Koniec z ignorowaniem pracy poza etatem
Po latach tyrania oficjalny bilans stażu pracy tych, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą albo harują na śmieciówkach to okrągłe… zero. Miliony Polaków ciągle tkwią w takim absurdzie.
Teraz wreszcie się to zmienia. Reforma, która zaczęła obowiązywać w styczniu 2026 roku to milowy krok w stronę zrównania uprawnień pracowniczych niezależnie od formy zatrudnienia- wskazuje uważa Krzysztof Inglot, ekspert rynku pracy z firmy Personnel Service. - Przez lata osoby pracujące na podstawie umów cywilnoprawnych czy prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą nie miały wielu przywilejów, jak dłuższy urlop wypoczynkowy czy prawo do odpraw. Teraz realnie „odzyskują” lata pracy, które wcześniej się nie liczyły - dodaje ekspert.
Co się wlicza do stażu pracy po nowemu
Na czy polega ta rewolucja w kodeksie pracy? Do stażu zawodowego są wliczane nie tylko lata przepracowane na etacie, ale też okresy spędzone na umowie zleceniu, we własnej działalności gospodarczej czy w pracy za granicą. To nie tylko zmiana symboliczna. Wiążą się z tym realne korzyści: dłuższy urlop, dodatki stażowe i jubileuszowe nagrody dla milionów Polaków, których wcześniej system po prostu nie widział.
Nowe regulacje najpierw objęły instytucje publiczne, teraz także firmy prywatne. Jednak sama nowelizacja Kodeksu pracy nie oznacza automatycznego przeliczenia tego stażu, wskazuje Joanna Łuksza, kierownik zespołu ekspertów księgowych w IFIRMA.PL. Pracownicy będą musieli udokumentować wcześniejsze okresy prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania umów zlecenia czy innych form aktywności zawodowej, aby pracodawca mógł uwzględnić je przy ustalaniu stażu pracy. Sama nowelizacja Kodeksu nie oznacza więc automatycznego przeliczenia tego stażu – dodaje specjalistka i tłumaczy co dokładnie wedle nowych przepisów wlicza się do stażu pracy.
- To okresy prowadzenia działalności gospodarczej, pod warunkiem, że przedsiębiorca faktycznie ją wykonywał oraz podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym albo miał obowiązek ich opłacania, w tym na podstawie wpisu do CEIDG i zgłoszenia do ZUS – wylicza Joanna Łuksza. - Uwzględnione zostaną również okresy zawieszenia działalności w związku z opieką nad dzieckiem, o ile w tym czasie opłacane były składki na ubezpieczenia społeczne, a także okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia, agencyjne czy inne umowy o świadczenie usług.
To też wlicza się teraz do stażu pracy
Do stażu pracy zaliczać się będą także okresy współpracy z przedsiębiorcą, zwłaszcza w ramach rodzinnego zaangażowania w działalność gospodarczą – na przykład współpraca z małżonkiem - okresy członkostwa w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych oraz spółdzielniach kółek rolniczych, a także udokumentowane okresy pracy za granicą, niezależnie od tego, czy były wykonywane w ramach stosunku pracy.
- Co istotne, Kodeks pracy dodatkowo rozszerza ten katalog, obejmując również okres tak zwanej „ulgi na start” czyli czas, w którym ten kto rozpoczyna działalność gospodarczą nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także okres współpracy z osobą korzystającą z tej ulgi, jeżeli odprowadzane były składki na ubezpieczenia społeczne: emerytalne, rentowe lub wypadkowe – tłumaczy ekspertka.
Jak udokumentować staż pracy?
Udokumentowanie stażu pracy wymaga przede wszystkim uporządkowanego podejścia i przejścia przez kilka etapów. Na początku należy dokładnie przeanalizować swoją dotychczasową historię zawodową, aby ustalić, które okresy mogą zostać wliczone do stażu pracy. Kluczowe znaczenie ma przy tym to, czy dana aktywność była powiązana z ubezpieczeniami społecznymi. W praktyce oznacza to, że w tym czasie były odprowadzane składki emerytalne i rentowe albo istniał obowiązek ich opłacania, nawet jeśli faktycznie nie zostały opłacone.
