E-faktury to przełom dla przedsiębiorców w Polsce

W trakcie tegorocznego Europejskiego Kongresu Gospodarczego wiele uwagi poświęcono konkurencyjności i uwolnieniu potencjału polskich przedsiębiorstw. Eksperci wskazywali na konieczność dalszej deregulacji gospodarki, a także podjęcia kolejnych kroków w kierunku usprawniania funkcjonowania administracji publicznej. W trakcie panelu „Zarządzanie w erze cyfrowej” poruszono temat integracji firm z Krajowym Systemem e-Faktur, czyli KSeF, który stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorstw w przyszłym roku.

Czeka nas rewolucja

W ocenie Zbigniewa Rymarczyka, wiceprezesa Comarchu, w Polsce wciąż nie doceniamy skali wyzwania, jakim będzie przejście podmiotów gospodarczych i administracji skarbowej na w pełni zdigitalizowaną formę obiegu faktur.

– Z wykształcenia jestem księgowym, od ponad 25 lat pracuję w firmie, która produkuje oprogramowanie do fakturowania, więc przeszedłem już przez wiele zmian w polskim prawie podatkowym. Przykładowo Polski Ład był wprowadzany z terminem „na wczoraj” – przypomniał wiceprezes Comarchu.

KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. System dostępny jest dla płatników od 2022 r., choć na razie w formie dobrowolnej i funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz elektronicznych.

W połowie zeszłego roku zdecydowano o przesunięciu do 1 lutego 2026 r. termin wdrożenia obowiązku korzystania z KSeF dla firm, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczy w 2025 r. 200 mln zł. Natomiast od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek fakturowania poprzez Krajowy System e-Faktur ma objąć już wszystkich podatników VAT w Polsce.

Ustawodawca zakłada, że Krajowy System e-Faktur znacznie ułatwi życie polskim przedsiębiorcom, zwłaszcza w zakresie porządkowania dokumentacji i przyspieszenia obiegu faktur. Dzięki centralizacji fakturowania w jednym systemie możliwe będzie automatyczne przesyłanie, archiwizowanie i weryfikowanie faktur bez konieczności ich fizycznego przechowywania. Przedsiębiorcy zyskają łatwiejszy dostęp do dokumentów, eliminując ryzyko ich zagubienia czy błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych, co przełoży się na oszczędność czasu i redukcję kosztów administracyjnych.

Dodatkowo korzystanie z KSeF może poprawić bezpieczeństwo i przejrzystość rozliczeń z kontrahentami oraz z organami podatkowymi. Faktury wystawiane i odbierane w systemie są automatycznie oznaczane datą wpływu i nadawane im są unikalne identyfikatory, co ułatwia dochodzenie ewentualnych roszczeń czy kontrolę dokumentów podczas audytu. System pozwala również szybciej wykrywać nieprawidłowości i ogranicza pole do nadużyć.

Sprawniejsze procesy biznesowe i logistyczne

W dłuższej perspektywie KSeF może przyczynić się również do budowania bardziej konkurencyjnego i nowoczesnego środowiska biznesowego w Polsce. Na ten aspekt szczególną uwagę zwrócił Zbigniew Rymarczyk, który przewiduje, że KSeF usprawni procesy nie tylko w działach księgowo-podatkowych przedsiębiorstw, lecz także w biznesowych.

– W przeciwieństwie do wcześniej wprowadzanych zmian w przepisach podatkowych ta zmiana jest najmniej rewolucyjna dla działów księgowo-finansowych firm. Poprzednie zmiany wymusiły na księgowych przygotowanie raportów – dotyczących na przykład JPK czy deklaracji CIT – raz na miesiąc. Teraz mamy do czynienia bardziej ze zmianami biznesowymi, a nie księgowymi. Warto na to zwrócić uwagę – ocenił wiceprezes Comarchu. Dodał, że KSeF należy postrzegać jako „olbrzymią rewolucję” dla działów biznesowych i logistycznych.

Uczestnicy panelu ocenili, że choć wdrożenie KSeF wydaje się skomplikowane, to jeśli zostanie prawidłowo zaimplementowane przez polskie firmy, przyniesie im wiele korzyści. Tym bardziej że w Polsce średnio co sekundę wystawiana jest jedna faktura, więc digitalizacja tego procesu – choć wymagająca – wydaje się nieodzowna.

– To ogromne wyzywanie – zgodził się prowadzący panel prof. Marcin Lis, prorektor Akademii WSB w Dąbrowie Górniczej.

Zgodnie ze stanem na początek marca do tej pory z KSeF skorzystało 5230 polskich firm, które w tym systemie przeprocedowały ok. 67 tys. e-faktur.

