Upowszechnianie się smartfonów i tabletów powoduje, że coraz częściej pracownicy przynoszą je do pracy i chcą z nich tam korzystać. Zwracają się więc często z żądaniem do informatyków, by je wpiąć do firmowej sieci. BYOD (bring your own device – przynieść swe własne urządzenie do firmy) rodzi problemy związane z bezpieczeństwem danych i zwiększa koszty działu IT.
Technologiczny skok
42 proc. pracowników posiadających smartfony korzysta z nich w celach służbowych – wynika z badania firmy Cisco, które zostało przeprowadzone w pierwszej połowie 2012 roku i obejmowało prawie 4,9 tys. menedżerów branży IT z dziewięciu krajów (Brazylia, Chiny, Francja, Niemcy, Indie, Meksyk, Rosja, Wielka Brytania oraz USA). W dodatku 63 proc. firm przewiduje wzrost liczby posiadanych przez pracowników prywatnych urządzeń mobilnych, które zostaną przyłączone do sieci firmowych.
Podobnego trendu możemy się też spodziewać w Polsce. – Według badań IDC 47,5 proc. z 2,2 mln telefonów komórkowych zakupionych w Polsce w pierwszym kwartale 2012, to smartfony, do końca roku natomiast ich liczba przekroczy 50 proc. Podobnie sytuacja wygląda z tabletami, których sprzedaż systematycznie rośnie. Wzrost popularności urządzeń mobilnych powoduje, że trend BYOD jest także widoczny w Polsce i znajduje coraz większą rzeszę zwolenników. Pracownicy w coraz większym stopniu będą mieli możliwość pracy na własnych urządzeniach, które znają lepiej – uważa Wojciech Bogucki, dyrektor ds. rozwoju rynku w firmie Cisco.
Reklama
Co więc powinni zrobić menedżerowie czy właściciele firm, kiedy pracownik zwraca się do nich z prośbą o wykorzystywanie prywatnego tabletu czy smartfona do wykonywania zadań służbowych, co się wiąże często z umożliwieniem korzystania mu z firmowej sieci?
Eksperci w takiej sytuacji radzą rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” takiego rozwiązania, biorąc pod uwagę z jednej strony koszty, z drugiej – potrzeby pracowników, kulturę przedsiębiorstwa, wymagania biznesowe i bezpieczeństwo.
Bezpieczeństwo i prawo
Zacznijmy od kosztów. Bo rozwiązanie takie niewątpliwie zwiększa wydatki na IT. Potwierdzają to badania Aberdeen Group, że przedsiębiorstwo korzystające z 1000 urządzeń mobilnych wydaje rocznie średnio o 170 tys. dolarów więcej, jeżeli pozwala pracownikom korzystać z prywatnych urządzeń. O wzroście wydatków w takiej sytuacji mówi też raport Cisco. Autorzy tego badania prognozują, że średnia liczba przyłączonych do firmowej sieci urządzeń przypadająca na jednego pracownika umysłowego wzrośnie z 2,3 w roku 2012 do 2,8 w roku 2014 (o 22 proc.). To przełoży się na wydatki działów na inicjatywy związane z urządzeniami przenośnymi, które w 2014 roku pochłoną 23 proc. ich budżetów, w porównaniu z 18 proc. w roku 2012 (wzrost o 28 proc.).
Kłopotem może być też to, że firma traci poczucie kontroli nad urządzeniami i całą organizacją. Pojawiają się obawy dotyczące np. fizycznego bezpieczeństwa urządzeń, bo tablety poza miejscem pracy są narażone na kradzież i ryzyko utraty danych. Większa jest np. groźba narażenia systemu na ataki wirusów i szkodliwego oprogramowania.
Dlatego też szefowie działu informatyki powinni sprawdzić, co każdy pracownik robi w firmie i czy potrzebuje własnych urządzeń, aby lepiej wykonywać swoją pracę. Jeśli rola pracownika nie wymaga kontaktów z klientem, to być może używanie prywatnego smartfona wcale nie będzie zwiększać jego produktywności. Inaczej może być jednak w firmie handlowej, gdzie takie urządzenie ułatwia i przyspiesza odpowiadanie na pytania klientów, co wpływa na produktywność, ale i na zadowolenie klientów.
Gdy firma ma oddziały w różnych miastach, sensowne może być stosowanie w każdym z nich innego rozwiązania, z uwzględnieniem lokalnych uwarunkowań. W wielkich aglomeracjach wykorzystywanie mobilnego internetu, smartfonów czy tabletów jest standardem. Wiele osób nosi przy sobie kilka urządzeń i to zarówno prywatne, jak i służbowe. Dlatego umożliwienie pracownikom wykorzystania prywatnego sprzętu do celów służbowych jest bardziej naturalne. Są jednak rejony, gdzie sieć internetowa i infrastruktura telekomunikacyjna pozostawia wciąż wiele do życzenia. Choćby więc już z tego względu trudno spodziewać się, że korzystanie z własnych urządzeń przenośnych przy wypełnianiu obowiązków zawodowych przez pracowników podniesie znacznie ich efektywność.
Firma powinna również uwzględnić kwestie prawne związane z takim rozwiązaniem. Czy pracodawca może legalnie monitorować urządzenia należące do pracowników, aby sprawdzić, czy nie doszło do naruszenia integralności danych lub reguł użytkowania, niewłaściwego wykorzystania czasu i zasobów itp.?
Skupić się na korzyściach
Niewątpliwie jednak umożliwienie pracownikom korzystania z prywatnych smartfonów czy tabletów w pracy ma też wiele dobrych stron. Rzeczywiście może zwiększyć wydajność. Cisco w wynikach swoich badań podkreśla, że nie sprawdziły się obawy, iż trend BYOD spowoduje obniżenie produktywności wynikającej z faktu, że pracownicy będą korzystali z urządzeń do załatwiania własnych spraw lub rozrywki. Dziś bowiem wiele osób chce wykonywać zadania niezwiązane z pracą w trakcie czasu pracy, a zadania służbowe po jej zakończeniu. 37 proc. respondentów Cisco popiera model pracy opierający się na regule „gdziekolwiek i na czymkolwiek”.
Badanie pokazuje, że na świecie firmy coraz częściej akceptują (89 proc. badanych firm dopuszcza taką możliwość) wykorzystywanie przez pracowników prywatnych urządzeń przenośnych do zadań służbowych. Tylko 11 proc. firm kategorycznie nie zgadza się na prywatne urządzenia pracownicze, a 71 proc. firm zapewnia wsparcie IT dla wybranych lub wszystkich urządzeń posiadanych przez personel.
Wszytko wskazuje, że także menedżerowie mniejszych firm muszą się oswajać z myślą, że ich pracownicy będą przynosić własne smartfony czy tablety, które będą chcieli wpiąć do firmowej sieci. Dlatego na terend BYOD nie warto patrzeć tylko z perspektywy kosztów, a raczej skupić się na korzyściach. Eksperci radzą, by w takiej sytuacji określić najlepsze tempo wdrażania tego modelu firmie i dostosować je do wymagań firmy i ról pracowników. Jeżeli pozwalamy pracownikom korzystać z prywatnego tabletu do wykonywania zadań służbowych i umożliwiamy mu korzystnie z intranetu, to warto dopilnować, aby byli oni świadomi swoich praw i ograniczeń w tym zakresie.