Uzyskanie zaświadczenia z ZUS
Kolejnym krokiem jest uzyskanie oficjalnego potwierdzenia tych okresów, przy czym podstawowym dokumentem nie są umowy ani wpisy w rejestrach, lecz zaświadczenie wydane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Aby je otrzymać, należy zalogować się do swojego konta na Platformie Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS, obecnie eZUS), a następnie przejść do zakładki „Ubezpieczony”, która znajduje się w prawym górnym rogu serwisu. Z menu po lewej stronie trzeba wybrać sekcję „Dokumenty i wiadomości”, następnie „Dokumenty robocze” i opcję „Utwórz nowy”. Po otwarciu listy dostępnych formularzy należy odszukać „Wniosek USP” i wybrać polecenie „Utwórz dokument”. W kolejnym kroku wypełnia się formularz, wskazując okresy ubezpieczenia, których ma dotyczyć zaświadczenie. Po uzupełnieniu danych należy użyć opcji „Sprawdź”, a jeśli weryfikacja przebiegnie prawidłowo, zapisać dokument i zamknąć formularz. Następnie konieczne jest jego podpisanie poprzez wybór jednej z dostępnych metod autoryzacji, takich jak profil PUE, profil zaufany ePUAP albo kwalifikowany podpis elektroniczny. Po podpisaniu wniosek zostaje przekazany do ZUS, a gotowe zaświadczenie zostanie udostępnione na koncie ubezpieczonego. O jego dostępności użytkownik zostanie poinformowany, na przykład za pomocą wiadomości SMS, e-maila lub powiadomienia w aplikacji. To właśnie ten dokument stanowi podstawę dla pracodawcy do przeliczenia stażu pracy.
Weryfikacja danych w zaświadczeniu
Po otrzymaniu zaświadczenia nie należy od razu przekazywać go pracodawcy. W pierwszej kolejności warto dokładnie zweryfikować jego treść, sprawdzając, czy uwzględnia wszystkie okresy aktywności zawodowej, czy wskazane daty są prawidłowe oraz czy nie występują luki lub brakujące informacje. Taka kontrola pozwala uniknąć późniejszych nieporozumień i konieczności ponownego korygowania dokumentów.
Uzupełnienie ewentualnych braków
Jeżeli okaże się, że dane zgromadzone przez ZUS są niepełne, konieczne będzie ich uzupełnienie. W takiej sytuacji można przedstawić dodatkowe dokumenty potwierdzające przebieg aktywności zawodowej, takie jak umowy zlecenia lub inne umowy cywilnoprawne, faktury albo rachunki, potwierdzenia opłacania składek, a także dokumenty pochodzące z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub z urzędu skarbowego. Na podstawie tych materiałów ZUS może uzupełnić historię ubezpieczeniową i wydać skorygowane zaświadczenie.
Przekazanie dokumentów pracodawcy
Dopiero po uzyskaniu kompletnego i prawidłowego dokumentu należy przekazać go pracodawcy, na przykład do działu kadr, wraz z wnioskiem o ponowne przeliczenie stażu pracy. Na tej podstawie pracodawca uwzględni dodatkowe okresy w stażu, dokona przeliczenia uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu, oraz zaktualizuje dokumentację kadrową.
Dopilnowanie terminów
Choć przepisy działają wstecz, nie oznacza to pełnej dowolności czasowej. Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów od momentu wejścia przepisów w życie dla ich pracodawcy (w sektorze prywatnym od 1 maja 2026 r.). Po tym czasie pracodawca nie będzie zobowiązany do uwzględnienia dodatkowych okresów.
Na co szczególnie uważać?
Kluczowym kryterium pozostaje podleganie ubezpieczeniom społecznym lub możliwość ich udokumentowania, co oznacza, że sama formalna aktywność nie zawsze będzie wystarczająca do zaliczenia okresu do stażu pracy. – Niestety wiele osób błędnie zakłada, że, aby skorzystać z nowych zasad, wystarczą same umowy lub wpis do CEIDG. Tymczasem bez zaświadczenia z ZUS pracodawca nie ma podstaw do przeliczenia stażu. Tym samym skorzystanie z dodatkowych uprawnień wymaga złożenia w ZUS "Wniosku o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy". Można to zrobić wyłącznie online, korzystając ze swojego konta na platformie eZUS – wyjaśnia Joanna Łuksza z IFIRMA.PL.
Ważne zagadnienie stanowi tu także działalność nierejestrowana. W kontekście nowych regulacji nie jest ona traktowana jako działalność gospodarcza, a jej ewentualne uwzględnienie w stażu pracy nie wynika z automatycznego przypisania do kategorii przedsiębiorców, lecz wymagałoby odrębnej podstawy prawnej jako „inna praca zarobkowa” w rozumieniu art. 302(1) Kodeks pracy.
Na tym etapie warto również podkreślić ryzyko jakie niesie za sobą odkładanie tego tematu „na później”. Mimo że przepisy działają wstecz, nie działają automatycznie. Jeśli nie złożysz dokumentów w określonym czasie, Twój staż formalnie się nie zmieni.
Dodatkowo należy pamiętać, że wliczanie nowych okresów nie będzie wpływało wstecz na długość wypowiedzenia umowy o pracę ani na toczące się już nabory, w których wymagany był określony staż pracy.
