Obowiązkowa wypłata ekwiwalentu pieniężnego za urlop
Wypłata ekwiwalentu pieniężnego jest konieczna w razie niewykorzystania przez pracownika przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wypłata ekwiwalentu jest obowiązkiem pracodawcy, a pracownik nie może z tego świadczenia zrezygnować.
Do powstania obowiązku wypłaty konieczne jest spełnienie dwóch warunków: niewykorzystany przez pracownika urlop oraz rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Należy podkreślić, że pracownik, którego zatrudnienie trwa nadal, ma obowiązek wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze i pracodawca nie może wypłacić mu ekwiwalentu zamiast urlopu.
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Jakie składniki są uwzględniane w podstawie wymiaru ekwiwalentu urlopowego
Podstawą do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego jest wynagrodzenie pracownika oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Tymi innymi składnikami mogą być premie zadaniowe, premie regulaminowe o charakterze roszczeniowym, wynagrodzenie oraz dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej czy inne dodatki związane z pracą.
Natomiast przy ustaleniu ekwiwalentu pracodawca nie uwzględnia:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas nie zawinionego przez pracownika przestoju,
- gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
- wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
- wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę,
- nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
- wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy.
Jak uwzględniać wysokość składników wynagrodzenia
Składniki wynagrodzenia pracownika określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wysokości należnej w miesiącu zakończenia umowy o pracę.
Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, pracodawca powinien faktycznie wypłacone w tym okresie wynagrodzenie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, należy uwzględnić w średniej wysokości, ale z tego dłuższego okresu. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, wówczas wynagrodzenie faktycznie wypłacone w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało. Następnie otrzymany wynik trzeba pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Jak obliczać wysokość ekwiwalentu za urlop
Procedura ustalania wysokości należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wygląda następująco:
- Ustalenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu. Pracodawca powinien podzielić sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik ekwiwalentowy, który w 2026 roku wynosi 20,92 dla pracownika zatrudnionego na cały etat. Dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy współczynnik ustala się proporcjonalnie do obowiązującego go niepełnego etatu,
- Ustalenie kwoty ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu. W tym celu należy podzielić ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika,
- Ustalenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Pracodawca powinien pomnożyć ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Zmiana przepisów: Kiedy należy wypłacić ekwiwalent za urlop
Od 27 stycznia 2026 r. obowiązuje ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 2026 r. poz. 25). Nowelizacja Kodeksu pracy zmieniła regulacje dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Według nowych zasad ekwiwalent jest wypłacany w tym samym terminie, w którym wypłacane jest wynagrodzenie za pracę. Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypadałby przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent pieniężny zostanie wypłacony w ciągu 10 dni od tego dnia. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, świadczenie zostanie wypłacone w dniu poprzedzającym.
Ekwiwalent za urlop stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne, a także zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Podstawa prawna:
- ustawa z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (j.t. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.)
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. z 1997 r. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.)
