Organizacja lokalnego biegu lub zawodów crossfitowych. Od ilu osób staje się to "imprezą masową"?

Kiedy zawody stają się "imprezą masową"?

Podstawą prawną jest ustawa z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych, a kluczowe progi znajdują się w jej art. 3. Przepisy definiują masową imprezę sportową jako wydarzenie organizowane w celu współzawodnictwa sportowego lub popularyzowania kultury fizycznej, odbywające się na stadionie lub w innym obiekcie niebędącym budynkiem, na którym liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1000, a w przypadku hali sportowej lub innego budynku umożliwiającego przeprowadzenie imprezy masowej nie mniej niż 300, oraz na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy, na którym liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób wynosi nie mniej niż 1000.

W praktyce oznacza to dwie różne granice w zależności od formatu wydarzenia. Lokalny bieg uliczny odbywa się na otwartym terenie. próg wynosi więc 1000 uczestników. Zawody crossfitowe rozgrywane w hali sportowej podlegają niższemu progowi, już od 300 osób hala kwalifikuje wydarzenie jako imprezę masową.

Nie każde duże wydarzenie sportowe to impreza masowa

Ustawa przewiduje kilka kategorii wydarzeń, które mimo dużej frekwencji nie podlegają jej rygorom. Poza ustawą pozostają między innymi imprezy organizowane w ramach współzawodnictwa sportowego dzieci i młodzieży, a także zawody z udziałem sportowców niepełnosprawnych. Jeśli więc organizujesz bieg szkolny czy turniej młodzieżowy, nawet przy frekwencji przekraczającej tysiąc uczestników, nie musisz ubiegać się o zezwolenie na imprezę masową, choć oczywiście inne obowiązki (o których niżej) nadal Cię dotyczą.

Co zmienia przekroczenie progu?

Gdy Twoje wydarzenie przekroczy próg ustawowy, uruchamia się cały pakiet wymogów formalnych. Kluczowa zasada brzmi: za bezpieczeństwo imprezy masowej w miejscu i w czasie jej trwania odpowiada organizator (art. 5 ust. 1 ww. ustawy). Praktycznie oznacza to konieczność:

Uzyskania zezwolenia. Właściwy wójt, burmistrz lub prezydent miasta wydaje zezwolenie, a organizator składa wniosek o zezwolenie. Wniosek o zezwolenie należy złożyć 30 dni przed planowaną imprezą.

Przygotowania kompletnej dokumentacji. Do wniosku trzeba dołączyć plan zabezpieczenia imprezy, graficzny plan obiektu lub terenu, harmonogram wydarzenia oraz odpowiednie oświadczenia organizatora.

Zapewnienia służb porządkowych i medycznych. Spełnienie kryteriów obliguje organizatora do uzyskania specjalnego zezwolenia, zapewnienia ochrony imprezy masowej oraz odpowiedniej liczby służb porządkowych i medycznych.

Zaplecza sanitarnego. Organizator musi zadbać o odpowiednią liczbę toalet, dostęp do wody pitnej oraz środków dezynfekcyjnych, dostosowanych do skali wydarzenia i warunków atmosferycznych.

Konsekwencje organizacji imprezy masowej bez zezwolenia

To nie jest ryzyko czysto teoretyczne. Organizacja imprezy masowej bez wymaganego pozwolenia lub niezgodnie z jego warunkami wiąże się z ustawową karą, grzywną nie mniejszą niż 240 stawek dziennych, karą ograniczenia wolności, a nawet pozbawieniem wolności na okres od 6 miesięcy do 8 lat. Dodatkowo służby mają prawo przerwać takie wydarzenie w trakcie jego trwania, co przy biegu z opłaconymi zapisami i sponsorami oznacza katastrofę wizerunkową i finansową.

A co jeśli Twoje wydarzenie mieści się poniżej progu?

Tu pojawia się częsty błąd myślowy: "mniej niż 1000 osób, więc nie muszę nic załatwiać". To nieprawda! Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych to tylko jeden z kilku reżimów prawnych, którym podlega organizator biegu czy zawodów, niezależnie od liczby uczestników.

Zajęcie pasa drogowego. Jeśli trasa biegu przebiega ulicami, placami czy chodnikami będącymi drogą publiczną, potrzebujesz zezwolenia zarządcy drogi niezależnie od liczby zawodników. Zgodnie z przepisami ustawy o drogach publicznych, zajęcie pasa drogowego na cele niezwiązane z budową, przebudową, remontem, utrzymaniem i ochroną dróg wymaga zezwolenia zarządcy drogi wydanego w drodze decyzji administracyjnej.

Zgoda właściciela lub zarządcy terenu. Park miejski, teren leśny, boisko szkolne, każdy z tych obiektów ma swojego zarządcę, od którego niezależnie od ustawy o imprezach masowych musisz uzyskać zgodę na przeprowadzenie wydarzenia.

Ubezpieczenie OC organizatora. Choć przy małych imprezach niemasowych prawo nie narzuca wprost obowiązku ubezpieczenia w takim zakresie jak przy imprezach masowych, brak polisy OC oznacza, że w razie kontuzji uczestnika lub szkody osoby trzeciej odpowiedzialność finansową poniesiesz osobiście z własnego majątku.

RODO. Zbierając zapisy na bieg czy zawody, przetwarzasz dane osobowe. Potrzebujesz rzetelnej klauzuli informacyjnej, podstawy prawnej przetwarzania oraz zasad publikacji wyników i list startowych, zwłaszcza jeśli planujesz zdjęcia i relacje z wydarzenia trafiające do mediów społecznościowych.

Regulamin zawodów. Nawet niewielkie zawody powinny mieć regulamin określający warunki uczestnictwa, oświadczenie o stanie zdrowia, zasady odwołania imprezy, np. z powodu warunków pogodowych, oraz ograniczenie odpowiedzialności organizatora w granicach dopuszczalnych prawem.

Granica między "zwykłym lokalnym wydarzeniem" a "imprezą masową" jest precyzyjna, ale to dopiero pierwszy z kilku reżimów prawnych, którym podlega organizator biegu czy zawodów crossfitowych. Nawet jeśli nie przekraczasz progu 1000 czy 300 uczestników, nie zwalnia Cię to z obowiązków dotyczących zajęcia pasa drogowego, ochrony danych osobowych czy odpowiedzialności cywilnej wobec uczestników. Jeśli planujesz organizację biegu, zawodów crossfitowych lub innego wydarzenia sportowego i chcesz mieć pewność, jakie zezwolenia i dokumenty są Ci naprawdę potrzebne skonsultuj swoje planu z radcą prawnym, który oceni planowaną skalę wydarzenia i pomoże przygotować kompletną dokumentację, zanim ogłosisz zapisy.