Przeciętny pracownik sprawdza skrzynkę mailową ponad 77 razy dziennie. To istotnie utrudnia intensywny wysiłek intelektualny. Świat pracowników umysłowych potrzebuje rewolucji organizacji pracy równie przełomowej jak ta, którą w świecie pracowników fizycznych przeprowadził prawie 120 lat temu Henry Ford.

Tak twierdzi Cal Newport w książce „A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload”. Autor publikacji (jej polski tytuł to „Świat bez emaila: nowe podejście do pracy w świecie komunikacyjnego przeciążenia”) powołuje się w niej na pracę Glorii Mark z 2016 r. “Email Duration, Batching and Self-Interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress” („Czas przeznaczony na wysłanie maili i przerwy w pracy: wpływ sposobu korzystania z maili na produktywność i stres”).

Reklama

Gloria Mark opisuje, jak monitorowała pracę członków działu badań i rozwoju w dużej korporacji. Z danych wynikało, że sprawdzali oni maila – średnio – 77 razy dziennie. Prace z 2005 r. podawały, że skrzynka mailowa jest sprawdzana 50 razy dziennie. Z kolei firma badawcza Radicati prognozowała, że na początku 2019 r. będzie to już 126 razy. Co z tego wynika?

Otóż to, że pracujący ciągle są odrywani mailami od swojej pracy. Firma RescueTime przygotowała programy, które szczegółowo monitorują to, co pracownicy robią na swoich komputerach. W 2018 r. firma opublikowała raport na podstawie anonimowych danych od 50 tys. osób. Wynikało z niego, że połowa użytkowników sprawdzała programy służące do komunikacji m.in. mailowej nie rzadziej niż co sześć minut.

Najwięcej osób sprawdzało skrzynki raz na minutę. Trzeba jeszcze pamiętać, że są to średnie uwzględniające przerwy na obiad, czy czas w którym pracownicy nie są przy komputerach. Tak więc tak naprawdę skrzynki pocztowe sprawdzane są jeszcze częściej. Naukowcy sprawdzili także, ile wynosiły najdłuższe okresy pracy nieprzerywanej sprawdzaniem skrzynki pocztowej. Dla połowy badanych nie było to dłużej niż 40 minut, a największy odsetek badanych pracował nieprzerwanie zaledwie 20 minut.

Analitycy z RescueTime skoncentrowali się następnie na czasie, który sami pracownicy określili mianem „produktywnego”, czyli spędzonego – ich zdaniem – na działaniach, które miały przynieść konkretny, wymierny skutek. Następnie podzielono ten czas na pięciominutowe fragmenty i wybrano tylko te z nich, których nie przerwano sprawdzeniem skrzynki pocztowej albo komunikatora.

Uznano, że taki czas można zakwalifikować jako spędzony na skoncentrowanej, produktywnej pracy. I okazuje się, że przeciętny badany miał tylko 15 takich okresów, które zsumowane dają 1 godzinę i 15 minut. Zauważmy, że jest to czas produktywnej pracy w ciągu – oficjalnie – 8-godzinnego dnia pracy.

To oznacza, że przeciętny współczesny „biały kołnierzyk” ciągle jest albo kilka minut po sprawdzeniu elektronicznej skrzynki pocztowej, albo kilka minut przed. „Powiedzenie, że sprawdzamy maila zbyt często to niedomówienie; tak naprawdę sprawdzamy go bez przerwy” – podsumowuje autor.

Co z tego wynika? Otóż autor powołuje się na książkę Adama Gazzaleya i Larry Rosena z 2016 r. „The Distracted Mind” („Rozproszony umysł”), w której twórcy konkludują, że nasze mózgi nie są przygotowane do robienia kilku rzeczy naraz i częstego zmieniania celów.

Jeżeli tak robimy nasza wydajność spada. Jedną z pierwszych prac naukowych, które dokumentowały taki spadek była analiza Arthura Jersilda z 1927 r. Jeden z eksperymentów, który autor przeprowadził polegał na przekazaniu wybranym do badania osobom prostych rachunków do zrobienia w zakresie dodawania i odejmowania. Kiedy badani wykonywali tylko jedno działanie, takie jak „dodawanie” kończyli je znacznie szybciej, niż gdy musieli na zmianę dodawać i odejmować. Im bardziej skomplikowane zadania, tym zmiany powodowały większe szkody dla produktywności.

