Kiedy pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny za urlop

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest konieczna w razie niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata ekwiwalentu jest obowiązkiem pracodawcy, a pracownik nie może z tego świadczenia zrezygnować.

Do powstania obowiązku wypłaty konieczne jest spełnienie dwóch warunków: niewykorzystany przez pracownika urlop oraz rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Należy podkreślić, że pracownik, którego zatrudnienie trwa nadal, ma obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze i pracodawca nie może wypłacić mu ekwiwalentu zamiast urlopu.

Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Jakie składniki należy uwzględniać w podstawie wymiaru ekwiwalentu

Podstawą do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Tymi innymi składnikami mogą być premie zadaniowe, premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym, wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej czy inne dodatki związane z pracą.

Natomiast przy ustaleniu ekwiwalentu pracodawca nie uwzględnia:

  • jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
  • wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
  • gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
  • wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
  • ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
  • dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
  • kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
  • nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
  • odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
  • wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.

Jak uwzględniać wysokość składników wynagrodzenia

Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu zakończenia umowy o pracę.

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, pracodawca powinien faktycznie wypłacone w tym okresie wynagrodzenie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, należy uwzględnić w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wówczas wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

Jak ustalić wysokość ekwiwalentu za urlop

Wysokość należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy należy obliczać w następujących etapach:

  1. Ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Pracodawca powinien podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy, który w 2026 roku wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego na cały etat. Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ustala się proporcjonalnie do obowiązującego go niepełnego etatu,
  2. Ustalenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu. W tym celu należy podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
  3. Ustalenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Pracodawca powinien pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za urlop

Pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent za urlop w ostatnim dniu zatrudnienia pracownika, czyli w ostatnim dniu obowiązywania umowy o pracę.

Ekwiwalent za urlop stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

  • ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277)
  • rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)