W obliczu cyfryzacji, obowiązków związanych z KSeF i rosnącej presji kosztowej, końcowe tygodnie roku stają się kluczowe nie tylko dla poprawnego zamknięcia finansów, lecz także dla przyszłej kondycji i stabilności firmy.

Co przedsiębiorcy powinni zrobić przed zamknięciem 2025 i jak przygotować się na 2026?

Koniec roku to moment, w którym każda firma musi spojrzeć na swój biznes z dwóch perspektyw: wynikowej (osiągnięcie celów, wykonanie planów, budżetów itd.) oraz zgodności (compliance), głównie z przepisami rachunkowości – podkreśla prezes Business Centre Club dr Jacek Goliszewski. W ramach tej drugiej perspektywy kluczowe jest uporządkowanie dokumentów, dopilnowanie zgodności danych między systemami i prawidłowe ujęcie kosztów oraz przychodów. To fundament rzetelnego sprawozdania finansowego i bezpieczeństwa podatkowego. W tym roku warto poświęcić też uwagę na przygotowanie firmy do pełnej obsługi KSeF i wdrożenia związanych z nim nowych procedur – dodał prezes BCC.

Kluczowym obszarem jest także ustalenie przychodów i kosztów. Firmy analizują rozliczenia międzyokresowe oraz tworzą rezerwy, m.in. na niewykorzystane urlopy czy zobowiązania gwarancyjne. Jednocześnie weryfikowane są należności i zobowiązania. Rzetelne potwierdzenia sald oraz analiza przeterminowanych faktur mają bezpośrednie przełożenie na końcowy wynik firmy, a także na poprawę płynności finansowej.

Koniec roku to również czas inwentaryzacji majątku – środków trwałych, wyposażenia i gotówki w kasie firmy. Towarzyszy temu przegląd środków trwałych, aktualizacja ewidencji i weryfikacja odpisów amortyzacyjnych.

– Warto zwrócić uwagę na przegląd podatkowy, obejmujący CIT/PIT, VAT (wraz z korektami rocznymi), podatek u źródła czy podatek od nieruchomości, jak również przeanalizować możliwości skorzystania z ulg takich jak B+R, IP Box i innych oraz z oraz dofinansowań, czy programy unijnych – przekazał Goliszewski.

Prezes BCC zwrócił również uwagę na to, że: warto też dokonać przeglądu umów długoterminowych – leasingów, kredytów i pożyczek – aby lepiej oszacować zobowiązania na kolejny rok, przeanalizować możliwości renegocjacji warunków oraz zaplanować budżet.

Zamknięcie roku to nie tylko obowiązek księgowy, ale także proces analityczny. To dobry moment, aby ocenić wynik firmy, rentowność poszczególnych produktów i usług, porównać budżet z wykonaniem oraz przyjrzeć się kosztom stałym i zmiennym. Te analizy ułatwiają podejmowanie świadomych decyzji i planowanie.

W 2026 roku kluczową przewagą będzie automatyzacja procesów i efektywna digitalizacja, także w obszarze obiegu dokumentów i rozliczeń jak również szybkie reagowanie na zmiany rynkowe i regulacyjne i odpowiednie zarządzanie wiedzą i kapitałem ludzkim o czym dużo mówimy na wydarzeniach BCC m.in BCC FOR THE FUTURE.

Wygrane firmy 2026 roku to te, które już teraz pracują nad integracją systemów, cyfryzacją obiegu dokumentów i zwiększeniem przewidywalności finansów. KSeF to przecież tylko jeden z elementów większej układanki. Cyfryzacja oznacza niższe koszty operacyjne, szybszy dostęp do danych i lepszą kontrolę nad ryzykiem. Firmy, które już teraz inwestują w cyfryzację i integrację systemów, sprawniej przejdą przez kolejne zmiany legislacyjne oraz będą działały szybciej, taniej i w bardziej przewidywalny sposób. W warunkach rosnącej konkurencji to fundament przewagi biznesowej.

Liczę, że w przyszłym roku wprowadzone zostaną konieczne reformy i deregulacje. Wierzę, że jakość funkcjonowania polskich przedsiębiorców się poprawi. Życzę sobie i biznesowi, końca borykania się z nieprzewidywalnymi zmianami prawnymi, zbyt skomplikowanym systemem podatkowym a także brakiem klastrów innowacyjności oraz wsparcia państwa w zakresie nowych technologii, szczególnie dla sektora MSP, które w mojej ocenia bardzo spowalniają rozwój technologiczny i gospodarczy – podsumował Goliszewski.

Checklista dla przedsiębiorców przed zamknięciem 2025 r.

1. Dokumenty i zgodność danych

  • Uporządkowane dokumenty, zamknięte okresy rozliczeniowe.
  • Spójność danych między systemem sprzedaży, magazynem i księgowością.
  • Aktualizacja procedur związanych z KSeF.

2. Przychody, koszty i rezerwy

  • Prawidłowe rozliczenia międzyokresowe.
  • Utworzone rezerwy (urlopy, gwarancje, ryzyka).

3. Należności i zobowiązania

  • Uzyskane potwierdzenia sald od kontrahentów.
  • Przegląd przeterminowanych należności.

4. Inwentaryzacja i środki trwałe

  • Przeprowadzona inwentaryzacja majątku.
  • Zaktualizowana ewidencja środków trwałych i amortyzacji.

5. Rozliczenia podatkowe

  • Weryfikacja CIT/PIT.
  • Korekty roczne VAT (proporcja, preproporcja).
  • Analiza podatku u źródła (WHT).
  • Sprawdzenie podatku od nieruchomości.
  • Weryfikacja ulg podatkowych (B+R, IP Box, robotyzacja).

6. Umowy i zobowiązania długoterminowe

  • Przegląd leasingów, kredytów, pożyczek i usług cyklicznych.
  • Weryfikacja harmonogramów spłat.

7. Sprawozdanie finansowe

  • Bilans, RZiS, informacja dodatkowa, rachunek przepływów pieniężnych (dla większych jednostek).
  • Zgromadzone dokumenty i dane dla audytora.

8. Analiza zarządcza

  • Ocena rentowności produktów i usług.
  • Analiza wykonania budżetu 2025.
  • Przegląd kosztów stałych i zmiennych.
  • Wnioski i rekomendacje na 2026 rok.