Monit
Coraz powszechniejszą praktyką staje się wysyłanie powiadomień, zanim należności staną się przeterminowane. Pierwszy bywa wysyłany ok. 2 dni po wystawieniu faktury; drugi – ok. 2 dni przed terminem płatności. Zwykle monit wysyłamy jednak 7 dni po terminie płatności. Pierwsze pismo windykacyjne sformułowane powinno być z zasadą domniemania niewinności. Może również zawierać prośbę o wyjaśnienie przyczyn braku wpłaty. Skuteczność swą potwierdzi tylko w przypadku dłużników, którzy mają możliwości i chęć spłaty, lecz nie płacą z przyczyn technicznych bądź po prostu badają granice, do których mogą się posunąć.
Wezwania do zapłaty
Niektórzy wierzyciele wysyłają kilka wezwań do zapłaty, a ostatnie tytułują jako „przesądowe”. Ma to psychologiczny charakter, bo przepisy tego nie wymagają. Nie ma sensu kilkukrotnie zwracać się do dłużnika z wezwaniem do zapłaty, ponieważ rodzi to koszty i wydłuża procedurę. Najlepiej wysłać jedno i w nim zapowiedzieć, że dalsze postępowanie będzie się toczyć przed sądem. Szybsze wystąpienie na drogę sądową daje większe szanse na odzyskanie długu – nie uprzedzą nas inni wierzyciele. Ponadto dajemy dłużnikowi mniej czasu na manipulacje jego majątkiem.
Czy trzeba wysłać?
Wezwanie do zapłaty stanowi dowód tego, że wierzyciel próbował porozumieć się z dłużnikiem.
Nie jest ono jednak konieczne do wystąpienia na drogę sądową w celu dochodzenia należnych wierzycielowi roszczeń, co wynika z Art. 485. k.p.c. – w związku ze zmianami k.p.c. z 3 maja 2012 r. zniesiono obowiązek dołączania do pozwu w postępowaniu gospodarczym dowodu wysłania wezwania do zapłaty.
Doręczenie dłużnikowi dokumentu rozliczeniowego (faktury) jest wezwaniem go do spełnienia świadczenia pieniężnego wówczas, gdy zawarto w nim stosowną wzmiankę co do sposobu i czasu zapłaty. Tak uznał Sąd Najwyższy w uchwale z 19 maja 1992 r.
Monit i wezwanie do zapłaty mają formę schematyczną, objętość ograniczoną i niezbędną zwięzłość. Pisma takie rzadko się indywidualizuje, najczęściej natomiast używa się szablonu.
Siła perswazji
Skuteczność narzędzi windykacyjnych uwarunkowana jest możliwościami i chęcią spłaty zadłużenia. Monit będzie skuteczny w przypadku dłużników, którzy mają możliwość i chęć spłaty. Gdyby się jednak okazało, że dłużnik nie należy do takiej kategorii, nie ma sensu wysyłanie wielu podobnych pism, ponieważ generuje to tylko koszty, wydłuża procedurę oraz sprzeciwia się podstawowej zasadzie windykacji, tzn. konieczności zwiększania nacisku, stosowania coraz bardziej dotkliwych sankcji.
Skala postaw dłużników jest rozległa. Od niedbalstwa i zapominalstwa, poprzez wyczekiwanie i badanie granic, uparte przeciąganie i opór aż po założone z góry oszustwo. Dłużnik może też mieć przejściowe lub długotrwałe problemy finansowe.
Czy stanowcze upominanie może zawierać bardziej subtelne techniki wywierania wpływu? Choć pole manewru jest ograniczone, należy pamiętać o kilku regułach.
● W monicie stosujemy zasadę domniemania niewinności, nie atakujemy, nie obwiniamy, lecz uprzejmie przypominamy i pytamy o przyczynę.
● Jeżeli wysyłamy wiele pism o takim samym stopniu perswazyjności i dłużnikowi bezkarnie udało się je zignorować, to nie widzi powodów, aby zmienić zdanie. Żądamy jak najszybciej pierwszej wpłaty i realizujemy to, co zapowiedzieliśmy.
Przyjmijmy, że dłużnik otrzymał już pierwszy monit. Nie zareagował. Wysyłamy po kolejnych 7–14 dniach wezwanie do zapłaty. Możemy wysłać standardowe wezwanie lub w przypadku niektórych kontrahentów zindywidualizować pismo:
● Nawiązać do wcześniejszych rozmów bądź korespondencji.
● Wezwać do kontaktu, poinformować, że zależy nam na polubownym załatwieniu sprawy.
● Podać konkretne liczby: wyliczyć odsetki oraz koszty sądowe.
Wezwanie musi jednak zapowiadać sankcje, które w razie konieczności bezwzględnie zostaną zastosowane.
Poczta, e-mail, SMS
Korespondencję możemy wysłać pocztą lub w wersji elektronicznej. Wiadomości e-mail, SMS-y generują o wiele niższe koszty niż przesyłki pocztowe, jednocześnie charakteryzują się o wiele krótszym czasem dostarczenia. Zazwyczaj są też częścią zautomatyzowanych procedur monitoringu i windykacji. Wiele firm korzysta z systemów, które generują automatycznie korespondencję bez zbytniej troski o formę. Przesyłają np. wielostronicowe, zawierające wiele tabel, wypełnionych czysto księgowymi danymi, salda. Ważne jest więc, aby komunikaty były czytelne i zrozumiałe oraz zachowały równowagę między formą i treścią.
Wezwanie do zapłaty
Jak powinno wyglądać?
Należy podać, z jakiego tytułu powstało zadłużenie, ile wynosi i datę do kiedy oczekujemy na zapłatę należności. Termin powinien być stosunkowo krótki, aby niepotrzebnie nie przedłużać całej procedury. Powinien jednak dawać dłużnikowi realną szansę na wywiązanie się z zapłaty (praktyką jest wyznaczenie 14–dniowego, ale to zależy od rodzaju relacji z naszym kontrahentem). Powinien być podany sposób zapłaty i numer konta. Dobrą praktyką jest wskazanie osoby uprawnionej do kontaktu.
Nie jest konieczne, ale...
Stanowi etap przedsądowej próby wyegzekwowania świadczenia od dłużnika i może stanowić korzystny dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym. Może wpłynąć na to, kto poniesie koszty postępowania.
Zgodnie z art. 101 KPC zwrot kosztów należy się pozwanemu pomimo uwzględnienia powództwa, jeżeli nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uznał przy pierwszej czynności procesowej żądanie pozwu. Nie może być uważany za takiego pozwany, który nie zaspokoił pretensji mimo wezwania, a zapłacił dopiero po wytoczeniu sprawy. Jest to szczególnie ważne w przypadku zobowiązań, w których nie ma określonego terminu spełnienia świadczenia. Wezwanie jest konieczne w przypadku wpisywania dłużnika do KRS-u (art. 41 ust. 1 pkt 3 ustawy o KRS-ie) oraz do BIG-u.
Krzysztof Piłat, trener biznesu
/
DGP
