Praca zdalna w firmie. Oto ważne obowiązki pracodawców

7 kwietnia kilka przepisów z ustawy antycovidowej odnoszących się do pracy zdalnej zastąpiła nowelizacja Kodeksu pracy całkowicie regulująca tę kwestię.

Maciej Łaga, doktor nauk prawnych i radca prawny w Kancelarii Radcy Prawnego Dr Maciej Łaga (prawopracy.net), który pomaga firmom w Polsce wdrażać nowe przepisy o pracy zdalnej mówi, że polskie prawo pracy w poprzednim ustroju zostało zaprojektowane dla dużych przedsiębiorstw państwowych. - Trochę w takim "stylu" są i zmiany związane z pracą zdalną. W rezultacie mikroprzedsiębiorcy zatrudniający po kilka osób, wprowadzając te przepisy, mogą mieć problem ze spełnieniem wszystkich formalności, dlatego często zwracają się o pomoc do prawników.

W pierwszej kolejności podkreślić należy, że nie każdy pracodawca w Polsce musi wprowadzać wswojej firmie możliwość pracy zdalnej, a pracownik nie ma prawa od niego tego wymagać. Wprowadzenie w przedsiębiorstwie pracy zdalnej zawsze zależy od woli pracodawcy. Jest to jego autonomiczna decyzja.

Ocena ryzyka zawodowego

Co zatem należy do obowiązków pracodawcy, który zdecyduje się na wprowadzenie możliwości pracy zdalnej? W sferze formalnej powinien on dokonać oceny ryzyka zawodowego. - Od wielu lat prawo nakłada na pracodawców obowiązek oceniania tego ryzyka na określonym stanowisku pracy. Czyli jeżeli np. zatrudniony ma kontakt z chemikaliami, to w przyszłości mogą się z tym wiązać określone choroby. Podobnie jest z pracą zdalną. Gdy przechodzimy na ten tryb pracy, to trzeba ocenić te ryzyka pod kątem wykonywania obowiązków z innego miejsca niż siedziba firmy. Chodzi głównie o ergonomię stanowiska pracy, związaną z długotrwałym przebywaniem przed ekranem komputera i w pozycji siedzącej przy biurku. Ryzyko w pracy zdalnej ma jednak jeszcze jeden istotny aspekt. W związku z brakiem kontaktów międzyludzkich w firmie, należy wspomnieć o kwestiach społecznych i psychologicznych. U osoby pracującej zdalnie jest bowiem zdecydowanie większe ryzyko wyobcowania, a nawet zachorowania na depresję - wyjaśnia radca prawny dr Maciej Łaga.

BHP w domu

Po drugie, pracodawca powinien doręczyć pracownikowi informację dotyczącą zasad bezpieczeństwa i higieny pracy wykonywanej w domu. Dla zatrudniającego oba obowiązki - ocena ryzyka zawodowego i informacja, wiążą się z dodatkowym wydatkiem wynikającym z konieczności skorzystania z usługi specjalisty od bhp albo kancelarii prawnej, która zatrudnia takiego specjalistę. To, jak tłumaczy dr Maciej Łaga, koszt około 100-150 złotych netto.

Regulamin pracy zdalnej

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy będzie stworzenie regulaminu pracy zdalnej. - Taki regulamin jest nieobowiązkowy, ale jest mały haczyk. Jeśli go nie wydamy, to pracodawca musi każdorazowo określić zasady pracy zdalnej w porozumieniu z pracownikiem. Zalecam więc, żeby opracować regulamin, niż indywidualnie robić to za każdym razem, kiedy kolejnemu pracownikowi będziemy zezwalać na pracę zdalną - radzi radca prawny dr Maciej Łaga.

Oświadczenia od pracownika

Czwarty obowiązek pracodawcy to zebranie trzech oświadczeń od pracownika. Są to kolejno oświadczenia o zapoznaniu się z: oceną ryzyka zawodowego, warunkami bhp oraz procedurami o ochronie danych osobowych w trakcie pracy zdalnej.

