Po zakończonej rekrutacji pracodawca ma prawo przechowywać dokumenty osób, które nie zostały zatrudnione, w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami, jakie mogą wynikać z prowadzonego uprzednio naboru (np. zarzutami dyskryminacji). Dopuszczalne jest też gromadzenie CV np. na potrzeby przyszłych rekrutacji (jeśli kandydaci wyrazili na to zgodę). Tak wynika z objaśnień prawnych wydanych przez ministra cyfryzacji na podstawie art. 33 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz.U. poz. 646 ze zm.). To nowa, umocowana w prawie forma wytycznych.

Ochrona dla przedsiębiorców

– Pracodawcy, którzy zastosują się do objaśnień, zyskają dzięki temu gwarancję prawidłowego działania i bezpieczeństwo co do odpowiedzialności za przestrzeganie prawa – mówi Marek Zagórski, minister cyfryzacji.

Podkreśla, że te firmy nie poniosą żadnych konsekwencji, nawet jeśli organy kontrolne (czyli np. Urząd Ochrony Danych Osobowych – UODO) przyjmą inną ocenę okoliczności danej sprawy i dopatrzą się – ich zdaniem – naruszenia przepisów.

– Dokonana w objaśnieniach wykładnia może być podważona jedynie przez sąd. Dopóki nie pojawi się wyrok, który oznaczałby konieczność zmiany treści objaśnień, dopóty są one wiążące i gwarantują, że ci przedsiębiorcy, którzy je stosują, nie naruszają prawa – dodał Adam Abramowicz, rzecznik małych i średnich przedsiębiorców.

Na linii ognia

To akcentowanie mocy prawnej objaśnień ma doniosłe znaczenie. W październiku ubiegłego roku interpretację przepisów dotyczących prowadzenia rekrutacji przedstawił UODO. Wynikało z niej, że ewentualne roszczenia z tytułu dyskryminacji nie uzasadniają przechowywania CV po zakończeniu rekrutacji.

Urząd przyjął wcześniej odmienną interpretację od tej przedstawionej wczoraj przez resort cyfryzacji. I ostro zareagował na decyzję o wydaniu objaśnień przez resort. Doktor Edyta Bielak-Jomaa, prezes UODO, wystosowała oficjalne oświadczenie w tej sprawie. Podkreśliła w nim, że „w świetle prawa UE prezes UODO nie jest związany jakimikolwiek formalnymi objaśnieniami prawnymi dotyczącymi stosowania RODO”. Dlatego zaapelowała „o niepodejmowanie działań, które mogą narazić polskich przedsiębiorców na negatywne konsekwencje i w dłuższej perspektywie utrudnić im działalność, a w konsekwencji rodzić pytanie o możliwą odpowiedzialność Skarbu Państwa za takie szkody”.

– Wydanie objaśnień nie jest wymierzone przeciwko żadnemu urzędowi. Przygotowaliśmy je z myślą o przedsiębiorcach, bo otrzymaliśmy wiele zgłoszeń i sygnałów o konieczności wyjaśnienia przepisów w zakresie rekrutacji – tłumaczy minister Zagórski.

Ta burza na szczytach władzy nie służy adresatom prawa.

– UODO i resort cyfryzacji powinny przyjąć wspólną interpretację. Inaczej przedsiębiorcy będą mieć dylemat – mają słuchać organu, który tworzy prawo, czy tego, który kontroluje jego przestrzeganie – mówi dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Jej zdaniem absurdalna jest sama dyskusja, czy organ, który jest odpowiedzialny za tworzenie regulacji, ma prawo wypowiadać się na temat ich stosowania.

– Przecież to on formułuje nowe przepisy – podkreśla ekspertka.

Ważna treść

Same objaśnienia resortu nie tylko przesądzają o dopuszczalności przechowywania CV, ale wskazują też warunki, które muszą być spełnione, aby było to możliwe. W przypadku zachowania dokumentów z uwagi na ewentualne roszczenia odrzuconych kandydatów okres przechowywania powinien być jak najkrótszy.

Pracodawca powinien dokonać oceny ryzyka związanego z zarzutem dyskryminacji i ustalić czas przetwarzania danych, który odpowiada rzeczywistym zagrożeniom, uwzględniając doświadczenia z pojawiających się dotychczas roszczeń. Jeśli w danej firmie do tej pory nie zdarzyło się, aby zarzuty nierównego traktowania pojawiły się np. kilka miesięcy po zakończeniu rekrutacji, to wewnętrzne procedury powinny przewidywać jedynie kilkumiesięczny okres retencji danych. Jeżeli jednak firma uzna, że ryzyko roszczeń jest wysokie, może przetwarzać dane osobowe kandydatów przez pełny trzyletni okres przedawnienia (np. w przypadku dwóch wyraźnie równorzędnych kandydatur na dane stanowisko).

– Dopuszczenie możliwości przechowywania CV po zakończeniu rekrutacji jest nie tylko racjonalne, ale przede wszystkim zgodne z prawem pracy, które zobowiązuje firmy do przeciwdziałania dyskryminacji – podkreśla mec. Dörre-Kolasa.

Sceptycznie ocenia jednak konieczność dokonywania oceny ryzyka przez pracodawców.

– Oznacza to, że okresy przechowywania poszczególnych dokumentów po zakończeniu rekrutacji mogą być różne. Samo opieranie tej oceny ryzyka na dotychczasowych doświadczeniach z zarzutami dyskryminacji też nie jest racjonalne, bo każdy kandydat do pracy może inaczej zareagować na odrzucenie jego zgłoszenia. Nie wspomnę już o tym, że nowo zakładane firmy w ogóle nie mają doświadczeń w tym zakresie – dodaje mec. Dörre-Kolasa.

Dopuszczalne jest też poinformowanie kandydata, że niepodniesienie zarzutów dotyczących rekrutacji w określonym czasie po odmowie zatrudnienia zostanie uznane za domniemanie braku roszczeń, a dane osobowe zostaną usunięte. Zainteresowany angażem może je jednak podważać, jeśli wykaże, że nie przedstawił zarzutów, bo nie miał wcześniej pełnej wiedzy dotyczącej okoliczności faktycznych.

Życiowe sprawy

Z objaśnień resortu cyfryzacji wynika też, że – przy zachowaniu odpowiednich warunków – możliwe jest też przechowywanie CV na potrzeby kolejnych rekrutacji. Konieczna jest do tego zgoda kandydata do pracy. Wymóg ten jest spełniony przez samo przekazanie dokumentów rekrutacyjnych do zakładu pracy wraz z informacją, że przyzwala się na ich wykorzystanie w rekrutacjach prowadzonych w przyszłości. W takim przypadku dokumenty mogą być przechowywane przez pracodawcę do czasu odwołania zgody przez osobę, która je przesłała.

Konieczne jest też spełnienie obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 ogólnego rozporządzenia w sprawie danych osobowych (RODO). Jeśli zgoda na wykorzystanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji wyrażona jest jedynie ustnie, może powstać problem dowodowy. Pracodawca może nie mieć możliwości wykazania, że faktycznie kandydat taką zgodę wyraził.

Firma może też kontaktować się z pozostałymi kandydatami do zatrudnienia, jeśli już po zakończeniu rekrutacji wybrana osoba zrezygnuje z podjęcia angażu.

RODO nie może paraliżować relacji społecznych. Przygotowane objaśnienia ułatwiają jego racjonalne stosowanie – podsumowuje dr Maciej Kawecki, dyrektor departamentu zarządzania danymi Ministerstwa Cyfryzacji. ©℗

>>> Polecamy: Pracownik wciąż cenny, choć coraz mniej poszukiwany