Coraz więcej firm jest świadomych tego, ile może zaoszczędzić, użytkując kasy z elektroniczną kopią danych. Odchodzi im bowiem koszt wynajęcia pomieszczenia, w którym muszą przechowywać papierowe paragony przez okres dwóch lat.
Kosztowne rolki
W przypadku dużych sieci, takich jak Tesco, Carrefour, czy Auchan, w grę wchodzą wręcz wielkie magazyny. Tej wielkości firmy handlowe mające kilkaset sklepów potrafią wyprodukować 100 palet z paragonami rocznie. Jeden hipermarket zużywa bowiem nawet 2 tys. rolek w skali miesiąca. Każda z nich to wydatek od 50 groszy do 1 złotego. Daje to rocznie kilka milionów złotych.
Koszty wynajęcia powierzchni nie są więc niskie. Szczególnie że nie wystarczy, aby to był byle jaki magazyn. Musi być on odpowiednio klimatyzowany i wentylowany, w przeciwnym razie paragony mogą ulec zniszczeniu. Przechowywanie kopii kosztuje duże markety nawet 25 tys. zł miesięcznie. Wydatki małych sklepów są odpowiednio niższe, ale to i tak co najmniej kilkaset złotych.
– Każdy ze sklepów ma własny magazyn o powierzchni co najmniej kilku mkw., w którym składuje paragony – wyjaśnia Błażej Patryn z sieci Piotr i Paweł, która wciąż pracuje na kasach starego typu.
Niewykluczone, że firma tak jak inne sieci zdecyduje się na wymianę kas.
Popyt na nie rośnie z każdym miesiącem o 10 – 15 proc. Jak szacują producenci, w tym roku sprzedanych zostanie łącznie około 200 tys. kas fiskalnych., z których około 30 – 40 proc. stanowić będą urządzenia z elektroniczną kopią paragonu. Piotr Marzec z firmy Novitus uważa, że w ciągu najbliższych kilku lat mogą one wyprzeć z rynku kasy i drukarki z papierową kopią.
– Przechowujemy paragony w pomieszczeniu na zapleczu, które moglibyśmy wykorzystać do innych celów. Dlatego planujemy w przyszłym roku zakup kasy z elektroniczną kopią paragonu. Szczególnie że obecnie używane urządzenie ma już osiem lat i wymaga wymiany – mówi Tomasz Jaworski, właściciel osiedlowego sklepu na warszawskim Ursynowie.
Cena bezpieczeństwa
Kasy z elektroniczną kopią paragonu są droższe od tradycyjnych średnio o 5 – 10 proc. Duży sklep musi na nią wydać około 2 tys. zł, a mniejszy około 1250 zł. Z kolei do gabinetu medycznego wystarczy kasa za około 1290 zł. W zamian otrzymujemy jednak dużo udogodnień.
Jak wyjaśnia Grzegorz Wdowiński z Posnet Polska, kopia elektroniczna paragonu, poza tym że zmniejsza koszty ponoszone na materiały eksploatacyjne, pozwala też zlikwidować problemy logistyczne i wydatki związane z przechowywaniem kopii paragonów.
Jak dodaje, na małej karcie SD o pojemności 2 GB można bowiem zapisać zawartość co najmniej 3330 standardowych rolek papieru. W praktyce oznacza to możliwość przechowywania w pamięci nawet 1 mln paragonów. W przypadku mniejszego sklepu wystarcza to na całą żywotność urządzenia. Większy sklep, jak zauważa ekspert z Novitusa, może zaopatrzyć się w urządzenia z kartą 4 GB.
Zabezpieczenie elektroniczne umożliwia poza tym weryfikację autentyczności danych bez udziału urządzenia fiskalnego, z którego pochodzą. Istnieje bowiem możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa w dowolnej ilości na dowolnych nośnikach danych, takich jak CD, DVD, pendrive. Co więcej, można to robić w trybie on-line bez przerywania pracy kasjera i wyjmowania karty SD z urządzenia. Dane zapisane na karcie można też w prosty sposób przeglądać i raportować. A to dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu, jakie producenci dołączają do urządzenia z kopią elektroniczną.
Przeszkodą nie jest nawet uszkodzenie lub brak karty SD w urządzeniu. Obecnie oferowane kasy mogą i tak nieprzerwanie rejestrować sprzedaż przez okres 3 dni. Dane gromadzone są wówczas w pamięci podręcznej urządzenia. Jak zapewniają eksperci Novitusa, wszystkie dane na karcie są zabezpieczone przed zniszczeniem czy utratą. Zatem zgubienie lub uszkodzenie karty nie oznacza utraty informacji.
Dziennikarka od 18 lat związana z Dziennikiem Gazetą Prawną. Specjalizuje się w tematyce rynku pracy, ochrony zdrowia, a także branży spożywczej, handlowej, turystycznej, czy TSL. Laureatka w konkursie Dziennikarz Medyczny Roku 2021 oraz wyróżniona przez TLP nagrodą „Skrzydła Transportu”. Z wykształcenia prawniczka.