Co ciekawe, dopiero w ostatnich latach badacze zaczęli poświęcać więcej czasu temu problemowi, by wspomnieć tylko pracę Sophie Leroy z 2009 r. “Why Is It So Hard to Do My Work? The Challenge of Attention Residue When Switching between Work Tasks,” („Dlaczego tak trudno jest wykonać moją pracę? Kwestia rozproszenia uwagi przy zmienianiu wykonywanych zadań”). Ale kwestia obniżania produktywności pracowników przez ciągłe odrywanie ich od pracy zajmuje tylko część książki. Jest ona tylko pretekstem to postawienia przez autora publikacji intrygującej tezy.

Co chwilę słyszymy o nowych próbach zmiany obecnego sposobu pracy w biurach. Wprowadzane są czterodniowe dni pracy, coraz więcej osób pracuje w domach itd. Ciągle jednak nie doszło do przełomu jaki miał miejsce w fabrykach Henry Forda, ale wiele wskazuje na to, że taki przełom może być „tuż” za rogiem.

Mianowicie takiej, że świat „białych kołnierzyków”, czyli osób pracujących intelektualnie przy komputerach, jest obecnie u progu rewolucji podobnej do tej, która miała miejsce na początku XX w. w świecie pracowników fizycznych. Wówczas Henry Ford zaczął eksperymentować z różnymi sposobami organizacji pracy osób montujących samochody. Eksperymenty, które zapoczątkował doprowadziły do mniej więcej pięćdziesięciokrotnego wzrostu produktywności w branży.

Co chwilę słyszymy o nowych próbach zmiany obecnego sposobu pracy w biurach. Wprowadzane są czterodniowe dni pracy, coraz więcej osób pracuje w domach itd. Ciągle jednak nie doszło do przełomu, jaki miał miejsce w fabrykach Henry Forda, ale wiele wskazuje na to, że taki przełom może być „tuż” za rogiem.

Mam wiele zarzutów do książki „A World Without Email”. Po pierwsze – tytuł jest mylący. Co więcej, jest on mylący celowo. Na końcu publikacji autor przyznaje, że jest on tylko skrótem myślowym, bowiem faktycznie autor nie postuluje, by całkowicie zrezygnować z maila, ale by istotnie ograniczyć ilość rozpraszającej komunikacji w czasie pracy. Większa część książki nie jest nawet poświęcona mailom, ale właśnie postulatom, by zacząć szukać nowych sposobów organizacji pracy osób w biurach.

Problem polega na tym, że autor nawet nie proponuje konkretnych zmian (poza ograniczeniem korzystania z maila, czy innych komunikatorów), bo jak na razie nie ma twardych dowodów, że istnieje lepsza metoda pracy białych kołnierzyków niż to, co jest praktykowane obecnie. Choć jest wiele poszlak świadczących na korzyść na przykład 4-dniowego dnia pracy, czy pracy w domu. Tak więc główny postulat autora jest taki, by menedżerowie eksperymentowali podobnie, jak to robił prawie 120 lat temu Henry Ford w swojej fabryce.

Cal Newport należy do moich ulubionych autorów i bardzo cenię sobie jego wcześniejsze publikacje takie jak „Digital minimalism” („Cyfrowy minimalizm”) czy „Deep work”(„Praca głęboka”). Ale „A World Without Email” jest zdecydowanie najsłabszą pozycją w jego dorobku i sprawia wrażenie, jakby autor chciał wykorzystać sukces „Digital minimalism”(książka znalazła się na listach bestsellerów w USA) i na siłę rozwinąć niektóre wątki z tamtej publikacji.

Problem polega na tym, że w najnowszej książce Newporta nie ma wystarczająco ciekawego materiału uzasadniającego jej wydanie. Podsumowując: utrzymuję swoją rekomendację dla wcześniejszych książek autora, ale „A World Without Email” to pozycja tylko dla największych fanów amerykańskiego akademika.

Aleksander Piński