Jeszcze kilka lat temu składka zdrowotna była dla przedsiębiorców kosztem stosunkowo łatwym do przewidzenia. Po zmianach wprowadzonych w ramach Polskiego Ładu sytuacja diametralnie się zmieniła. Dziś przedsiębiorcy przez cały rok opłacają składki wyliczane na podstawie bieżącego dochodu albo przychodu, a następnie muszą dodatkowo wykonać roczne rozliczenie i sprawdzić, czy nie doszło do nadpłaty lub niedopłaty.
W praktyce oznacza to dodatkowe obowiązki księgowe, konieczność składania korekt i ciągłą niepewność dotyczącą rzeczywistych kosztów prowadzenia działalności gospodarczej. Bardzo często okazuje się również, że przedsiębiorca wpłacił do ZUS więcej pieniędzy, niż powinien. Aby odzyskać nadpłatę, musi jednak przejść przez dodatkową procedurę i złożyć odpowiedni wniosek.
Choć rzecznik ZUS podkreśla, że zwroty realizowane są na bieżąco, nie zmienia to faktu, że przedsiębiorcy przez wiele miesięcy finansowali system z własnych pieniędzy, a Zakład Ubezpieczeń Społecznych korzystał z tych środków bez żadnych kosztów.
Termin jest jeden. Do 1 czerwca trzeba zatwierdzić wniosek
Przedsiębiorcy, którym przysługuje zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej za 2025 rok, mają czas tylko do 1 czerwca 2026 r. na zatwierdzenie wniosku o zwrot. Jak wyjaśnia Piotr Juszczyk, Główny Doradca Podatkowy inFakt, samo wykazanie nadpłaty w rozliczeniu rocznym nie wystarczy, aby pieniądze automatycznie wróciły na konto przedsiębiorcy. – Choć od strony technicznej procedura jest stosunkowo prosta, w praktyce wymaga od przedsiębiorcy aktywności — samo wykazanie nadpłaty w rozliczeniu rocznym nie wystarczy, by pieniądze wróciły na konto – tłumaczy Piotr Juszczyk.
Oznacza to, że przedsiębiorca musi samodzielnie dopilnować formalności. W przeciwnym razie środki nie zostaną automatycznie wypłacone.
Jak wygląda procedura zwrotu nadpłaty
Jeżeli z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej wynika nadpłata i przedsiębiorca nie ma zaległości wobec ZUS, system automatycznie przygotowuje wniosek o zwrot na formularzu RZS-R. Dokument pojawia się na profilu płatnika w systemie eZUS — co do zasady następnego dnia roboczego po złożeniu rozliczenia rocznego. Następnie przedsiębiorca musi zweryfikować dane, wskazać rachunek bankowy, podpisać dokument i odesłać go do ZUS.
Jak wskazuje ekspert, termin na wykonanie tych czynności upływa 1 czerwca 2026 r. Po zaakceptowaniu dokumentu Zakład realizuje przelew. – Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że zwroty na konta przedsiębiorców idą sprawnie. Ustawowy termin na wypłatę nadpłaty mija 3 sierpnia 2026 r., ale w praktyce środki pojawiają się znacznie wcześniej – wskazuje Piotr Juszczyk.
Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku
Brak zatwierdzenia formularza RZS-R w terminie nie oznacza utraty pieniędzy. ZUS nie zwróci jednak środków na konto bankowe przedsiębiorcy. W takiej sytuacji nadpłata zostanie rozliczona na koncie płatnika i zaliczona na poczet bieżących lub przyszłych składek.
Zdaniem Piotra Juszczyka dla wielu przedsiębiorców jest to mniej korzystne rozwiązanie niż otrzymanie pieniędzy bezpośrednio na rachunek bankowy. – Dlatego, jeśli z rozliczenia wynika nadpłata, warto pilnować terminu 1 czerwca i nie zostawiać zatwierdzenia wniosku na ostatnią chwilę — zwłaszcza że profil eZUS w końcowych dniach terminu może być mocno obciążony – podkreśla ekspert.
Problemem bywa nawet numer konta
W praktyce problemy często nie wynikają z samej procedury, lecz z błędów technicznych. ZUS zwraca uwagę, że przed wysłaniem formularza RZS-R przedsiębiorca powinien dokładnie sprawdzić numer rachunku bankowego.
Błędnie wpisane dane mogą wydłużyć cały proces i spowodować konieczność dodatkowej korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. – Warto więc zweryfikować, czy konto, na które ma trafić zwrot, jest aktywne i poprawnie wpisane w systemie. Co istotne, nie można wpisać numeru konta „z palca”. We wniosku można wybrać wyłącznie rachunek zapisany wcześniej w bazie ZUS – wyjaśnia Piotr Juszczyk.
