Podatnik wykorzystujący w ramach prowadzonej działalności samochody osobowe, które nie są zarejestrowane na firmę, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione na ich eksploatację tylko w ramach określonych limitów.

Przedsiębiorcy w ramach prowadzonej działalności nie zawsze wykorzystują samochody stanowiące własność firmy. Częstą praktyką jest korzystanie z samochodów stanowiących własność zatrudnionego pracownika lub własność prywatną samego przedsiębiorcy.

Ryczałt samochodowy

Pracownikowi, który w godzinach pracy używa w celach służbowych do jazd lokalnych prywatny samochód, przysługuje zwrot wydatków eksploatacyjnych. Pracodawca może rozliczyć się z pracownikiem w dwojaki sposób, w formie ryczałtu lub tzw. kilometrówki, czyli w oparciu o dane dotyczące ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Zarówno ryczałt, jak i kilometrówka rozliczane są w okresach miesięcznych.

W przypadku ryczałtu pracodawca dokonuje zwrotu kosztów pracownikowi w kwocie wynikającej z przemnożenia aktualnie obowiązującej stawki za 1 km przebiegu przez limit kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu.
Reklama

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne zawsze ustala pracodawca. Limit ten jest uzależniony od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których zatrudniony jest pracownik. Maksymalne wysokości stawek za 1 km przebiegu pojazdu oraz limit przebiegu kilometrów na jazdy lokalne określone są w rozporządzeniu ministra infrastruktury. Granic tych nie można przekraczać, gdyż przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wyłącznie ryczałt obliczony w ramach limitów określonych w rozporządzeniu.

Prowadzenie ewidencji

Drugim sposobem rozliczenia poniesionych przez pracownika wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych jest zwrot kosztów na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki. W tym przypadku jazdy lokalne są rozliczane jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu i ilości faktycznie przejechanych kilometrów. Kilometrówki używa się także, jako wskaźnika w przypadku rozliczania kosztów przez przedsiębiorcę, który w ramach firmy używa swój prywatny samochód. Podatnik może w takiej sytuacji zaliczyć w koszty poniesione wydatki eksploatacyjne do wysokości kilometrówki. Trzeba pamiętać, że w obu wypadkach chodzi o wydatki związane ze zwykłym używaniem samochodu, a więc przede wszystkim koszt paliwa, wymianę części zamiennych, bieżące remonty i naprawy.
Dla stosowania rozliczeń w oparciu o kilometrówkę konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Obowiązek ten ciąży na osobie używającej pojazdu. Brak ewidencji oznacza brak możliwości zaliczenia w koszty wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu. W przypadku gdy na potrzeby firmy własnego samochodu używa pracownik, pracodawca musi pamiętać, że dodatkowym warunkiem zaliczenia takich wydatków w koszty jest potwierdzanie przez niego w każdym miesiącu wpisów w prowadzonej przez pracownika ewidencji (podpisem w dacie ostatniego dnia miesiąca).
Zapisy w ewidencji prowadzone są miesięcznie, jednak koszty uzyskania przychodów można rozliczać narastająco. Jeżeli zatem w danym miesiącu poniesione wydatki okażą się większe niż obliczony limit, to w tym miesiącu nadwyżka nie podlega zaliczeniu w koszty, natomiast będzie ją można uwzględnić w miesiącu następnym, jeżeli limit wydatków nie zostanie przekroczony.

Dodatkowy przychód

Przedsiębiorca może w każdej chwili zacząć lub przestać korzystać z samochodów niezarejestrowanych na firmę. W praktyce często zdarzają się sytuacje że przedsiębiorca użycza pracownikom firmowych pojazdów do celów prywatnych. Jeżeli pracodawca nie określi kwoty należności z tego tytułu, to nie ma wątpliwości, że w takiej sytuacji po stronie pracownika powstaje przychód z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Przedsiębiorca powinien doliczyć wartość tego świadczenia do przychodu pracownika ze stosunku pracy. Ponieważ sfera wykorzystywania przez pracowników samochodów firmowych do celów prywatnych nie jest przedmiotem szczegółowej regulacji, w praktyce kwestia ta budzi wiele wątpliwości przede wszystkim w zakresie wyceny uzyskiwanego przez pracownika przychodu. Resort finansów chciał wprowadzić regulacje dotyczące opodatkowania podatkiem dochodowym nieodpłatnego używania przez pracowników samochodów do celów prywatnych, jednak z pomysłu tego ostatecznie się wycofano.
CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W EWIDENCJI
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu, pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
JAKA STAWKA OBOWIĄZUJE OBECNIE
Stawki za 1 km przebiegu pojazdu nie mogą przekroczyć: 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności do 900 cm3 oraz 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności powyżej 900 cm3
JAKI JEST LIMIT MIESIĘCZNY
Limit kilometrów na jazdy lokalne, w zależności od liczby mieszkańców, wynosi: 300 km - do 100 tys. mieszkańców, 500 km - ponad 100 tys. mieszkańców do 500 tys. mieszkańców, 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
PODSTAWA PRAWNA
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
• Par. 3-4 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).
• Par. 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).