Aneks do umowy

Ostatnim obowiązkiem jest sporządzenie aneksu do umowy z pracownikiem, który będzie zezwalał na pracę zdalną. - Wynika to z tego, że zmieniają się podstawowe warunki zatrudnienia. Choć aneks nie musi być w formie papierowej, to większość pracodawców nadal decyduje się na formę pisemną. A wystarczy uzgodnienie np. drogą mailową - precyzuje radca prawny dr Maciej Łaga. Ponadto przy wdrażaniu pracy zdalnej pracodawca musi jeszcze poszerzyć informację o warunkach zatrudnienia pracownika.

Zwrot kosztów

W sferze realnej wraz z wprowadzeniem w firmie możliwości pracy zdalnej na pracodawcę czekają dwa obowiązki. W pierwszej kolejności będzie musiał zwracać pracownikowi koszty takiej pracy. Chodzi tu m.in. o opłatę za prąd i internet czy ekwiwalent pieniężny z tytułu użytkowania przez pracownika własnego sprzętu komputerowego. Ryczałt dzienny, jak wynika z doświadczenia radcy prawnego dr Macieja Łagi, wynosi od 4 do 9 złotych.

Doposażenie miejsca pracy

Drugim obowiązkiem jest prawidłowe zorganizowanie stanowiska pracy. - Pracownik musi przecież podpisać oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i warunkami bhp. To może wywołać temat doposażenia stanowiska pracy. Z przepisów nie wynika bezpośrednio, żeby na pracodawcy spoczywał koszt doposażenia miejsca pracy w domu. Ale prawo na pewno prowokuje negocjacje co do tej kwestii między zatrudnionym a zatrudniającym - ocenia radca prawny dr Maciej Łaga.

Czy można żądać pracy zdalnej od pracodawcy?

Pozostaje jeszcze pytanie, czy pracownik może w ogóle wymagać od pracodawcy udzielenia możliwości pracy zdalnej. - W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, pracownik może oczywiście wnioskować o taki charakter pracy przez 24 dni w roku, ale pracodawca nie ma obowiązku się zgodzić, nawet jeśli wniosek wnosi osoba szczególnie chroniona w świetle prawa pracy jak kobieta w ciąży czy rodzic wychowujący małe dziecko. Argumentem w świetle przepisów jest dla takiego pracodawcy to, że organizacja pracy na to nie pozwala. Może być też tak, że praca zdalna jest wykonywana regularnie, a pracodawca nie wdroży nowych przepisów w swojej firmie. Ja radziłbym pracownikom raczej ostrożność w kwestii formułowania żądań pod adresem pracodawcy. Na pewno warto jest jednak negocjować, ale lepiej chyba zacząć „miękko” - od zapytania, aniżeli czegoś żądać, powołując się na Kodeks pracy. Taka formuła rozmowy z pracodawcą się nie sprawdza - wskazuje rozmówca Forsal.pl.

A co grozi pracodawcy, który pomimo swojej deklaracji o wprowadzeniu pracy zdalnej, nie uregulował prawnie kwestii związanych z taką pracą? - Nowelizacja nie wprowadza dodatkowej kategorii wykroczenia usankcjonowanego grzywną lub inną karą nakładaną przez Państwową Inspekcję Pracy. Z pewnością inspektor pracy może nakazać wdrożenie przepisów o pracy zdalnej w formie nakazu administracyjnego. Do tego niesporządzenie oceny ryzyka zawodowego podpada pod wykroczenia przeciwko bhp z Kodeksu pracy - wymienia radca prawny.

- Pracodawca, który nie wdraża przepisów o pracy zdalnej zwiększa też ryzyka prawne w związku ze swoją działalnością. Jeśli dojdzie do wypadku przy pracy, a nie ma np. sporządzonej oceny ryzyka zawodowego i doposażenia stanowiska pracy, to nie tylko Państwowa Inspekcja pracy, ale i pracownik może następnie mieć do pracodawcy roszczenia. Warto więc czynić zadość prawnym wymogom. Pracodawca będzie czuł się bezpieczniej, a pracownik będzie pracował w lepszych warunkach, a więc z korzyściami dla obu stron - kończy dr Maciej Łaga.

Więcej dowiesz się z książki "Praca zdalna. Praktyczny komentarz z przykładami" dostępnej w Sklepie INFOR - Reklama własna