Czasem cała procedura dotyczy jednego grosza
Ekspert zwraca uwagę, że obecny model rozliczeń generuje ogrom pracy administracyjnej, która często okazuje się całkowicie nieproporcjonalna do kwot zwrotu. – Niedawno spotkałem się z przypadkiem, w którym cały proces — złożenie deklaracji, przygotowanie wniosku przez ZUS, zatwierdzenie przez przedsiębiorcę, akceptacja przez ZUS i wreszcie przelew — został przeprowadzony po to, by zwrócić nadpłatę w wysokości… 1 grosza – mówi Główny Doradca Podatkowy inFakt.
Jak dodaje, jest to najlepszy przykład pokazujący skalę biurokracji stworzonej przez nowe przepisy. – To dobry przykład pokazujący, że obecny model rocznego rozliczenia składki zdrowotnej generuje pracę administracyjną nieproporcjonalną do realnych kwot, którymi się posługuje. Ze strony przedsiębiorcy i ZUS to pięć kroków, kilka dokumentów i niemało systemowej obsługi — wszystko po to, by uruchomić jednogroszowy przelew – podkreśla ekspert.
Eksperci: system wymaga uproszczenia
Zdaniem Piotra Juszczyka cztery lata funkcjonowania nowych zasad pokazały, że największym problemem nie są same wyliczenia składki zdrowotnej, ale narastające obowiązki administracyjne.
Ekspert uważa, że docelowo składka zdrowotna powinna zostać powiązana z podatkiem dochodowym. – W mojej ocenie skoro składka zdrowotna stała się de facto quasi-podatkiem, to docelowo warto rozważyć jej „zaszycie” w podatku dochodowym. Pozwoliłoby to przy okazji rozwiązać problem osobnego wniosku o zwrot — na wzór PIT, gdzie nadpłata wynikająca z zeznania rocznego trafia do podatnika automatycznie, bez konieczności składania dodatkowego dokumentu – wskazuje ekspert.
Jak dodaje, obecnie przedsiębiorca musi pamiętać o kolejnym terminie i wykonać dodatkową czynność tylko po to, aby odzyskać własne pieniądze. – To rozwiązanie warte odświeżenia. Do tego czasu obowiązuje stan obecny i kluczowy termin to 1 czerwca 2026 r. Wtedy mija czas na zatwierdzenie wniosku RZS-R w eZUS – konkluduje Piotr Juszczyk.
Setki milionów złotych nadpłat
Krytycznie o obecnym mechanizmie rozliczania składki zdrowotnej pisze również portal pit.pl, który zwraca uwagę na ogromną skalę nadpłat i odwołuje się do danych ZUS, które pokazują, że przedsiębiorcy masowo wpłacają do systemu więcej pieniędzy, niż wynika z ostatecznego rozliczenia. – Kwota zwrotów przekroczyła 64,6 mln zł. Pieniądze trafiły już do ponad 45,6 tys. płatników, a na bieżąco przygotowywane są kolejne wypłaty. Na zwrot kolejnych ponad 105 mln zł oczekuje 71,9 tys. płatników – brzmi oficjalny komunikat ZUS z 14 maja 2026 roku.
Jak wskazuje pit.pl, skala zjawiska była bardzo duża już rok wcześniej. W 2025 roku do ZUS wpłynęło ponad 427 tys. wniosków o zwrot nadpłaty składki zdrowotnej na łączną kwotę 841,5 mln zł. Zakład informował wówczas, że ponad 396 mln zł wróciło do przedsiębiorców, a kolejne setki milionów oczekiwały na wypłatę. W tym roku sytuacja wygląda podobnie.
Przedsiębiorcy kredytują system z własnych pieniędzy
Zdaniem krytyków obecnych rozwiązań liczby pokazują jeden podstawowy problem — system został skonstruowany w sposób, który prowadzi do masowego zamrażania pieniędzy przedsiębiorców.
Skoro setki tysięcy firm regularnie nadpłacają składkę zdrowotną, oznacza to, że państwo przez wiele miesięcy obraca środkami należącymi do przedsiębiorców, nie ponosząc z tego tytułu żadnych kosztów.
W praktyce przedsiębiorca najpierw wpłaca do ZUS zawyżone składki, a następnie przez kolejne miesiące czeka na odzyskanie własnych pieniędzy. Co więcej, aby otrzymać zwrot, musi jeszcze pamiętać o dodatkowym wniosku i dochować terminu upływającego 1 czerwca 2026 r.
