rozwiń >

e-Doręczenia. Dla kogo staną się obowiązkowe?

Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla większości instytucji publicznych w całej Polsce, dla osób wykonujących zawody zaufania publicznego oraz dla firm rejestrujących się w KRS. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o doręczeniach elektronicznych, do 31 grudnia br. podmioty te obowiązuje okres przejściowy, czyli czas na dostosowanie się do zmian. Oznacza to m.in., że do końca roku prowadzenie korespondencji z podmiotami publicznymi za pośrednictwem ePUAP jest równoważne e-Doręczeniom.

„Od nowego roku podmioty publiczne będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń jako podstawowego sposobu doręczania pism. Oznacza to, że nie mogą już uzasadniać ewentualnych problemów z systemem brakiem gotowości organizacyjnej” - tłumaczy PAP radca prawny Aleksy Zięba, Senior Associate w Olesiński i Wspólnicy.

Jak podał ekspert, ePUAP pozostanie dostępny dla użytkowników, ale w bardzo ograniczonym zakresie - tylko tam, gdzie przepisy to wyraźnie przewidują, np. w sytuacji, gdy podmiot niezadowolony z decyzji administracyjnej będzie chciał złożyć na nią skargę w postępowaniu administracyjnym.

e-Doręczenia jako główny kanał komunikacji

Jak wskazał radca prawny, od 1 stycznia 2025 r. zdecydowana większość podmiotów publicznych musi posiadać aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE), a od 1 stycznia 2026 r. korzystać z niego jako z głównego kanału komunikacji. - Brak ADE w jednostkach publicznych będzie skutkował ryzykiem nieważności doręczeń; a próby korzystania z ePUAP czy listów poleconych, zamiast z e-Doręczeń, bez wyraźnej podstawy prawnej, mogą być uznane za nieskuteczne. To wymaga nie tylko wdrożenia technologii w jednostkach publicznych, ale także dostosowania procedur, w tym integracji z systemami EZD (służącymi do obiegu dokumentów wewnętrznych w instytucjach - PAP) - podkreślił Aleksy Zięba.

Operatorem e-Doręczeń jest Poczta Polska

Operatorem wyznaczonym ustawowo do obsługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Realizuje ona to zadanie poprzez usługę PURDE, czyli doręczenia całkowicie elektroniczne oraz PUH, czyli doręczenia hybrydowe, które polegają na papierowej wysyłce e-Doręczeń. „Choć od 2026 r. e-Doręczenia stają się podstawowym kanałem komunikacji, to usługa hybrydowa nie zniknie” - zaznaczył radca prawny. Jak dodał, znaczenie PUH się zmieni - usługa będzie stosowana przede wszystkim w sytuacjach, gdy odbiorca nie posiada aktywnego ADE.

„W praktyce oznacza to, że Poczta Polska nadal będzie konwertować dokumenty elektroniczne na papier i doręczać je tradycyjnie, ale tylko w tych przypadkach, w których prawo dopuszcza taką formę. Hybryda pozostaje więc »pomostem« między cyfrową administracją a np. obywatelami, którzy nie zdecydowali się na e-Doręczenia” - zauważył Aleksy Zięba.

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń wciąż dobrowolne

Dla osób fizycznych korzystanie z e-Doręczeń pozostaje dobrowolne. Jednak warto pamiętać, że założenie ADE oznacza przejście na komunikację elektroniczną z urzędami, bez papierowych listów i bez ePUAP jako głównego kanału - podkreślił ekspert. Dodał, że brak adresu do e-Doręczeń nie rodzi sankcji, ale może wydłużyć czas załatwiania spraw i utrudnić dostęp do dokumentów. Zdaniem radcy „w praktyce presja na cyfryzację będzie rosła, bo urzędy będą preferować kontakt przez e-Doręczenia”.

e-Doręczenia obowiązkowe dla firm

Od 1 kwietnia do systemu dołączyły firmy zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. Od 1 lipca e-Doręczenia stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., dokonujących jakiejkolwiek zmiany w swoim wpisie. Przedsiębiorcy, którzy rejestrują się w CEIDG po 1 stycznia 2025 r. są zobowiązani do wskazania danych do utworzenia ADE. Natomiast od 1 października 2026 r. e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich firm zarejestrowanych w CEIDG do 31 grudnia 2024 r.

„Brak aktywnego adresu do e-Doręczeń może dla tych firm prowadzić do poważnych konsekwencji – od utraty terminów procesowych po ryzyko uznania doręczeń za nieskuteczne” - podkreślił ekspert. Dodał, że firmy powinny nie tylko aktywować ADE, ale także wdrożyć procedury odbioru i archiwizacji korespondencji elektronicznej, aby uniknąć chaosu dowodowego w postępowaniach administracyjnych czy sądowych.

Koniec okresu przejściowego dla e-Doręczeń

„Koniec okresu przejściowego to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim prawna. e-Doręczenia stają się fundamentem komunikacji urzędowej, a ePUAP odchodzi na dalszy plan. Urzędy, firmy i operatorzy muszą być gotowi na pełną cyfryzację” - podsumował Aleksy Zięba.

Czym są e-Doręczenia?

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru, który ma ułatwić sposób wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. Jednostki samorządu terytorialnego, sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna mają czas na wdrożenie e-Doręczeń do października 2029 roku. Będzie to ostatni etap wdrożenia systemu.

E-Doręczenia zostały wprowadzone w 2020 roku ustawą o doręczeniach elektronicznych. Ostatnia nowelizacja ustawy, wprowadzająca m.in. okres przejściowy, miała miejsce w grudniu 2024. W sierpniu br. resort cyfryzacji opublikował projekt kolejnej nowelizacji, która ma m.in. precyzować niektóre definicje oraz wprowadzić przepisy dotyczące korespondencji niejawnej.

Monika Blandyna Lewkowicz