowe zasady ustalania podstawy składki zdrowotnej
Od 1 stycznia 2025 roku obowiązują również nowe zasady dotyczące ustalania podstawy składki zdrowotnej. Co do zasady z podstawy tej zostały wyłączone przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
W praktyce oznacza to, że sprzedaż firmowego majątku nie musi już automatycznie zwiększać składki zdrowotnej, jak miało to miejsce wcześniej. Dla wielu przedsiębiorców to istotna zmiana, ponieważ jednorazowa sprzedaż środka trwałego mogła wcześniej znacząco podnieść wysokość obciążeń. – To jedna z tych zmian, które rzeczywiście można nazwać korzystnymi. Dla części przedsiębiorców sprzedaż środka trwałego nie będzie już oznaczała automatycznie wyższej składki zdrowotnej. W tym roku warto zwrócić na to szczególną uwagę, bo może to realnie zmienić wynik rocznego rozliczenia – mówi Paulina Chwil.
Przepisy pozostawiają jednak przedsiębiorcom możliwość wyboru. Podatnik może zdecydować, że przychody i koszty związane ze sprzedażą środków trwałych zostaną uwzględnione w rozliczeniu rocznym za 2025 rok. Takie rozwiązanie może być korzystne między innymi dla osób planujących rozliczenie straty związanej ze środkami trwałymi. Wymaga to jednak odpowiedniego zaznaczenia w dokumentach składanych do ZUS.
Trzeba uważać na właściwe minima składki
Eksperci przypominają również, że roczne rozliczenie za 2025 rok należy przygotować według zasad obowiązujących właśnie w tym okresie, mimo że w 2026 roku obowiązują już nowe stawki bieżącej składki zdrowotnej.
Dla przedsiębiorców rozliczających się według skali podatkowej oraz podatkiem liniowym minimalna miesięczna podstawa składki w roku składkowym trwającym od 1 lutego 2025 roku do 31 stycznia 2026 roku wynosi 3 499,50 zł, natomiast minimalna miesięczna składka zdrowotna to 314,96 zł.
W przypadku przedsiębiorcy objętego ubezpieczeniem zdrowotnym przez pełne 12 miesięcy oznacza to minimalną roczną podstawę w wysokości 41 994 zł oraz minimalną roczną składkę zdrowotną wynoszącą 3 779,46 zł.
Ryczałtowcy muszą pilnować progów przychodowych
Inne zasady obowiązują przedsiębiorców rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W ich przypadku wysokość składki zdrowotnej zależy od rocznego poziomu przychodów.
W 2025 roku miesięczna składka zdrowotna wynosiła 461,66 zł dla przychodów do 60 tys. zł, 769,43 zł dla przychodów przekraczających 60 tys. zł, ale nie wyższych niż 300 tys. zł, oraz 1 384,97 zł dla przychodów powyżej 300 tys. zł.
Problem pojawia się najczęściej wtedy, gdy przedsiębiorca przez większość roku opłacał składkę według niższego progu, a dopiero pod koniec roku okazało się, że roczny przychód przekroczył limit. W takiej sytuacji roczne rozliczenie wykaże niedopłatę, którą trzeba będzie uregulować.
Korektę można złożyć także po wysłaniu dokumentów
Złożenie deklaracji nie zamyka możliwości wprowadzenia zmian. Jeżeli przedsiębiorca po wysłaniu dokumentów zauważy błąd albo okaże się, że część danych została błędnie wyliczona, może złożyć korektę rozliczenia.
Jeżeli korekta ma służyć odzyskaniu nadpłaty, dokumenty powinny trafić do ZUS najpóźniej do 1 czerwca 2026 roku. W pozostałych przypadkach czas na złożenie korekty upływa 30 czerwca 2026 roku.
Eksperci podkreślają jednak, że nie warto odkładać weryfikacji dokumentów na ostatnią chwilę. Im wcześniej przedsiębiorca sprawdzi poprawność rozliczenia, tym mniejsze ryzyko późniejszych problemów i nerwowych poprawek.
