Dla małego przedsiębiorcy kasa fiskalna często nie jest tylko urządzeniem stojącym na ladzie. To wydatek na start, obowiązek serwisowania, przeglądy techniczne i ryzyko problemów, gdy sprzęt przestanie działać. Zapowiadana zmiana ma odwrócić tę logikę. Paragon nadal będzie wystawiany, ale przedsiębiorca nie zawsze będzie musiał mieć do tego osobną kasę fiskalną. W wielu przypadkach wystarczy aplikacja w telefonie.
Koniec kupowania fizycznej kasy fiskalnej. Paragon będzie można wystawić z telefonu
Kasa fiskalna od lat jest jednym z najbardziej rozpoznawalnych symboli prowadzenia działalności gospodarczej. Dla części firm to zwykłe narzędzie sprzedaży, ale dla wielu najmniejszych przedsiębiorców oznacza także dodatkowy koszt, obowiązek serwisowania, przeglądy techniczne i kolejne formalności.
Ministerstwo Finansów zapowiada zmianę, która ma ten system uprościć. Zamiast fizycznej kasy fiskalnej podatnik będzie mógł korzystać z prostej, darmowej aplikacji na dowolnym urządzeniu mobilnym. W praktyce oznacza to, że paragon będzie można wystawić z telefonu, tabletu albo innego urządzenia, bez konieczności kupowania osobnej kasy.
Nie oznacza to jednak, że tradycyjne kasy fiskalne znikną z dnia na dzień. Nadal mają pozostać dostępne zarówno kasy sprzętowe, jak i wirtualne kasy on-line. Przedsiębiorca będzie więc mógł wybrać rozwiązanie, które najbardziej odpowiada jego działalności. Zmiana dotknie także klientów. Zamiast papierowego wydruku będą mogli otrzymać paragon z kodem QR albo e-paragon. Resort przedstawia to jako uproszczenie dla firm i wygodę dla obywateli.
„To wygoda dla obywateli, a dla przedsiębiorców uproszczenie i oszczędność. Zamiast obowiązku posiadania fizycznej kasy fiskalnej, wystarczy prosta darmowa aplikacja na dowolne urządzenie mobilne” – podkreślił minister Andrzej Domański.
Darmowa aplikacja zamiast fizycznej kasy fiskalnej. Małe przedsiębiorstwa mogą zyskać najwięcej
Największe znaczenie taka zmiana może mieć dla małych firm, jednoosobowych działalności gospodarczych i przedsiębiorców, którzy wystawiają niewiele paragonów. W ich przypadku fizyczna kasa fiskalna bywa kosztem nieproporcjonalnym do skali działalności.
Darmowa aplikacja na telefonie może być szczególnie ważna dla mobilnych usługodawców, drobnych sprzedawców, osób wykonujących usługi u klienta i firm, które nie prowadzą dużej sprzedaży stacjonarnej. Zamiast dodatkowego urządzenia przedsiębiorca mógłby korzystać ze sprzętu, który i tak ma przy sobie.
Nowe e-paragony mają pomóc także przy rozliczaniu podatku VAT
Zmiana ma mieć jeszcze jeden skutek. Nowe e-paragony mają pomóc administracji w przygotowywaniu wstępnie wypełnionych deklaracji VAT. Ministerstwo Finansów wskazuje, że chodzi o około 2 mln podatników, którzy co miesiąc albo co kwartał rozliczają VAT. W praktyce przedsiębiorca miałby sprawdzić przygotowane dane i zatwierdzić wysyłkę, podobnie jak dziś wielu podatników robi to przy PIT.
„Skoro w tej chwili możemy PIT rozliczyć jednym kliknięciem, chcemy, aby tak samo było z VAT-em” – powiedział minister.
Przedsiębiorca szybciej poprawi błąd i zapłaci mniej odsetek
Pakiet Deregulacja 2.0 ma objąć również inne zmiany w podatkach. Jedna z nich dotyczy błędów w rozliczeniach. Jeżeli system sam wykryje i zasygnalizuje nieprawidłowość, a podatnik poprawi ją zanim zareaguje urząd, zapłaci tylko 50 proc. odsetek i uniknie konsekwencji karnych skarbowych. Ta sama niższa stawka odsetek ma dotyczyć podatników, którzy spóźnią się ze złożeniem pierwszej deklaracji, ale zrobią to sami i uregulują podatek bez wezwania urzędu.
