rozwiń >

Monitoring w Kodeksie pracy – furtka dla wideorejestratorów

Podstawą rozważań jest art. 223 Kodeksu pracy. W § 1 ustawodawca dopuścił monitoring poczty elektronicznej, jeśli jest to niezbędne „dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy”. Kluczowy jest jednak § 4, który otwiera furtkę na inne formy monitoringu, jeśli tylko służą realizacji tych samych celów. Oznacza to, że pracodawca może sięgnąć po wideorejestrator, argumentując, iż jego zadaniem jest ochrona narzędzia pracy – samochodu służbowego. Kamera mogłaby dokumentować zdarzenia drogowe, przeciwdziałać niewłaściwemu użytkowaniu auta czy wspierać dochodzenie roszczeń w razie kolizji. Formalnie więc wideorejestrator może być uznany za jedną z dopuszczalnych form monitoringu. Ale na tym sprawa się nie kończy. Przepisy Kodeksu pracy wymagają bowiem spełnienia dalszych warunków: monitoring musi zostać opisany w regulaminie pracy albo obwieszczeniu, pracownicy muszą być poinformowani o jego wprowadzeniu co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem, a pojazdy oznaczone w sposób czytelny i widoczny. Te same zasady obowiązują jak przy kamerach w biurze czy halach produkcyjnych.

RODO – główny problem nie w pracowniku, lecz w osobach trzecich

Na gruncie prawa pracy sprawa wydaje się dość klarowna. Prawdziwe komplikacje zaczynają się jednak w momencie, gdy spojrzymy na problem oczami RODO. Rejestrator jazdy nie nagrywa bowiem wyłącznie kierowcy czy wnętrza auta. Z definicji rejestruje otoczenie – innych kierowców, pieszych, numery rejestracyjne, przypadkowe twarze przechodniów. A to oznacza, że przetwarzane są dane osobowe osób trzecich, które nie mają żadnej świadomości, że stały się obiektem monitoringu. Europejska Rada Ochrony Danych w swoich wytycznych z 2019 roku wyraźnie stwierdziła, że samochody z rejestratorami nie mogą nagrywać w trybie ciągłym, a już na pewno nie mogą masowo rejestrować innych uczestników ruchu. Dopuszczalne może być jedynie nagrywanie „incydentalne”, np. uruchamiane automatycznie w chwili nagłego zdarzenia drogowego. To zupełnie inna filozofia niż ta, do której przyzwyczaiły nas popularne kamerki samochodowe w prywatnych pojazdach. Użytek prywatny to jedno, ale działalność pracodawcy – jako administratora danych osobowych – to zupełnie inna skala odpowiedzialności.

Zasada minimalizacji danych – największe wyzwanie

RODO wymaga, aby dane były adekwatne i ograniczone do tego, co niezbędne do realizacji celu. W praktyce oznacza to, że jeśli celem pracodawcy jest ochrona auta służbowego, to trudno uzasadnić rejestrowanie godzinnego nagrania całej trasy wraz z przypadkowymi pieszymi na przejściu. Pracodawca, który zdecyduje się na wideorejestratory, musi więc w dokumentach wewnętrznych precyzyjnie wskazać cel, sposób działania i zasady przechowywania nagrań. Powinien także wdrożyć procedury ograniczające rejestrowanie danych osób postronnych. Nagrania nie mogą być przechowywane dłużej niż to absolutnie konieczne, a dostęp do nich musi być ściśle kontrolowany.

Samochód służbowy to nie miejsce pracy

Warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden wątek. Pojazd służbowy nie jest miejscem pracy w rozumieniu przepisów. Jest w ciągłym ruchu, często używany zarówno w godzinach pracy, jak i poza nimi, bywa powierzany różnym osobom. Z tego powodu przeniesienie klasycznych zasad monitoringu z biura do samochodu może prowadzić do nadużyć. O ile kamera w hali produkcyjnej obejmuje zamkniętą przestrzeń zakładu, o tyle kamera w samochodzie filmuje dynamicznie zmieniające się otoczenie, które nie podlega żadnej kontroli pracodawcy. Stąd ryzyko naruszeń prywatności jest tu znacznie większe.

Między bezpieczeństwem a nadzorem

Dylemat pracodawcy sprowadza się do klasycznego pytania: gdzie leży granica między uzasadnionym nadzorem a nadmierną inwigilacją? Z jednej strony firmy mają realny interes w ochronie flot, które stanowią często milionowe aktywa przedsiębiorstwa. Z drugiej – wdrażając system rejestracji jazdy, ryzykują zarzut naruszenia praw pracowników i osób trzecich. Nie można też zapominać, że nadmierna kontrola podważa zaufanie w relacjach pracodawca–pracownik. Sam fakt obecności kamery w samochodzie może być odebrany jako sygnał: „nie ufamy ci”. W dłuższej perspektywie może to prowadzić do pogorszenia atmosfery w firmie, a nawet do sporów sądowych.

Obowiązki informacyjne i formalne

Jeśli mimo wszystko firma zdecyduje się na wprowadzenie wideorejestratorów, musi zadbać o formalności. Oznacza to: wprowadzenie zapisów do regulaminu pracy lub obwieszczenia, poinformowanie pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem, oznaczenie pojazdów jako monitorowanych, wdrożenie obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 RODO (kto jest administratorem, w jakim celu zbiera dane, jak długo je przechowuje, komu je udostępnia). Dopiero spełnienie tych wymogów pozwala mówić o zgodnym z prawem korzystaniu z kamer w pojazdach służbowych.

Podsumowanie – prawo nie nadąża za technologią

Teoretycznie przepisy Kodeksu pracy i RODO tworzą ramy, które pozwalają pracodawcy stosować wideorejestratory w samochodach służbowych. W praktyce jednak wciąż pozostaje wiele pytań bez jednoznacznej odpowiedzi. Czy nagrywanie ciągłe zawsze będzie sprzeczne z RODO? Czy pracodawca ma prawo korzystać z nagrań w postępowaniach dyscyplinarnych wobec pracownika? Jak zabezpieczyć prawa osób trzecich, które znalazły się przypadkiem w zasięgu kamery? Na dziś jedno jest pewne – decyzja o montażu wideorejestratorów powinna być poprzedzona nie tylko analizą prawną, ale także rzetelną oceną ryzyka. Bo granica między ochroną mienia a naruszeniem prywatności jest w tym przypadku wyjątkowo cienka.