Myli się ten, kto sądzi, że samym produktem zawojuje rynek. Znalezienie dostawców, odbiorców, kontrahentów, dysponujących kapitałem partnerów biznesowych wymaga dziesiątek spotkań, czasem twardych negocjacji, podczas których produkt jest w zasadzie na drugim planie, a liczą się, często niesłusznie bagatelizowane, umiejętności miękkie.

>>> Czytaj też: Pracownik prawie lojalny: jak budować przywiązanie ludzi do firmy?

Jedną z kluczowych jest sztuka autoprezentacji, która pomaga poprowadzić rozmowę tak, aby przyniosła pożądany skutek. – Nawet najlepszy, wysokiej jakości produkt trudno sprzedać bez atrakcyjnego opakowania –mówi Zuzanna Szymańska z zajmującej się szkoleniami firmy netAkademia. – Autoprezentacja jest właśnie niczym innym, tylko takim opakowaniem.

>>> Polecamy: Papierowe CV wychodzi z mody

Reklama

Kluczowe 30 sekund

Chociaż dobór słów podczas rozmowy ma znaczenie, kluczowa jest komunikacja niewerbalna. Jak wynika z badań, aż 93 proc. przekazu odbierane jest poprzez zmysł wzroku. Dlatego na przebieg spotkania ma wpływ profesjonalny wygląd. To on jest wizytówką firmy, swoistą obietnicą nadchodzących korzyści. – Praktyka biznesowa dowodzi, że wielu przedsiębiorców skoncentrowanych na swoim produkcie lub usłudze ma z tym problemy – mówi Szymańska. O co i jak należy zadbać? Kluczowe znaczenie ma pierwsze 30 sekund spotkania. Dlatego należy zwrócić uwagę na powierzchowność. Twarz musi być rozluźniona i wypoczęta. Ubranie niekoniecznie drogie i rzucające się w oczy. Wystarczy, by było dopasowane do osobowości, skromne, czyste i schludne.
Jego kolor ma jednak znaczenie. Powinien być spójne z istotą przekazu. – Barwy ciemne i stonowane budują prestiż, wyrażają stabilność, budzą zaufanie – podpowiada Zuzanna Szymańska. – Kolory pastelowe natomiast sugerują delikatność, a tkaniny błyszczące i metaliczne świadczą o zamożności i przepychu.

Mów śmiało i zdecydowanie

Podczas negocjacji ważna jest także odpowiednia gestykulacja, swoista gra ciałem. Gesty, mimika twarzy, sposób zachowania muszą iść w ślad za komunikatem werbalnym, najlepiej gdy go potwierdzają. – Ich działanie ma charakter podprogowy, wpływa na głębsze obszary świadomości rozmówcy – mówi Andrzej Paczos, psycholog biznesu. – Jest silniejsze niż dotykające powierzchni, wymagające podjęcia wysiłku przez interlokutora komunikaty słowne.
Warto zatem, przynajmniej pobieżnie, poznać język gestów jakimi z otoczeniem komunikuje się ciało człowieka. Nawet uścisk dłoni jest ważnym, mogącym wpłynąć na przebieg, spotkania, komunikatem. Sposób wykonania tzw. shake hand może dawać nadzieję na sukces lub wieszczyć porażkę. Wnętrze dłoni partnera skierowane jest do góry, jak twierdzą specjaliści, sygnalizuje uległość, przykrycie uścisku drugą dłonią – serdeczność, chęć opieki, energiczne potrząsanie natomiast komunikuje przyjacielskie nastawienie, a podanie rozluźnionej dłoni, to znak snobizmu i lekceważenia rozmówcy. – Oczywiście nie można wykluczyć, że druga strona świadomie będzie używać gestów z intencją świadomego wprowadzenia w błąd – mówi Paczos. – Praktyka jednak dowodzi, że nadal, przynajmniej w Polsce, wiedza dotycząca zachowania ciała nie jest powszechna. A wyczucie nastawienia partnera ma często kluczowe znaczenie dla przebiegu negocjacji. Pozwala dostosować strategię do sytuacji interlokutora, co zwiększa szanse na osiągnięcie założonego celu.
Istotna jest zdolność do kontrolowania reakcji na stres. Nie wolno pozwalać na nerwowe poruszanie rękami, nogami, głową, albo natrętne poprawianie ubrania. – Odruchy te wyrażają zdenerwowanie, są łatwo odbierane, co może zdecydować o porażce projektu – mówi Paczos. – Swoje postulaty trzeba wyrażać śmiało, jasno i zdecydowanie. Ale konieczne jest także pewne umiarkowanie oraz elastyczna reakcja na argumenty przeciwne.

Narysuj schemat rozmowy

Ważnym elementem autoprezentacji jest także mimika twarzy.
Uwaga człowieka, jak dowodzą badania, skupia się na trzech elementach powierzchowności interlokutora: brwiach, oczach i ustach. Nie wpłynie korzystnie na przebieg konwersacji zdradzające niepewność błądzenie oczyma po otoczeniu, sugerujące poczucie winy spuszczanie spojrzenia, czy też wyrażające przekonanie o przewadze intelektualnej, bądź moralnej, przyglądanie się swoim palcom.
Pozytywne efekty może natomiast przynieść utrzymywanie stałego kontaktu wzrokowego z rozmówcą. Nie trzeba przy tym, jak twierdzą specjaliści, patrzeć prosto w oczy (może być to odebrane jako krępująca natarczywość). – Wystarczy znaleźć punkt na twarzy interlokutora, stosunkowo blisko oczu, ale niedotykający ich bezpośrednio – mówi Zuzanna Szymańska z netAkademii. – Jeżeli rozmowa będzie prowadzona w pomieszczeniu, pozwoli to na swobodną obserwacje zachowań i podjęcie odpowiedniej, związanej z przebiegiem rozmowy reakcji.
Przed samym spotkaniem natomiast, co istotne, warto przygotować mapę konwersacji, przewidzieć kilka możliwych ścieżek przebiegu rozmowy i przemyśleć odpowiedzi. Nie może to być jednak schemat skomplikowany. – Nie chodzi o to, by uczyć się go na pamięć – mówi Szymańska. – Może przypominać drzewo genealogiczne. Jeżeli będzie dobrze rozrysowane, ewentualnych ścieżek, wbrew pozorom, nie powinno być wiele.
Warto także pamiętać, szczególnie podczas rozmowy, z którą wiążemy szczególnie duże nadzieje, że po drugiej stronie, co wydać się może banałem, zasiada zwykły człowiek. – Na skutek intensywnego wyobrażenia korzyści często popełnianym błędem jest podświadome utożsamianie rozmówcy z benefitami, jakie dzięki niemu można osiągnąć – mówi Andrzej Paczos. – Negocjacje wtedy nie odbywają się z człowiekiem, tylko wyobrażeniem płynących ze spotkania korzyści. Są osoby, którym ustawienie na takiej pozycji odpowiada, a nawet schlebia. U większości jednak powoduje niechęć i prowadzi do fiaska nawet najbardziej przemyślanej rozmowy.