Choć obowiązek składania rocznych raportów do elektronicznego rejestru sądowego obowiązuje od marca ubiegłego roku, prawdziwe kłopoty pojawiły się po 30 września 2018 r. Weszły wtedy w życie przepisy dotyczące e-sprawozdań. Od 1 października ub.r. roczne raporty można sporządzać tylko cyfrowo i tylko w ten sposób podpisywać. Członkowie zarządu i główny księgowy mają do wyboru e-PUAP lub płatny podpis kwalifikowany.

Tak podpisywane sprawozdania po zatwierdzeniu składa się do eKRS. I tu pojawiają się problemy.

Kłopoty z systemem

Z jednej strony zdarza się, że raporty nie są w ogóle przyjmowane, choć powinny, z drugiej można je złożyć, choć system powinien je odrzucić.

Przykładem pierwszego przypadku jest to, że początkowo dokumenty podpisane za pomocą e-PUAP były blokowane. Ten błąd został już naprawiony. Nadal jednak zdarzają się kłopoty z wysłaniem sprawozdań sygnowanych podpisami kwalifikowanymi wydanymi w różnych krajach Unii Europejskiej. Co więcej, cały czas nie da się złożyć sprawozdania z numerem NIP, chociaż przepisy pozwalają na jego użycie (musi to być numer KRS).

>>> Czytaj też: Ile wart jest rynek startupowy w Polsce? Jest pierwszy raport na ten temat

Drugi problem wynika z tego, że system składania dokumentów jest dziurawy. Daje bowiem furtkę do przesłania sprawozdań niewłaściwie sygnowanych. Chodzi o zastosowanie komercyjnego podpisu, który nie jest kwalifikowany. Służy on przede wszystkim do podpisywania i szyfrowania poczty elektronicznej, a jego użycie nie wywołuje skutku własnoręcznego podpisu (tak jest w przypadku kwalifikowanego e-podpisu).

Możliwość złożenia sprawozdań z niewłaściwą sygnaturą przetestował radca prawny Łukasz Drożdżowski. Przyznaje, że eKRS nie odrzuca takich raportów.

Ekspert zwraca uwagę, że podpis kwalifikowany to koszt kilkuset złotych rocznie, a ten, który nie ma takiego statusu, można kupić zaledwie za 60 zł (na dwa lata).

– Do tego przeciętny użytkownik nie odróżnia komercyjnego podpisu od kwalifikowanego. Choć ten ostatni jest obecny na polskim rynku od prawie dwóch dekad, jego masowa popularyzacja nastąpiła dopiero na skutek wdrożenia przepisów dotyczących składania e-sprawozdań. Może się więc zdarzyć, że ktoś użyje do sprawozdania niekwalifikowanego podpisu albo z braku wiedzy, albo z chęci zaoszczędzenia – podkreśla Łukasz Drożdżowski.

Przykre konsekwencje

Efekty użycia niewłaściwego podpisu mogą być opłakane. Łukasz Drożdżowski wyjaśnia, że będzie to równoznaczne z niepodpisaniem rocznego raportu. Natomiast taki dokument jest po prostu nieważny z mocy prawa.

Zgadza się z nim Krzysztof Burnos, prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów (KRBR). Przypomina, że w związku z tym nieważne będą również wszystkie decyzje podjęte na podstawie takiego sprawozdania, np. ta o podziale zysku i wypłacie dywidendy. Ponadto za niesporządzenie rocznego raportu przewidziane są też dotkliwe kary: grzywy lub pozbawienia wolności do dwóch lat albo obie te sankcje łącznie.

Potrzebne zmiany

Według prezesa KRBR system eKRS został źle zaprojektowany. Powinien przed przyjęciem dokumentów weryfikować nie tylko to, czy podpisy są prawidłowe, lecz także to, czy złożyły je wszystkie osoby do tego zobowiązane. Dziś tego nie robi, choć wszystkie dane z rejestru są dostępne w formie elektronicznej.

Łukasz Drożdżowski dodaje, że Ministerstwo Sprawiedliwości powinno umieścić na stronie internetowej eKRS komunikat dotyczący podpisów, który uświadamiałby użytkownikom różnice między ich rodzajami oraz zapobiegał omyłkowemu sygnowaniu dokumentów finansowych podpisem komercyjnym.

Krzysztof Burnos uspokaja, że ryzyko braku właściwej parafki pod sprawozdaniem jest niewielkie, gdy dokument podlega badanu przez biegłego rewidenta. Audytor powinien bowiem sprawdzić podpis i ma do tego właściwe narzędzia. Aplikacja do podpisu, której sam musi użyć do sprawozdania z przeprowadzonego przez siebie badania, pozwala też zweryfikować inne podpisy.

>>> Czytaj też: Zasiłek macierzyński a działalność gospodarcza. To nie jest kraj dla przedsiębiorczych matek