Cyfryzacja odpowiedzią na deficyt pracowników

Podczas panelu, którego przewodnim tematem było zarządzanie przedsiębiorstwami w erze cyfrowej, eksperci zwrócili także uwagę, że tempo digitalizacji polskich firm musi przyspieszyć, chociażby z uwagi na deficyt rąk do pracy.

– Rośnie praca minimalna, co zmniejsza konkurencyjność polskiej gospodarki. Widzimy także wyzwania związane z demografią i ograniczaniem liczby osób w wieku produkcyjnym. Mniejsza podaż pracy sprawia, że trzeba bardzo efektywnie gospodarować zasobami. Musimy też większą uwagę zwracać na aspekty związane z digitalizacją pracy – stwierdził wiceprezes Comarchu.

Marcin Lis przypomniał z kolei, że według wyliczeń Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości z 2020 r. w ciągu pięciu lat – a więc do tego roku – polska gospodarka miała potrzebować 200 tys. specjalistów zajmujących się sztuczną inteligencją.

– To muszą być specjaliści interdyscyplinarni. Muszą umieć nie tylko programować, lecz także zarządzać procesami – wskazał moderator dyskusji.

Sztuczna inteligencja wesprze zarządzanie

Uczestnicy panelu szukali również odpowiedzi na pytanie o rolę oprogramowania typu ERP w zarządzaniu nowoczesną, zdigitalizowaną firmą. Termin ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) oznacza planowanie zasobów przedsiębiorstwa poprzez systemy informatyczne wspierające codzienne funkcjonowanie firmy. Oprogramowanie tego typu umożliwia sprawne zarządzanie kluczowymi obszarami działalności, takimi jak księgowość, zakupy, realizacja projektów, kontrola ryzyka, przestrzeganie przepisów czy logistyka i łańcuch dostaw.

Rozbudowany system ERP zawiera także narzędzia do analizy i zarządzania efektywnością firmy – pomaga w przygotowywaniu planów finansowych, ustalaniu budżetów, prognozowaniu wyników oraz tworzeniu sprawozdań, co wspiera podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Jednym z liderów sprzedaży systemów ERP w Polsce jest Comarch. Wiceprezes spółki zaznaczył, że najnowsza technologia – w kontekście tworzenia tego typu aplikacji – jest znakomitym uzupełnieniem umiejętności programistów.

– Marzeniem każdego producenta oprogramowania ERP jest, żeby interfejs był przyjazny użytkownikowi i łatwy w obsłudze. Sztuczna inteligencja jest świetnym narzędziem, żeby usprawniać te procesy – wskazał Zbigniew Rymarczyk.

AI i cyberbezpieczeństwo

Uczestnicy dyskusji podkreślali, że choć rola sztucznej inteligencji oraz innych przełomowych osiągnięć technologicznych w dzisiejszym świecie jest niebagatelna, to wciąż podstawą do efektywnego zarządzania firmą pozostaje człowiek – jego wiedza, intuicja oraz… wyczucie zagrożeń związanych z cyberprzestępstwami.

Jednym z kluczowych ryzyk dla firm – ale także dla osób prywatnych – jest wykorzystanie AI przez cyberprzestępców do tworzenia bardziej zaawansowanych i trudniejszych do wykrycia ataków, takich jak phishing, deepfake’i czy zautomatyzowane włamania do systemów.

AI może także analizować ogromne ilości danych, by znaleźć luki w zabezpieczeniach szybciej niż człowiek, co sprawia, że potencjalne zagrożenia stają się bardziej dynamiczne i trudniejsze do przewidzenia.

Wiceprezes Comarchu podał przykład, gdy sam prawie został wmieszany w wyszukane cyberprzestępstwo z użyciem sztucznej inteligencji. –

– Wykorzystano mój głos i sposób mówienia do złożenia oferty biznesowej. Na szczęście potencjalny kontrahent oddzwonił do mnie i mogłem mu wytłumaczyć, że tak naprawdę nie dzwoniłem do niego z żadną propozycją – przytoczył zdarzenie Zbigniew Rymarczyk.

Innym niepokojącym aspektem jest możliwość niezamierzonego działania samych systemów AI – jeśli są one źle zaprojektowane lub uczą się na podstawie niepełnych lub błędnych danych, mogą podejmować decyzje zagrażające bezpieczeństwu systemów i danych. W dodatku AI bywa wykorzystywana do łamania zabezpieczeń CAPTCHA, przeprowadzania ataków typu DDoS czy manipulowania danymi w czasie rzeczywistym. Wszystko to sprawia, że firmy muszą nie tylko chronić się przed klasycznymi zagrożeniami, lecz także rozwijać nowe strategie cyberobrony uwzględniające potencjał sztucznej inteligencji.