W przypadku, gdy podatnik nie może uczestniczyć w postępowaniu podatkowym osobiście, przepisy prawa podatkowego dopuszczają możliwość ustanowienia pełnomocnika. Z możliwości ustanowienia profesjonalnego pełnomocnika (np. doradcy podatkowego, radcy podatkowego, adwokata) warto skorzystać także, gdy z powodu nieznajomości prawa przedsiębiorca chce czuć się bezpieczniej i pewniej w trakcie prowadzonego postępowania. Trzeba pamiętać, że strona może działać przez pełnomocnika, chyba że charakter czynności wymaga jej osobistego działania, jak np. składanie zeznań. Ustanowienie pełnomocnika w postępowaniu podatkowym oznacza, że żadna czynność nie może odbyć się bez jego wiedzy.
Profesjonalista niekonieczny
Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Pełną zdolność do czynności prawnych nabywa się z chwilą uzyskania pełnoletności.
Co więcej, pełnomocnik w postępowaniu podatkowym z reguły nie musi posiadać zarówno kwalifikacji, jak i doświadczenia zawodowego w sprawach podatkowych. Bez znaczenia jest zarówno wykształcenie, jak też wykonywany zawód.
Udzielone na piśmie
Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. Wystarczająca jest zwykła forma pisemna. Jednak w razie wątpliwości organ podatkowy może zażądać urzędowego poświadczenia podpisu strony.
Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.
Trzeba jednak pamiętać, że samo umocowanie jest skuteczne tylko wtedy, gdy jest przekazane konkretnemu organowi w ramach konkretnego postępowania, co jest podkreślane także w orzecznictwie sądów administracyjnych: „(…) dopiero od momentu złożenia pełnomocnictwa do akt konkretnej sprawy aktualizują się procesowe obowiązki i uprawnienia pełnomocnika w określonym postępowaniu. Złożenie pełnomocnictwa jest wyrazem woli występowania w danym postępowaniu. Organ nie może zastępować strony w tym zakresie i doszukiwać się istnienia pełnomocnictwa w aktach wszystkich wiadomych mu spraw toczących się przed tym organem, innymi organami administracyjnymi czy też sądami. Zgłoszenie pełnomocnictwa musi być konkretne i wskazywać, że dotyczy określonego postępowania i że celem jego złożenia jest reprezentowanie podatnika w tym właśnie postępowaniu.” - wyrok NSA z 26.06.2012 r., sygn. akt II FSK 2539/10.
Członkowie rodziny mogą reprezentować stronę bez dokumentu
Gdy w trakcie postepowania wynikają sprawy mniejszej wagi organ podatkowy może nie żądać pełnomocnictwa, jeżeli pełnomocnikiem jest członek najbliższej rodziny lub domownik strony, a nie ma wątpliwości, co do istnienia i zakresu upoważnienia.
