Elastyczne formy zatrudnienia, spośród których najpopularniejsza jest wykonywana poza siedzibą pracodawcy telepraca, znacząco poprawiają wydajność zatrudnionych. Jak wynika z ostatniego badania firmy Regus, aż 74 proc. właścicieli firm, którzy wdrożyli je u siebie, odnotowuje, że zatrudnieni pracują dłużej, więcej, a jakość ich pracy jest lepsza. Wykonujący obowiązki poza siedzibą firmy pracownicy, jak twierdzą autorzy badania, mają więcej energii i są lepiej zmotywowani do wypełniania swoich obowiązków. Znacznie rzadziej korzystają z będących prawdziwą plagą przedsiębiorstw, często wykorzystywanych jako substytut dodatkowego urlopu zwolnień chorobowych.
Forma mało popularna
W większości krajów Eurolandu odsetek osób pracujących poza siedzibą wynosi 13 – 15 proc. W Polsce, jak wykazują badania Polskiej Agencji Rozwoju Przemysłu jest to tylko 2,9 proc. zatrudnionych. Wprowadzenie telepracy najczęściej uniemożliwiają charakter wykonywanej działalności, struktura organizacyjna firmy oraz obawa przez wyciekiem kluczowych informacji. Ale powodem są także bardzo często szczegółowe wymagania formalne dotyczące tej formy zatrudnienia.
Reklama
Wbrew powszechnej opinii nie każda pracująca w domu osoba jest telepracownikiem. Zgodnie z kodeksem pracy taki status przysługuje tylko zatrudnionym, którzy „regularnie wykonują swoje obowiązki poza zakładem pracy, wykorzystując do tego środki komunikacji elektronicznej (internet) i poprzez nie przekazując efekty przełożonym”.
Inicjatywa przejścia na telezatrudnienie powinna wyjść od pracownika. Na nim spoczywa obowiązek wystąpienia do pracodawcy z wnioskiem o zmianę sposobu wykonywania zadań zawodowych. Przedsiębiorca ma jednak obowiązek uwzględnić ten wniosek, o ile to możliwe. Ciężar udowodnienia, że wykonywana przez firmę działalność, organizacja przedsiębiorstwa lub inne ograniczenia (na przykład sprzętowe) wykluczają telezatrudnienie spoczywa na pracodawcy. – W razie ewentualnego, wytoczonego przez zatrudnionego przewodu sądowego przedstawiciel firmy musi udowodnić, że takie możliwości w reprezentowanej przez niego organizacji nie istnieją – mówi Witold Puchała, radca prawny kancelarii Młynarczyk-Puchała w Gliwicach.
Warunki formalne
Jeżeli jednak technicznie telezatrudnienie jest możliwe, zmiana statusu pracownika wymaga potwierdzenia nawiązania nowego stosunku pracy. Formalnie umowa powinna nosić nazwę umowy o telepracę. Jej rzeczywisty status jednak, podobnie jak w przypadku tradycyjnego stosunku pracy, może być rozmaity. Najczęściej stosowane są umowy na czas nieokreślony, ale dopuszczalna jest również ograniczona współpraca, wykonywanie zadań w formie zlecenia, a także kooperacja między niezależnymi podmiotami (najlepiej gdy pracownik wykonuje wtedy swoje obowiązki w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej lub jako współwłaściciel spółki prawa handlowego).
Poza standardowymi zapisami (strony, zakres obowiązków, wynagrodzenie itp.) w umowie powinna znaleźć się także adnotacja, że pracownik będzie wykonywał pracę regularnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. W razie ewentualnej kontroli to ona bowiem zdecyduje o legalności umowy o telezatrudnienie.
Poza umową na pracodawcy spoczywa wiele obowiązków, które powinny być spełnione przed rozpoczęciem przez zatrudnionego świadczenia pracy poza siedzibą firmy. Pracodawca musi zapewnić konieczny do wykonywania obowiązków sprzęt wraz z instalacją, naprawą, a także ewentualnym przeszkoleniem. Dopuszczalne jest wykonywanie zadań przy użyciu własnych narzędzi. Konieczne jest jednak sporządzenie określającego warunki aneksu do umowy. Telepracownikowi przysługuje wtedy prawo do ekwiwalentu finansowego za amortyzację, czyli zużycie urządzenia (jego wysokość ustalana jest indywidualnie i najczęściej zależy od aktualnej wartości rynkowej). Może domagać się również zwrotu kosztów zakupu koniecznych do właściwej pracy materiałów eksploatacyjnych (na przykład tuszu do drukarki).
Samo miejsce pracy także powinno być odpowiednio przygotowane. Najlepiej gdy praca jest wykonywana w wydzielonej przestrzeni domu lub mieszkaniu (na przykład w osobnym pokoju). Co najmniej jednak musi to być osobne, niewykorzystywane w innych celach biurko z zestawem koniecznych, uzależnionych od charakteru wykonywanej działalności, narzędzi biurowych oraz wygodne miejsce do siedzenia. W pomieszczeniu natomiast powinna panować odpowiednia, gwarantująca komfort, wilgotność oraz temperatura (zimą co najmniej 20 st. Celsjusza).
Kłopotliwe kontrole
Zatrudnionego w ramach telepracy pracownika, podobnie jak pozostałych, można kontrolować (sposoby sprawdzania obecności w pracy powinny także znaleźć się w umowie). Dobrze przy tym, jak twierdzą specjaliści, gdy jest ich kilka. Najczęściej stosowana jest łączność poprzez różnego rodzaju komunikatory internetowe. Chociaż nie pozwalają one na bieżąco śledzić postępów w wykonywaniu poszczególnych projektów (w trybie zadaniowym nie jest to jednak z reguły konieczne) dają one możliwość stosunkowo łatwego (poprzez status aktywności) sprawdzenia, czy pracownik znajduje się w bliskim sąsiedztwie stacji komputerowej. Do sprawdzania obecności w pracy można wykorzystać także telefon stacjonarny oraz internet, albo rozmaite programy monitorujące aktywność poszczególnych stacji roboczych poprzez sieć. Niedopuszczalne jest natomiast organizowanie nieplanowych, zakłócających prywatność, wizyt osobistych. Są one możliwe tylko za obopólną zgodą, ewentualnie po spełnieniu opisanych w umowie procedur (zapowiedź wizyty przez telefon).
Wymagania związane z telezatrudnieniem warto dokładnie wypełnić. Wykonywanie obowiązków zawodowych poza siedzibą firmy jest bowiem obszarem szczególnie chętnie kontrolowanym przez Państwową Inspekcję Pracy. W razie wykrycia uchybienia może ona stwierdzić nieważność umowy albo nałożyć na pracodawcę mandat karny. Jego wysokość uzależniona jest od ciężaru przewinienia, najczęściej wynosi od kilkuset do 3 tys. złotych.
Telezatrudnienie z reguły się jednak zarówno pracownikowi, jak i firmie bardzo się opłaca. Trzy czwarte spośród blisko 1600 biorących udział w badaniu korporacji Regus, korzystających z telepracowników przedsiębiorstw, zadeklarowało, że dzięki zdalnemu zatrudnieniu znacząco wzrosły ich przychody i zysk. Gra jest zatem warta świeczki.
Ważne akty prawne
Szczegółowe regulacje dotyczące telepracy zostały wprowadzone do kodeksu pracy ustawą z 24 sierpnia 2007 r. o zmianie ustawy kodeks pracy oraz innych ustaw.