Przekazanie księgowości i rozliczeń podatkowych zewnętrznej firmie lub biuru rachunkowemu pozwala przede wszystkim skupić się na bieżącej działalności firmy i na jej rozwoju. W małych firmach pojawia się też inny problem. Nie zawsze znajdzie się osoba, która będzie w stanie poprowadzić samodzielnie księgowość. Trzeba ją więc zlecić specjalistom. Małe firmy wybiorą albo księgową samodzielnie prowadzącą działalność, albo biuro rachunkowe. Firmy średniej wielkości mogą natomiast wybrać również firmę outsourcingu księgowego, a przedsiębiorstwa międzynarodowe powierzą zapewne swoje rozliczenia centrum outsourcingu. Do każdej z tych grup skierowana jest inna oferta obsługi. W każdym jednak przypadku chodzi o to samo: aby biuro lub firma outsourcingowa zajęła się rozliczeniami księgowo- -podatkowymi.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa transakcji takie rozwiązanie ma zalety. Jeśli dobrze wybierzemy firmę outsourcingową, to rozliczeniami zajmą się specjaliści z uprawnieniami do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub doradztwa podatkowego. Tym samym eliminujemy ryzyko błędu, który może popełnić osoba nieposiadająca wiedzy dotyczącej rozliczeń i księgowości. Teoretycznie przedsiębiorstwo przerzuca również swoje rozliczenia i odpowiedzialność za ewentualne błędy. Jest to jednak złudzenie, któremu ulega wiele firm.

Jaka odpowiedzialność

Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe ponosi podatnik, czyli w przypadku spółki kapitałowej (z o.o., akcyjnej) spółka, a w przypadku spółek osobowych (jawna, komandytowa) wspólnicy. Zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki. Jak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok z 16 października 2003 r., sygn. akt SA/Bd 1730/03), skoro adresatem zobowiązania podatkowego jest wyłącznie podatnik, to odpowiada on również za właściwe dokumentowanie pod względem podatkowym swojej działalności i jego rzeczą jest właściwy dobór biura rachunkowego i wykonanie przez to biuro w sposób właściwy swoich obowiązków. Odpowiedzialności tej – orzekł sąd – nie zmienia zatem fakt, że skarżący powierzył prowadzenie księgi podatkowej profesjonalnemu biuru rachunkowemu. Te same zasady odnoszą się do firmy outsourcingowej, której przedsiębiorstwo powierzyło rozliczenia.

Oznacza to, że ewentualny błąd biura rachunkowego lub firmy outsourcingowej, który ma skutki podatkowe, obciąży firmę, a nie biuro. Przykładowo, jeśli powstanie zaległość podatkowa, to firma poniesienie koszt zapłaty odsetek od zaległości. W przypadku poważniejszych błędów (np. niezłożenia deklaracji podatkowej) firma może ponieść odpowiedzialność karną skarbową.

Konieczne ubezpieczenie

Przed ryzykiem można się jednak zabezpieczyć. Co więcej, osoby lub podmioty prowadzące usługowo księgi rachunkowe mają obowiązek posiadania ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Ustawowe sumy gwarancyjne są jednak daleko niewystarczające w przypadku obsługi średniej wielkości przedsiębiorstwa. Dlatego firmy powinny od outsourcera wymagać ubezpieczenia OC z dużo wyższą sumą gwarancyjną.