Pracodawca żądał od ciebie tych dokumentów? Bez nich nie można korzystać z nowych uprawnień pracowniczych. Jesteś przygotowany?

Nowe uprawnienie pracowników związane z rodzicielstwem weszły w życie

Już od 19 marca 2025 roku konkretne grupy pracowników mogą korzystać z nowego uprawnienia związanego z rodzicielstwem. Chodzi o szczególny rodzaj urlopu – uzupełniający urlop macierzyński, który przysługuje rodzicom wcześniaków. Aby istniała możliwość skorzystania z niego, niezbędne było wprowadzenie zmian w przepisach dotyczących zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Przypomnijmy, że za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego przysługuje zasiłek macierzyński. Wynosi on 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

Dokumenty dotyczące uzupełniającego urlopu macierzyńskiego

Dokumentami niezbędnymi do ustalenia prawa i wysokości zasiłku macierzyńskiego za okres wprowadzanego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego są:

• wniosek w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej złożony płatnikowi zasiłku przez ubezpieczoną matkę dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka (w przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami),
• oświadczenie ubezpieczonej matki dziecka albo ubezpieczonego ojca dziecka o braku zamiaru korzystania z zasiłku przez drugiego rodzica dziecka,
• zaświadczenie pracodawcy o okresie udzielonego uzupełniającego urlopu macierzyńskiego (w przypadku pracownika, któremu zasiłek macierzyński jest wypłacany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych),
• zaświadczenie wydane przez szpital.

Wniosek o zasiłek za okres uzupełniającego urlopu macierzyńskiego składają do płatnika zasiłku ubezpieczeni niebędący pracownikami przed terminem rozpoczęcia korzystania z tego zasiłku. Dodatkowo wniosek zawiera informacje o terminie zakończenia urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.
Zaświadczenie wydane przez szpital zawiera informacje o okresie pobytu dziecka w tej placówce oraz informacje o tygodniu ciąży, w którym urodziło się dziecko, a także masie urodzeniowej dziecka, w przypadku urodzenia dziecka przed ukończeniem 28. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową nie większą niż 1000 g albo w przypadku urodzenia dziecka po ukończeniu 28 tygodnia ciąży, a przed ukończeniem 37. tygodnia ciąży lub z masą urodzeniową większą niż 1000 g. W razie urodzenia dziecka po ukończonym 37. tygodniu ciąży, określenie masy dziecka w zaświadczeniu nie jest konieczne.
W przypadku gdy zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego poprzedzający okres objęty wnioskiem będzie pobierany przez drugiego z rodziców dziecka, oprócz wskazanych już dokumentów do ustalenia prawa i wysokości zasiłku niezbędne jest dodatkowo:

zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka oraz

odpis skrócony aktu urodzenia albo

oświadczenie ubezpieczonego, kiedy dziecko zostało przyjęte na wychowanie oraz kopia wniosku o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka, zawierającego datę urodzenia dziecka, z poświadczeniem sądu opiekuńczego o dacie wystąpienia do sądu, lub zaświadczenie sądu opiekuńczego o wystąpieniu do sądu o przysposobienie dziecka zawierające datę urodzenia dziecka, albo jego kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo Zakład Ubezpieczeń Społecznych, albo

prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej, albo umowa cywilnoprawna zawarta między rodziną zastępczą starostą albo kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz dokument potwierdzający wiek dziecka.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawcę

Przypomnijmy, że wprowadzenie uzupełniającego urlopu macierzyńskiego wiązało się z koniecznością znowelizowania przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej. W związku z tym resort wprowadził zmiany w rozporządzeniu Ministra Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. W części B akt osobowych pracownika należy przechowywać dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownicę (pracownika ojca) uzupełniającego urlopu macierzyńskiego. W związku z tym § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zawierający katalog oświadczeń i dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika przechowywanych w części B akt osobowych został poszerzony o pozycję m dotyczącą ubiegania się i korzystania przez pracownika z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.