Z kategorią, która nazywa się „koszty uzyskania przychodu” (KUP), jest pewien problem. Nie istnieje bowiem żaden katalog towarów i usług, które można w nią wpisać. Wszystko zależy więc od decyzji konkretnego przedsiębiorcy i… urzędnika, który może pozycje wpisane przez nas w KUP zakwestionować. Dodatkowo przepisy z roku na rok się zmieniają, co nie ułatwia sprawnego poruszania się w ich gąszczu. Czy i na jakich zasadach możemy wliczyć w KUP remont czy przejazdy samochodem?
Czy można wliczyć remont mieszkania w koszty uzyskania przychodu?
Można. Pod pewnymi warunkami. Pierwszy i niekwestionowalny – aby wliczyć w koszty uzyskania przychodu remont mieszkania, musimy właśnie w nim prowadzić naszą działalność gospodarczą. Oczywiście nie chodzi tutaj tylko o stan faktyczny, ale przede wszystkim prawny – nasza firma musi być zarejestrowana pod tym właśnie adresem.
Wiele ruchów, które chcemy podjąć wobec nieruchomości będącej jednocześnie naszym mieszkaniem i siedzibą firmy, zależy od tego, czy jest ono wymienione jako środek trwały firmy, czy nie. Na szczęście nie dotyczy to remontu – możemy wrzucić go w KUP niezależnie od tego. Ważne jest natomiast, żeby mieć pełną, niepodważalną i kompletną dokumentację dotyczącą remontu.
Pamiętajmy, że aby urzędnicy nie zostali zachęceni do szukania na nas żadnych haków, warto stosować pełną transparentność. Wydzielić i w dokumentacji zaznaczyć konkretny obszar mieszkania przeznaczony na pracę, a nawet zamontować oddzielne liczniki i zmodyfikować taryfę u operatora energii elektrycznej. Będzie to także pomocne przy wyliczaniu, jaka część eksploatacji mediów kwalifikuje się jako KUP.
Wracając do remontu – oprócz szczegółowej dokumentacji i wyraźnej deklaracji, że działalność prowadzimy w tym właśnie mieszkaniu (jeśli tego nie zaznaczymy, nie możemy wrzucać wydatków remontowych w KUP), musimy pamiętać o jeszcze jednej rzeczy. Jeśli mieszkanie jest należącym do firmy środkiem trwałym, remont nie może obejmować przebudowy, rozbudowy, rekonstrukcji, adaptacji czy modernizacji. Te traktowane są bowiem nie jako remont, ale ulepszenie. Co zatem możemy zrobić „na firmę”? Malować pomieszczenia, wymienić podłogę, wymienić instalacje, drzwi oraz okna.
Czy przejazdy prywatnym samochodem można wliczyć w koszty uzyskania przychodu?
Podobnie jak wyżej: można. Ale pod pewnymi warunkami. Jeśli chcemy, aby 100 proc. naszych związanych z pracą przejazdów i powiązanych z tym opłat eksploatacyjnych zostało uznane za koszt uzyskania przychodu, jesteśmy zobowiązani wykorzystywać auto tylko i wyłącznie do celów służbowych oraz umieć to udowodnić. Jak? Prowadząc ewidencję przejechanych kilometrów.
Jeśli nie chce nam się bawić w taką ewidencję, nadal możemy w koszty uzyskania przychodu wpisać 75 proc. kosztów eksploatacji pojazdu. Jest jednak jeden warunek – samochód musi należeć do środków trwałych firmy. I to właśnie, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, kiedy firma i tak jest tylko „nasza”, wydaje się najrozsądniejszym rozwiązaniem.
Co jednak, jeśli z jakichś powodów nie chcemy ujmować naszego samochodu jako środka trwałego firmy? Nadal istnieje możliwość „wrzucenia w koszty” opłat za jego eksploatację. Ustawodawca ocenił, że w takim wypadku przysługuje nam odliczenie 20 proc. poniesionych wydatków.
Ważne, żeby pamiętać, że koszt uzyskania przychodu jest… kosztem uzyskania przychodu. Faktycznym i udokumentowanym. Jeśli nie będziemy starali się obchodzić prawa i płacić niższych podatków, choć wcale się to nam nie należy, żaden urzędnik nie powinien mieć problemu z punktami, które wpisaliśmy w KUP.
