W innych obszarach optymalizacji kosztów również wypadają dobrze. W absorbcji sztucznej inteligencji, blisko połowa polskich firm (49%) widzi w cyfryzacji i AI silny impuls zmian dla obszaru kosztów. Ten wynik jest istotnie wyższy niż średnia europejska, z ok. 20% wskazań. Rośnie rola profesjonalnego partnera dostarczającego spójnych standardów i rekomendacji opartych na analizie danych.
Najniżej polskie firmy cenią sobie przyciąganie pracowników jako impuls do zmian kosztów w firmie. Na ten czynnik wskazuje tylko 29% respondentów w Polsce, podczas gdy w Europie jest to aż 41%. Tak wynika z raportu firmy doradczej ISS „Środowisko pracy w punkcie napięcia. Jak zamknąć lukę między kosztami a efektywnością organizacji”.
– Analizując dane z raportu widać, że firmy coraz lepiej rozumieją wpływ środowiska pracy na wyniki biznesowe, co nie zawsze przekłada się na decyzje, inwestycje i wdrożenia. Określamy to „luką efektywności środowiska pracy”, czyli rozbieżnością między deklarowanym znaczeniem miejsca pracy a gotowością do działań, które pozwalają realnie wykorzystać jego potencjał – mówi Agnieszka Jagiełka, Chief Commercial Officer Poland & Baltics, ISS.
Biuro jest ważne, ale decyzje nadal wyznacza presja kosztowa
Z raportu ISS wynika, że 83% liderów biznesu na świecie uważa, że środowisko pracy ma istotny wpływ na wyniki organizacji. W Polsce ten odsetek jest nawet wyższy i wynosi 88%. Jednocześnie 69% badanych w Polsce wskazuje optymalizację kosztów i efektywność jako główny priorytet na najbliższy rok, wobec 61% w Europie.
– Inwestycje w biura muszą odpowiadać na rzeczywiste potrzeby organizacji, a nie tylko na deklaratywne. Facility manager działa pod presją kosztów i oczekiwań różnych interesariuszy, dlatego wymaga realnego spojrzenia na faktyczne wykorzystanie przestrzeni. Jeśli organizacja oczekuje kilkuset stanowisk, a na co dzień zajęta jest tylko część z nich, trudno obronić taki model. Konieczna jest transparentna analiza danych i rozmowa z biznesem o kosztach – mówi Paweł Łagoda, Real Estate Director CE & CEE, Visa.
To pokazuje, że polskie firmy rozumieją strategiczne znaczenie środowiska pracy, ale mocniej niż średnia europejska filtrują decyzje przez kryterium kosztów i efektywności operacyjnej.
W praktyce luka efektywności nie wynika więc z braku świadomości, lecz z presji budżetowej i konieczności lepszego uzasadniania podejmowanych działań.
Polska wyróżnia się na tle Europy modelem pracy hybrydowej dom plus biuro
Jedna z najwyraźniejszych różnic między Polską a Europą dotyczy znaczenia przypisywanego pracy hybrydowej i wykorzystaniu przestrzeni. W Polsce te obszary są wskazywane znacznie częściej jako czynniki wpływające na zmiany w środowisku pracy niż przeciętnie w Europie – 33% wobec 20%.
Nie oznacza to jednak wyłącznie koncentracji na samym modelu pracy, ale rosnącą potrzebę dostosowania biur do nowych sposobów współpracy.
Dla polskich organizacji wyzwaniem staje się więc nie tylko zachęcanie pracowników do częstszej obecności w biurze, ale przede wszystkim takie projektowanie i zarządzanie przestrzenią, aby odpowiadała na zmienny rytm pracy hybrydowej, różne potrzeby zespołów oraz rosnące oczekiwania wobec jakości doświadczenia biurowego.
Coraz większego znaczenia nabierają funkcjonalność biura, komfort pracy, dostęp do odpowiednich technologii oraz przestrzenie wspierające zarówno koncentrację, jak i współpracę.
W Polsce przyciąganie talentów rzadziej napędza zmiany w środowisku pracy niż biuro
Istotną różnicą jest także znaczenie przypisywane roli środowiska pracy w przyciąganiu i utrzymaniu talentów. W Polsce ten czynnik wskazuje 29% respondentów, podczas gdy średnia europejska wynosi 41%. Nie oznacza to jednak, że potrzeby pracowników są pomijane. Polskie organizacje patrzą na środowisko pracy bardziej pragmatycznie – przez pryzmat efektywności kosztowej, wykorzystania przestrzeni, modelu hybrydowego i kontroli operacyjnej.
Jednocześnie właśnie tutaj pojawia się przestrzeń do dalszego rozwoju: coraz więcej firm zaczyna dostrzegać, że dobrze zaprojektowane i zarządzane środowisko pracy może wspierać nie tylko efektywność biznesu, ale również atrakcyjność organizacji na rynku pracy, współpracę zespołów i długofalowe zaangażowanie pracowników.
– Po pandemii biuro musi dawać pracownikowi wartość, którą nie zawsze ma w pracy zdalnej – od jakości przestrzeni i komfortu, po doświadczenie sprzyjające integracji i współpracy. Traktujemy środowisko pracy jako element strategii pracowniczej, a nie wyłącznie koszt nieruchomościowy. Dlatego kluczowe jest słuchanie ludzi i projektowanie rozwiązań dopasowanych do realnego sposobu pracy zespołów. To wymaga nie tylko analizy przestrzeni, ale też dobrego zrozumienia zachowań użytkowników biura – dodaje Paweł Łagoda, Real Estate Director CE & CEE, Visa.