To istotna zmiana dla osób prowadzących działalność gospodarczą. W praktyce wiele problemów podatkowych zaczyna się nie od celowego działania, lecz od pomyłki, spóźnienia albo niejasności w rozliczeniu. Resort chce, aby podatnik, który sam naprawia błąd, był traktowany łagodniej.
Ministerstwo Finansów zapewnia: interpretacje podatkowe mają być pewniejsze i aktualne
Ministerstwo Finansów zapowiada także zmiany w interpretacjach podatkowych. Rocznie wydawanych jest około 25 tys. interpretacji, a łącznie jest ich już ponad pół miliona. Dla przedsiębiorców oznacza to problem: trudno ocenić, które stanowiska nadal są aktualne i na czym można bezpiecznie oprzeć swoje rozliczenia.
Ważne
Nowe przepisy mają wprowadzić 5-letni okres ważności interpretacji. Administracja ma czuwać nad ich aktualnością, a jeżeli przepisy się nie zmienią, ważność interpretacji ma być przedłużana.
Najważniejsza dla podatników ma być jednak ochrona w razie zmiany stanowiska urzędu. Jeżeli administracja zmieni interpretację w czasie jej obowiązywania, podatnik nie ma zapłacić zaległego podatku. To rozwiązanie może mieć duże znaczenie zwłaszcza dla firm działających w branżach, w których przepisy są niejednoznaczne.
Milcząca zgoda i więcej czasu na odwołanie od decyzji podatkowej
Kolejnym elementem pakietu ma być rozszerzenie zasady milczącej zgody. Jeżeli podatnik wystąpi o odroczenie terminu albo umorzenie kosztów postępowania, a urząd nie odpowie w terminie, sprawa ma zostać rozstrzygnięta na korzyść podatnika. Podobna zasada ma dotyczyć przywrócenia terminu zgłoszenia nabycia spadku albo darowizny. Ministerstwo zapowiada, że poszerzona milcząca zgoda ma wejść w życie jeszcze w pierwszym kwartale 2027 r.
"W przypadku osób fizycznych wprowadzimy tę zasadę w obszarze odroczenia terminów podatkowych oraz przywrócenia terminów zgłoszenia nabycia spadku lub darowizny” - powiedział Andrzej Domański.
Przedsiębiorcy mają zyskać także więcej czasu na odwołanie od decyzji podatkowej. Termin ma zostać wydłużony z 14 do 30 dni. Resort wskazuje, że obecny czas często nie wystarcza nawet na zebranie dokumentów. Dłuższy termin może więc realnie poprawić pozycję podatnika w sporze z urzędem.
Podatek od nieruchomości tylko proporcjonalnie do udziału
W pakiecie znalazła się również zmiana dotycząca podatku od nieruchomości. Współwłaściciel nie ma już odpowiadać za całość podatku, lecz wyłącznie proporcjonalnie do swojego udziału. To ma zakończyć praktykę, w której pełna kwota podatku mogła być ściągana od jednego ze współwłaścicieli. Dla osób posiadających udziały w nieruchomościach może to być jedna z bardziej praktycznych zmian w całym pakiecie.
Ministerstwo zapowiada także większą jednolitość interpretacji w podatkach lokalnych. Dziś interpretacje dotyczące podatku od nieruchomości wydaje blisko 2500 gmin, a praktyka może różnić się w zależności od miejsca. Po zmianach jednolite interpretacje obowiązujące w całej Polsce ma wydawać jeden organ. Przedsiębiorca posiadający nieruchomości w kilku gminach miałby więc składać jeden wniosek, zamiast prowadzić kilka odrębnych spraw.
Dalsze zmiany dla przedsiębiorców: urząd nie wezwie po dokumenty, które może pobrać sam
Zmienić mają się także czynności sprawdzające. Podatnik ma dostawać jasną informację, kiedy takie czynności się rozpoczynają i kiedy muszą się zakończyć. Ma to ograniczyć sytuacje, w których sprawdzanie rozliczeń przeciąga się bez wyraźnych ram czasowych.
