W przeciwieństwie do podpisu odręcznego ten składany elektronicznie i potwierdzany kwalifikowanym certyfikatem ma termin ważności. Nie ma problemu, gdy e-dokument został podpisany i jest weryfikowany w czasie ważności certyfikatu. Zdarza się jednak, że od momentu złożenia e-podpisu do chwili, w którym jest on weryfikowany, ważność certyfikatu już wygasła. Czy sam dokument jest wówczas ważny? Jak to zweryfikować? Problemy te będą się pojawiać coraz częściej, zwłaszcza w publicznych przetargach, które potrafią przeciągać się miesiącami, a czasem i latami.
Do takiej właśnie sytuacji doszło w przetargu zorganizowanym przez Zarząd Dróg Wojewódzkich w Gdańsku na rozbudowę drogi wojewódzkiej nr 224. Ofertę składano w nim w styczniu 2020 r. w formie elektronicznej. Wykonawcy mieli do niej też dołączyć tzw. jednolity elektroniczny dokument zamówienia (JEDZ). Okazało się, że jedna z firm przesłała pusty dokument. Została więc wezwana do jego uzupełnienia. Działo się to we wrześniu 2020 r. Wykonawca przesłał prawidłowy JEDZ opatrzony datą 31 stycznia 2020 r. i w tym samym dniu podpisany elektronicznie. Gdy zamawiający chciał zweryfikować e-podpis, okazało się to niemożliwe.

Problem z walidacją

Weryfikacja e-podpisu kwalifikowanego odbywa się poprzez sprawdzenie ważności certyfikatu. Po jej przeprowadzeniu zamawiający otrzymał komunikat: „Status podpisu: Niekompletnie zweryfikowany. Wykryte błędy: Weryfikacja przeszłego podpisu nie jest rozstrzygająca! Obecny czas jest poza zakresem ważności certyfikatu podpisującego”.
Po sprawdzeniu u podmiotu zaufanego świadczącego usługi certyfikacyjne (w tym wypadku była to Krajowa Izba Rozliczeniowa i jej aplikacja Szafir) okazało się, że certyfikat wystawiony na osobę, która podpisała JEDZ, był ważny w okresie od 9 kwietnia 2018 r. do 9 kwietnia 2020 r. Podpis złożono 31 stycznia 2020 r., a więc w czasie ważności. Jego walidacja następowała zaś we wrześniu 2020 r. i dlatego nie mógł on zostać prawidłowo zweryfikowany. Zdaniem zamawiającego wszystkie te okoliczności świadczą jednak o ważności samego JEDZ. Tym samym e-podpisem opatrzono również inne dokumenty, które były weryfikowane w styczniu przez zamawiającego i wówczas potwierdzono poprawność certyfikatu.
Zdaniem konkurencyjnej firmy e-podpis nie mógł zostać uznany za ważny. Ponieważ do pliku nie dodano elektronicznego znacznika czasu, to ważność podpisu można potwierdzić wyłącznie na dzień walidacji. Skoro zaś w tym dniu nie został pozytywnie zweryfikowany, to był nieważny.
Krajowa Izba Odwoławcza nie podzieliła tych zastrzeżeń. Jej zdaniem dokument został podpisany prawidłowo, skoro został opatrzony e-podpisem w czasie obowiązywania certyfikatu.
„Izba nie uznaje za przesądzające o ważności dokumentu, faktu – jak twierdzi odwołujący, że w sytuacji kiedy JEDZ został złożony zamawiającemu w dniu 10 września 2020 r., to na ten moment powinna istnieć możliwość weryfikacji skuteczności i prawidłowości złożenia tego oświadczenia i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. (…) w postępowaniu o udzielenie zamówienia – w szczególności w zakresie robót budowlanych składanych jest często szereg dokumentów wystawionych wykonawcy wiele lat przed terminem wszczęcia danego postępowania, np. referencji” ‒ zauważył przewodniczący składu orzekającego w uzasadnieniu. Jego zdaniem przyjęcie argumentacji odwołującego oznaczałoby w praktyce brak możliwości posługiwania się dokumentami opatrzonymi e-podpisem w przeszłości.

Kto może zakonserwować podpis

KIO podkreśliła, że wykonawca składający odwołanie nie udowodnił, by w czasie składania podpisu (czyli w styczniu 2020 r.) nie był on ważny. Tymczasem z dowodów przedłożonych przez zamawiającego wynikało, że certyfikat wygasł dopiero w kwietniu 2020 r. Należy więc przyjąć, że w czasie opatrywania pliku e-podpisem wciąż był poprawny.
Izby nie przekonała prywatna ekspertyza, którą sporządzono na zlecenie wykonawcy składającego odwołanie. Zgodnie z nią „w momencie otrzymania dokumentu JEDZ brak było możliwości potwierdzenia, że ten dokument został podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
„Nawet w ekspertyzie złożonej przez odwołującego w żadnym miejscu nie stwierdzono, że złożony podpis w dniu 31 stycznia 2020 r. był podpisem nieprawidłowym bądź że został złożony przez osobę nie posiadająca ważnego certyfikatu” ‒ napisano w uzasadnieniu wyroku.
Eksperci podkreślają, że sytuacji takiej, jak w opisywanym przetargu, można uniknąć. Służy do tego tzw. konserwacja podpisu. Stosuje się w tym celu znaczniki czasu. Dzięki niemu nawet po upłynięciu ważności certyfikatu można potwierdzić, że w trakcie składania podpisu certyfikat był ważny.
‒ Jest to w zgodzie z motywem 61 unijnego rozporządzenia eIDAS, który wskazuje, że należy zapewnić długoterminową konserwację informacji w celu zapewnienia prawnej ważności podpisów elektronicznych – uważa Maciej Tomaka, twórca portalu Szukio.pl z bazą orzecznictwa dotyczącego zamówień publicznych.
‒ Składanie dokumentów elektronicznych bez znacznika czasowego w okresie ważności certyfikatu nie wywołuje żadnych wątpliwości. Posługiwanie się nimi po okresie ważności certyfikatu wymaga już jednak dowodów istnienia podpisu w okresie ważności certyfikatu. Temu właśnie służy konserwacja podpisu. Robi się to poprzez utworzenie znacznika czasu dla podpisu, który potwierdza, że podpis istniał w danym momencie (w okresie ważności certyfikatu) – wyjaśnia.
Co istotne, podpis może „zakonserwować” poprzez dodanie znacznika czasu każda ze stron.
‒ Odpowiedzialny jest ten, kto zamierza dalej się dokumentem posługiwać. Wykonawca powinien zakonserwować podpis, aby móc posługiwać się dokumentami nim podpisanymi nawet, gdy jego certyfikat już wygaśnie. Zamawiający powinien to zrobić choćby na potrzeby późniejszych kontroli i wykazania, że podpis był ważny – tłumaczy Maciej Tomaka. ©℗
Odwołania rozpoznawane już na bieżąco

orzecznictwo

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 20 października 2020 r., sygn. akt KIO 2505/20. www.serwisy.gazetaprawna.pl/orzeczenia