Zdrowie, bezpieczeństwo i dobrostan są ważne, ale w Polsce mają niższy priorytet niż biuro
Zdrowie, bezpieczeństwo i dobrostan pozostają jednym z ważnych elementów nowoczesnego środowiska pracy. W Europie wskazuje je 47% liderów, w Polsce 39%.
To pokazuje, że w Polsce kwestie dobrostanu są częściej rozpatrywane razem z efektywnością, kosztami i wykorzystaniem przestrzeni. Nowoczesne biuro ma wspierać koncentrację, współpracę, relacje i komfort pracy, ale jednocześnie musi odpowiadać na konkretne cele biznesowe. Dlatego coraz ważniejsza staje się weryfikacja, jak podejmowane działania wpływają na produktywność, zaangażowanie pracowników i realne wykorzystanie biura.
Cyfryzacja i AI obejmują także biuro
Cyfryzacja i AI są jednym z najważniejszych trendów wpływających na sektor FM, ale raport uwidacznia lukę między świadomością a wdrożeniami. Globalnie 46% organizacji uznaje cyfryzację za wiodący czynnik zmian, ale tylko 20% nadaje jej priorytet w obszarze FM (zarządzanie biurem i przestrzenią do pracy).
W Polsce cyfryzacja i AI są postrzegane jako czynnik zmian nawet częściej niż globalnie – wskazuje tak 49% badanych organizacji. Jednocześnie tylko 15% polskich respondentów uważa cyfryzację i inteligentne budynki za priorytet.
– Cyfryzacja w obszarze środowiska pracy ma największą wartość wtedy, gdy pomaga podejmować lepsze decyzje biznesowe. My wykorzystujemy dane m.in. do analizy tego, jak faktycznie używana jest przestrzeń biurowa – od stanowisk pracy, przez sale konferencyjne, po strefy wspólne. Informacje z sensorów zainstalowanych w naszych biurach pokazują, jak przestrzeń jest wypełniona i używana w różnych dniach tygodnia i porach dnia. Dzięki temu możemy lepiej planować inwestycje, upraszczać rozwiązania i optymalizować koszty, jednocześnie dbając o dobre doświadczenia pracowników – mówi Bartosz Barylski, Head of Workplace Management Poland, Nordea.
Problemem nie jest więc brak świadomości technologicznej, ale trudność w przełożeniu technologii na decyzje inwestycyjne, procesy i twarde wskaźniki biznesowe. W tym obszarze rośnie znaczenie partnera FM.
Organizacje potrzebują nie tylko technologii, ale także danych, spójnych standardów i rekomendacji, które pomagają ocenić, gdzie warto inwestować, co można uprościć i które działania przynoszą największy efekt.
Biuro a luka efektywności firmy
Rozmowa o biurach coraz częściej wychodzi poza metraż, czynsz i standard techniczny. Kluczowe staje się pytanie, jak przestrzeń wpływa na efektywność organizacji: czy wspiera produktywność, odpowiada na model hybrydowy, pozwala racjonalizować koszty i czy jej wpływ można mierzyć.
- Lokalnie mocniej widoczny jest jednak pragmatyzm decyzji – środowisko pracy oceniane jest przede wszystkim przez pryzmat kosztów, wykorzystania przestrzeni i mierzalnych efektów operacyjnych. To właśnie tutaj silniej niż w wielu krajach Europy ujawnia się napięcie między presją kosztową a oczekiwaniami wobec biura i jego wpływu na współpracę, dobrostan czy produktywność. Firmy chcą inwestować w lepsze środowisko pracy, ale jednocześnie oczekują bardzo konkretnego uzasadnienia biznesowego dla takich działań. To sprawia, że sektor FM coraz częściej staje się partnerem nie tylko operacyjnym, ale również doradczym i analitycznym – ocenia Agnieszka Jagiełka, Chief Commercial Officer Poland & Baltics, ISS.
Kluczowe staje się więc zamknięcie luki między deklaracją a wdrożeniem – czyli pokazanie, jak inwestycje w biuro, usługi FM, dobrostan, cyfryzację i AI przekładają się na konkretne wyniki biznesowe.
– Parametry i ich analiza wspierana przez AI pomagają nam lepiej rozumieć, jak w praktyce wykorzystywane są nie tylko biura, ale też infrastruktura otoczenia. Dobrym przykładem są miejsca parkingowe – dzięki aplikacji możemy zarządzać nimi tak, aby każde wolne miejsce wracało do puli i dzięki temu było wykorzystane przez możliwie jak najwięcej dni w tygodniu. Podobnie jest z salami konferencyjnymi: jeśli system pokazuje wysokie obłożenie, pozwala to zidentyfikować realną potrzebę zmiany sposobu wykorzystania przestrzeni albo zwiększenia dostępności sal. Dane wspierają też rozwiązania poprawiające komfort pracy, np. oświetlenie bioadaptacyjne – dodaje Magdalena Cudna, O&T Support Division Head, Bank Handlowy.