Urząd ma też wzywać podatnika tylko o te dokumenty, których nie da się pobrać automatycznie z systemów teleinformatycznych. To ważne, bo rocznie prowadzonych jest około 2,5 mln czynności sprawdzających.
Dla przedsiębiorcy oznaczałoby to mniej sytuacji, w których musi ponownie dostarczać dokumenty znajdujące się już w systemach administracji. W praktyce może to być jedna z tych zmian, które nie wyglądają efektownie w przepisach, ale mają znaczenie w codziennym kontakcie z urzędem.
Zmiany mają objąć również zasady wydawania zaświadczeń o niezaleganiu. Podatnik, który spłaca zaległości na raty albo w ramach układu z wierzycielami, ma otrzymać takie zaświadczenie mimo trwającej spłaty.
To ważne dla przedsiębiorców startujących w przetargach, ubiegających się o finansowanie albo współpracujących z kontrahentami, którzy wymagają potwierdzenia sytuacji podatkowej. Dziś sama okoliczność spłacania zaległości w uzgodnionym trybie może utrudniać uzyskanie dokumentu potrzebnego do dalszej działalności.
Nowe przepisy mają więc chronić firmy, które regulują zobowiązania zgodnie z ustalonym harmonogramem, ale nadal potrzebują normalnie funkcjonować na rynku.
Kasa fiskalna w telefonie. Dla przedsiębiorców to może być jedna z najważniejszych zmian
Zapowiadane rozwiązania, przedstawiane jako część Deregulacji 2.0, zostały dobrze przyjęte przez przedsiębiorców. Darmowa aplikacja do wystawiania paragonów, wstępnie wypełniony VAT, dłuższy termin na odwołanie, większa ochrona interpretacji podatkowych oraz szersze zastosowanie milczącej zgody mają ograniczyć codzienne formalności.
Najważniejsza zmiana jest prosta: przedsiębiorca nie zawsze będzie musiał kupować i utrzymywać osobne urządzenie tylko po to, aby wydać paragon. W wielu przypadkach wystarczy telefon oraz cyfrowy dokument dla klienta. To właśnie ta propozycja może okazać się najbardziej odczuwalna w praktyce i jest szczególnie podkreślana przez środowisko przedsiębiorców:
"Bardzo ciekawą, odważną i daleko idącą propozycją jest zapowiedź wprowadzenia darmowej aplikacji na telefon do wystawiania paragonów. Posiadanie kasy fiskalnej to niezbędny, ale zarazem wymagający i kosztowny obowiązek, dlatego możliwość prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą aplikacji będzie bardzo dużym ułatwieniem, w szczególności dla najmniejszych przedsiębiorców" - mówi Przemysław Pruszyński, doradca podatkowy i dyrektor departamentu podatkowego Konfederacji Lewiatan.
O powodzeniu zmian zdecydują jednak szczegóły. Przedsiębiorcy będą sprawdzać, czy aplikacja rzeczywiście okaże się prosta, stabilna i przydatna w różnych branżach. Ważne będzie również to, czy e-paragony nie przyniosą nowych obowiązków technicznych oraz czy administracja faktycznie ograniczy liczbę wezwań i ręcznie przygotowywanych dokumentów.
Pozytywnie można ocenić zapowiedź pozostawienia tradycyjnych kas fiskalnych. Dla części firm obecny model sprzedaży nadal będzie wygodniejszy. Dla innych, zwłaszcza najmniejszych działalności, aplikacja w telefonie może oznaczać realną oszczędność.
Źródła:
Ministerstwo Finansów, Konfederacja Lewiatan, PAP
Krzysztof Rybak – prawnik, redaktor Forsal.pl, absolwent Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zajmuję się tematyką podatków, nieruchomości oraz prawa cywilnego i gospodarczego. W swoich tekstach wyjaśniam zmiany w przepisach i ich praktyczne skutki. Przez lata byłem związany z branżą naukową i rolniczą. Zostałem wyróżniony przez Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi za osiągnięcia w obszarze rynku konopnego.
